Πώς να πάρετε τον έλεγχο του email χρησιμοποιώντας προτεραιότητα και Μην ενοχλείτε

Πως να

ΜεSteve Krause

Τελευταία ενημέρωση στις3 Σεπτεμβρίου 2021

Αν και λίγοι θα υποστηρίξουν ότι ένα email είναι ένα ανεκτίμητο εργαλείο για τους περισσότερους οργανισμούς, όλο και περισσότερες μελέτες το δείχνουν αυτό πάρα πολύ email μπορεί να προκαλέσει σοβαρά προβλήματα παραγωγικότητας στους υπαλλήλους της. Για παράδειγμα, θυμηθείτε αυτό το έγγραφο που σας ανέθεσαν να γράψετε, αλλά χρειάστηκε τρεις φορές περισσότερο από ό, τι περιμένατε, επειδή κάθε φορά που εστιάζατε σε αυτό, ένα νέο email ερχόταν στα εισερχόμενά σας. Αντί να το αγνοήσετε, νιώσατε υποχρεωμένος να απαντήσετε. Και έχουν περάσει δέκα λεπτά.

Για μένα, αυτό συμβαίνει κάθε πέντε λεπτά στο γραφείο μου (γι' αυτό το άρθρο χρειάστηκε τρεις ώρες για να γραφτεί) και δεν θα εκπλαγώ αν το 99% από εσάς εκεί έξω είχε μια παρόμοια ιστορία. Γι' αυτό ενθουσιάστηκα όταν η Microsoft κυκλοφόρησε μια νέα προσθήκη του Outlook 2007 με την ονομασία: Προτεραιότητα email.

Το Microsoft Outlook Email Prioritizer είναι ένα Δωρεάν λογισμικό λήψη από το νέο της Microsoft OfficeLabs.

Με τα λόγια τους:

Κουραστήκατε από υπερφόρτωση email; Το Email Prioritizer έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθά να διαχειριστείτε την υπερφόρτωση email με τη λειτουργία "μην ενοχλείτε" και την κατάταξη email. Λειτουργεί με το Outlook 2007 που εκτελείται σε διακομιστή Exchange.

Χαρακτηριστικά:

• Κουμπί Μην ενοχλείτε – Σταματήστε να λαμβάνετε email για μια καθορισμένη περίοδο
• Προτεραιότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει μια προτεραιότητα που έχει εκχωρηθεί με βάση κανόνες εκτός συσκευασίας για να σας βοηθήσει να βρείτε σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η εγκατάσταση ήταν γρήγορη και εύκολη:

Την πρώτη φορά που εκκινείτε το Outlook μετά την εγκατάσταση του νέου πρόσθετου, να είστε έτοιμοι να περιμένετε μερικά λεπτά, ενώ θα σαρώσει μέσω του email σας και θα εκχωρήσει τις διάφορες προτεραιότητες.

Μόλις ανοίξει το Outlook μετά την εγκατάσταση, θα παρατηρήσετε μια νέα γραμμή εργαλείων στην κορυφή του προγράμματος-πελάτη Microsoft Outlook 2007. Οι ρυθμίσεις είναι αρκετά απλές. Μπορείτε να διαμορφώσετε τη ρύθμιση "Μην ενοχλείτε" σε διαστήματα 30 λεπτών έως και τέσσερις ώρες ή έως ότου ολοκληρωθεί η συνάντηση στην οποία βρίσκεστε αυτήν τη στιγμή (όπως έχει προγραμματιστεί στο Ημερολόγιο του Outlook.)

Επιπλέον, μπορείτε επίσης να διαμορφώσετε τον τρόπο με τον οποίο τα Εισερχόμενά σας θα εμφανίζουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τις Προτεραιότητες που έχουν εκχωρηθεί στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη γραμμή εργαλείων.

Μπορείτε είτε να αποδεχτείτε τους προεπιλεγμένους "Κανόνες προτεραιότητας" είτε να τους προσαρμόσετε στις προτιμήσεις σας κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογές στη γραμμή εργαλείων New Email Prioritizer.

Μόλις εδώ, είναι αρκετά απλό. Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις και κάντε κλικ στο OK για αποθήκευση.

Χρησιμοποιώ το Plug-In στη δουλειά εδώ και λίγες μέρες. Μέχρι εδώ καλά. Χρησιμοποιώ μια διαφορετική μέθοδο για την ιεράρχηση των εισερχομένων μου, αλλά η λειτουργία "Μην ενοχλείτε" έχει ήδη πολύ θετικό αντίκτυπο στις συνήθειες ανάγνωσης email/DeskTime.

25/8/08 Ενημέρωση

Σήμερα το πρωί μου ζητήθηκε από ένα εργαλείο αυτόματης ενημέρωσης να αναβαθμίσω το Microsoft Email Prioritizer από V1.0.818.0 έως 1.0.820.0. Οι σημειώσεις αναφέρουν ότι η ενημέρωση είναι για χρήστες που δεν έχουν συνδέσεις στο Exchange Διακομιστές:

Πως να

Πώς να βρείτε το κλειδί προϊόντος των Windows 11

Εάν πρέπει να μεταφέρετε τον αριθμό-κλειδί προϊόντος των Windows 11 ή απλά το χρειάζεστε για να κάνετε μια καθαρή εγκατάσταση του λειτουργικού συστήματος,...

Πως να

Πώς να εκκαθαρίσετε την προσωρινή μνήμη, τα cookies και το ιστορικό περιήγησης του Google Chrome

Το Chrome κάνει εξαιρετική δουλειά στην αποθήκευση του ιστορικού περιήγησής σας, της προσωρινής μνήμης και των cookie για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης του προγράμματος περιήγησής σας στο διαδίκτυο. Δικό της πώς να...

Συμφωνίες

Αντιστοίχιση τιμών εντός καταστήματος: Πώς να λαμβάνετε τιμές μέσω Διαδικτύου κατά τις αγορές σας στο κατάστημα

Η αγορά στο κατάστημα δεν σημαίνει ότι πρέπει να πληρώσετε υψηλότερες τιμές. Χάρη στις εγγυήσεις αντιστοίχισης τιμών, μπορείτε να λαμβάνετε εκπτώσεις στο διαδίκτυο ενώ κάνετε αγορές σε...