10 συμβουλές για τη δημιουργία μιας πολιτικής κοινωνικών μέσων για την επιχείρησή σας: εξεταστής κοινωνικών μέσων

Πολιτική. Μπορεί να είναι μια βρώμικη λέξη, ειδικά σε κοινότητες κοινωνικών μέσων.

Γιατί; Οι κακώς γραπτές πολιτικές κοινωνικών μέσων περιορίζουν, αποθαρρύνουν και εξουδετερώνουν την αφοσίωση στα κοινωνικά μέσα - το ακριβές απεναντι απο τι θέλουν οι επιχειρήσεις.

Ωστόσο, Οι εξαιρετικές πολιτικές κοινωνικών μέσων υποστηρίζουν, προστατεύουν και ενδυναμώνουν υψηλής ποιότητας δέσμευση. Πρόκειται για ενδυνάμωση και εμπιστοσύνη.

Όπως γράφει ο Beth Kanter, «Η εμπιστοσύνη είναι φθηνότερη από τον έλεγχο.”

Αυτό το άρθρο θα εξηγήσει πώς οι πολιτικές κοινωνικών μέσων διαφέρουν από άλλες πολιτικές και θα σας δώσουν 10 συμβουλές για τη δημιουργία μιας αποτελεσματικής πολιτικής κοινωνικών μέσων.

Γιατί οι πολιτικές κοινωνικών μέσων;

Οι πολιτικές κοινωνικών μέσων είναι διαφορετικές. Στις περισσότερες πολιτικές και διαδικασίες, τεκμηριώνουμε τι πρέπει να κάνει το προσωπικό σε ορισμένες περιπτώσεις: "Εάν συμβεί αυτό, κάντε το." Για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, δεν υπάρχει τρόπος να γνωρίζουμε ακριβώς ποιες καταστάσεις μπορεί να προκύψουν

- ή σε πολλές περιπτώσεις - πώς το προσωπικό πρέπει να τα χειρίζεται καλύτερα. Κάθε δίκτυο κοινωνικών μέσων και κάθε σχέση είναι μοναδική και το περιβάλλον των κοινωνικών μέσων αλλάζει καθημερινά.

Οι κίνδυνοι είναι αβέβαιοι. Τα δικαστήρια βρίσκονται στη διαδικασία ερμηνείας νόμων σχετικά με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Μέχρι να ωριμάσει αυτή η διαδικασία ερμηνείας - και αυτό θα διαρκέσει χρόνια – οι οργανισμοί λειτουργούν χωρίς οριστική καθοδήγηση. Τα ζητήματα που ενδέχεται να προκύψουν περιλαμβάνουν: εμπιστευτικότητα υπαλλήλων ή / και πελατών, ζητήματα εργασιακών σχέσεων, τζακ μάρκας, εσφαλμένη επικοινωνία, ανεπιθύμητη αλληλογραφία κ.λπ.

Δεδομένου ενός αβέβαιου περιβάλλοντος και ασαφών κινδύνων, πώς προχωρούμε;

Υπάρχουν εκατοντάδες δείγματα πολιτικών κοινωνικών μέσων στο Διαδίκτυο. Αν ψάχνετε για ένα σημείο εκκίνησης, σίγουρα θα βρείτε ιδέες εδώ και εδώ.

Ωστόσο, για τη δημιουργία πολιτικών που λειτουργούν - πραγματικά δουλεύει - εμείς πρέπει πρώτα βάλτε τα θεμέλια.

Εδώ είναι 10 στρατηγικές που μπορείτε να εφαρμόσετε σήμερα.

# 1: Συγκεντρώστε την ομάδα σας

Μια πολιτική κοινωνικών μέσων δεν μπορεί να γραφτεί μόνο από ένα άτομο. Πρέπει να είναι μοναδικό για τον οργανισμό σας και ιδανικά θα πρέπει να περιλαμβάνει συμβολές από πολλά διαφορετικά άτομα με μια ποικιλία σετ δεξιοτήτων.

Η ομαδική προσέγγιση διασφαλίζει τη σωστή διαχείριση των βασικών τομέων κινδύνου και ότι τυχόν μελλοντικές προκλήσεις που ενδέχεται να προκύψουν αντιμετωπίζονται κατάλληλα.

Εκτός από το προσωπικό που ασχολείται άμεσα με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τα πιθανά μέλη της ομάδας μπορεί να περιλαμβάνουν: Διευθύνων Σύμβουλος, διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού, IT διευθυντής, διευθυντής μάρκετινγκ / ανάπτυξης, διευθυντής προγράμματος / τμήματος, δικηγόρος κοινωνικών μέσων και καταλαβαίνω ψηφιακή μητρική.

Μην ανησυχείτε, δεν πρέπει κάθε μέλος αυτής της ομάδας να γνωρίζει τις οικείες λεπτομέρειες των δραστηριοτήτων σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Σκεφτείτε το με αυτόν τον τρόπο: εάν πρέπει να προκύψει κρίση, ποιες πληροφορίες χρειάζεται η ομάδα σας (σχετικά με το κοινωνικό μέσα μαζικής ενημέρωσης και νομικά τοπία, καθώς και ο οργανισμός και οι αξίες σας) προκειμένου να ανταποκριθείτε κατάλληλα στα κοινωνικά δίκτυα μεσο ΜΑΖΙΚΗΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ?

# 2: Εστίαση στη δημιουργία πολιτισμού

Τα κοινωνικά μέσα είναι οργανικά. Αλλάζει κάθε μέρα. Οι γραφειοκρατικές πολιτικές δεν είναι πιθανό να είναι επιτυχημένες. Αντ 'αυτού, θέλουμε μια κουλτούρα καινοτομίας, ανταλλαγής ιδεών, επίλυσης προβλημάτων και δημιουργικότητας. Υπάρχει άμεση σχέση μεταξύ της εσωτερικής οργανωτικής κουλτούρας και των πολιτικών. Στην πραγματικότητα, οι πολιτικές που γράφουμε διαμορφώνουν τον πολιτισμό μας.

Καθώς γράφετε τις πολιτικές σας, περιλαμβάνουν διαδικασίες που ενισχύουν μια κουλτούρα αξιολόγησης και μάθησης. Ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Που είναι στην ομάδα κοινωνικών μέσων;
• Πόσο συχνά συναντιούνται;
• Πως είναι προβλήματα / προκλήσεις που αντιμετωπίζονται και από ποιον;
• Πως εσύ μάθηση ομάδας εγγράφων?
• Πώς θα αξιολογήστε τις επιτυχίες μας και να μάθουμε από τις αποτυχίες μας;

Στις πολιτικές σας, μπορείτε αναγνωρίστε τις πολιτιστικές αξίες των κοινωνικών μέσων για διαφάνεια, συνέπεια, σύνδεση, δημιουργικότητα και ταχύτητα. Έχοντας υπόψη αυτές τις αξίες, χτίστε διαδικασίες που δίνουν έμφαση στην εκπαίδευση, την υποστήριξη και την αξιολόγηση.

Εάν η ιδέα της κουλτούρας των κοινωνικών μέσων είναι νέα για εσάς, ρίξτε μια ματιά στο 26 Υποσχόμενες στατιστικές κοινωνικών μέσων για μικρές επιχειρήσεις. Προσφέρει μια υπέροχη επισκόπηση του τοπίου των κοινωνικών μέσων και γιατί επηρεάζει τις επιχειρήσεις.

# 3: Εξετάστε τις νομικές επιπτώσεις, συμπεριλαμβανομένου του Εθνικού Συμβουλίου Αναθεώρησης Εργασιακών Σχέσεων (NLRB)

Πολλές από τις δικαστικές υποθέσεις που βγαίνουν σχετικά με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι ζητήματα εργασιακών σχέσεων. Ο εθνικός νόμος για τις εργασιακές σχέσεις (NLRA) θεσπίστηκε πρωτίστως για την προστασία των δικαιωμάτων των εργαζομένων να οργανώνονται.

Παραδοσιακά, η οργάνωση των εργαζομένων πραγματοποιήθηκε αυτοπροσώπως ή μέσω τηλεφώνου. Με την έλευση των κοινωνικών μέσων, πραγματοποιείται επίσης διαδικτυακά. Δεν έχει σημασία εάν οι εργαζόμενοι είναι συνδικαλιστικοί ή όχι. έχουν το δικαίωμα να συζητήσουν τους όρους εργασίας με τους συναδέλφους τους.

Αυτό σημαίνει ότι ακόμη και μια απλή συνομιλία στο Facebook σχετικά με τις συνθήκες εργασίας ενδέχεται να προστατεύεται βάσει του NLRA. Κάθε κατάσταση είναι διαφορετική, αλλά η ουσία είναι η εξής: να είστε πολύ προσεκτικοί για να πείτε στους υπαλλήλους τι μπορούν και τι δεν μπορούν να κάνουν στους δικούς τους προσωπικούς ιστότοπους κοινωνικών μέσων. Αυτή η γλώσσα μπορεί γρήγορα να πυροδοτήσει.

Τον Αύγουστο του 2011, το Το NLRB εξέδωσε σημείωμα σχετικά με 14 από αυτές τις περιπτώσεις. Αυτό το σημείωμα παρείχε εξηγήσεις για τις υποθέσεις καθώς και το σκεπτικό πίσω από τις αποφάσεις που ελήφθησαν. Συνιστώ ανεπιφύλακτα στους εργοδότες διαβάστε αυτό το σημείωμα και μοιραστείτε το με όλους στην ομάδα κοινωνικών μέσων.

# 4: Ξεχωριστές συνολικές πολιτικές από τις Οδηγίες για συγκεκριμένους ιστότοπους

Το τοπίο των κοινωνικών μέσων αλλάζει κάθε μέρα. Εάν οι πολιτικές σας εστιάζονται στενά σε έναν συγκεκριμένο ιστότοπο κοινωνικών μέσων, θα είναι ξεπερασμένες αρκετά γρήγορα. Σε γενικές γραμμές, η πολιτική πρέπει επικεντρωθείτε στη μεγάλη εικόνα: ποιος κάνει τι (ρόλοι και ευθύνες), μια γενική επισκόπηση του πώς μπορούν / δεν μπορούν να το κάνουν (νομική συμμόρφωση και επωνυμία, για παράδειγμα) και γιατί το κάνουμε καθόλου (σκοπός και τιμές).

Μπορούν να δημιουργηθούν ξεχωριστές γραπτές οδηγίες για την καταγραφή των χαριτωμένων ιδιοτήτων ενός συγκεκριμένου ιστότοπου κοινωνικών μέσων. Αυτές οι οδηγίες βοηθούν σημαντικά στην περίπτωση του προσωπικού. Η διαδικασία του Η σύνταξη οδηγιών βοηθά επίσης το προσωπικό να κατανοήσει καλύτερα και να εξηγήσει τι κάνουν και πώς.

# 5: Μην ανακαλύπτετε ξανά τον τροχό

Είναι πιθανό να έχετε ήδη εφαρμόσει πολλές εσωτερικές πολιτικές που ισχύουν για δραστηριότητες κοινωνικών μέσων. Αυτό περιλαμβάνει πολιτικές σχετικά με το απόρρητο, τη συγκατάθεση φωτογραφιών, τη χρήση Διαδικτύου, τη χρήση κινητού τηλεφώνου και πολλά άλλα.

Μπορείς αναφέρετε αυτές τις πολιτικές στις πολιτικές κοινωνικών μέσων, λαμβάνοντας ιδιαίτερα υπόψη τις τυχόν διαφορές στην εφαρμογή που ενδέχεται να είναι απαραίτητες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Για παράδειγμα, η πολιτική χρήσης του κινητού σας τηλεφώνου ενδέχεται να μην συζητά τη χρήση φωτογραφιών από κάμερες κινητού τηλεφώνου. Χάρη σε geotagging, οι φωτογραφίες που λαμβάνονται από κινητά τηλέφωνα περιέχουν σχεδόν καθολικά ψηφιακή κωδικοποίηση που προδίδει την ακριβή τοποθεσία σας κατά την ημερομηνία και την ώρα της φωτογραφίας. Εάν ανεβάσετε μια φωτογραφία που τραβήξατε από μια κάμερα κινητού τηλεφώνου στους ιστότοπους των κοινωνικών μέσων σας, ενδέχεται να δώσετε περισσότερες πληροφορίες από τις απαραίτητες.

Μια πολιτική κοινωνικών μέσων θα μπορούσε να το λάβει αυτό υπόψη απαιτώντας από το προσωπικό Χρησιμοποιήστε λογισμικό για να απογυμνώσετε τις φωτογραφίες των πληροφοριών γεωγραφικής σήμανσης πριν από τη δημοσίευση των φωτογραφιών.

# 6: Συμπεριλάβετε εξωτερικούς κανονισμούς

Οι περισσότεροι νομικοί κανονισμοί (συμπεριλαμβανομένων των HIPAA, FERPA, δίκαιης απασχόλησης κ.λπ.) ισχύουν τόσο στο διαδίκτυο όσο και εκτός σύνδεσης. Χρησιμοποιήστε τις πολιτικές κοινωνικών μέσων για να υπενθυμίσετε στους υπαλλήλους ότι πρέπει να τηρούνται αυτοί οι κανονισμοί. Οπου είναι δυνατόν, Δώστε σαφή παραδείγματα για τους τύπους συμπεριφοράς που δεν είναι αποδεκτοί.

Μ.Σ.: Είναι καλή στιγμή να σκεφτείτε την εταιρική σας εκπαίδευση συμμόρφωσης. Τα κοινωνικά μέσα επηρεάζουν σχεδόν κάθε πτυχή της ζωής και των επιχειρήσεων μας. Εάν η εκπαίδευσή σας σχετικά με το απόρρητο, το απόρρητο, την καθιέρωση επωνυμίας κ.λπ., δεν συζητάτε αυτήν τη στιγμή τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ήρθε η ώρα να το συμπεριλάβετε.

# 7: Δημιουργήστε δύο πολιτικές

Θεωρείται βέλτιστη πρακτική έχουν δύο πολιτικές μέσων κοινωνικής δικτύωσης: μία για τους υπαλλήλους που χρησιμοποιούν κοινωνικά μέσα για τη δουλειά τους και μία για υπαλλήλους που χρησιμοποιούν κοινωνικά μέσα στην προσωπική τους ζωή.

Η πρώτη πολιτική, που εστιάζει σε δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία, πρέπει καλύπτει όλα όσα έχουμε συζητήσει εδώ: καθορισμός της ομάδας σας, διατύπωση ρόλων και αρμοδιοτήτων, οδηγίες καθιέρωσης επωνυμίας και σαφήνεια σχετικά με το ποιες εσωτερικές και εξωτερικές πολιτικές πρέπει να τηρούνται.

Η δεύτερη πολιτική, που εστιάζει στους υπαλλήλους που χρησιμοποιούν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης στην προσωπική τους ζωή, πρέπει Δώστε στους υπαλλήλους πληροφορίες για το τι μπορούν και δεν μπορούν να πουν για την εταιρεία σας στον προσωπικό τους ιστότοπο.

Ορισμένοι οργανισμοί - συμπεριλαμβανομένων των στρατιωτικών οργανώσεων και της υγειονομικής περίθαλψης - θα το θέλουν να είστε πολύ συγκεκριμένοι σχετικά με το τι απαγορεύεται να μοιράζονται οι εργαζόμενοι στο διαδίκτυο.

Για παράδειγμα, τα εμπορικά μυστικά, οι πληροφορίες των πελατών και ακόμη και οι τοποθεσίες των εργαζομένων ενδέχεται να διατηρούνται απόλυτα εμπιστευτικές. Άλλοι οργανισμοί θα το θέλουν ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να ενεργούν ως πρεσβευτές μάρκας. Μερικοί μάλιστα φτάνουν μέχρι να παρέχουν καθοδήγηση σχετικά με το πώς να μιλούν για την εταιρεία στο διαδίκτυο. Ωστόσο, θέλετε τους υπαλλήλους σας συζητήστε (ή όχι συζητήστε) την εταιρεία σας στο διαδίκτυο, δώστε τους καθοδήγηση.

Δύο λέξεις προσοχής: 1) Είναι επικίνδυνο να απαιτείται από τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν τους δικούς τους προσωπικούς λογαριασμούς κοινωνικών μέσων για να συνδεθούν με την εταιρεία σας στο Διαδίκτυο. Μπορεί να επιλέξουν να το πράξουν, αλλά ας είναι η επιλογή τους. Το τελευταίο πράγμα που θέλει ο διευθυντής είναι να μάθει περισσότερα για την ιδιωτική ζωή ενός υπαλλήλου από ό, τι πρέπει να γνωρίζει. 2) Πριν γράψετε την πολιτική, διαβάστε ξανά την άκρη # 3 και το σημείωμα από την Εθνική Επιτροπή Εργασιακών Σχέσεων. Μπορεί να σας σώσει πολύ πονοκέφαλο στο δρόμο.

# 8: Δώστε έμφαση στην εκπαίδευση

Τα όρια μεταξύ της προσωπικής και της επαγγελματικής μας ζωής είναι θολά. Οι περισσότεροι υπάλληλοι δεν έχουν συνειδητοποιήσει πλήρως τις προκλήσεις που μπορεί να αναπτυχθούν ως αποτέλεσμα της μειωμένης ιδιωτικότητας. Το παλιό ρητό ήταν, «Αυτό που συμβαίνει στο Βέγκας, μένει στο Βέγκας.» Σήμερα, μια πιο ακριβής δήλωση είναι, "Αυτό που συμβαίνει στο Βέγκας, παραμένει στο Facebook."

Καθώς διάβασα τις δικαστικές υποθέσεις που βγαίνουν στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, μου φαίνεται ότι πολλές από τις υποθέσεις προκύπτουν από άγνοια, όχι κακία, εκ μέρους του υπαλλήλου. Πολλοί υπάλληλοι δεν έχουν σκεφτεί πλήρως τις συνέπειες της συμπεριφοράς τους στον κυβερνοχώρο. Παρέχοντας εκπαίδευση για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο στο προσωπικό τους, οι εργοδότες αποτρέπουν προβλήματα πριν ξεκινήσουν.

Ακριβώς όπως έχετε δύο πολιτικές, μία για δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία και μία για υπαλλήλους που χρησιμοποιούν κοινωνικά μέσα στην προσωπική τους ζωή, η εκπαίδευση των εργαζομένων μπορεί επίσης να ακολουθήσει δύο κομμάτια:

• Παρέχετε εκπαίδευση σχετική με την εργασία στο προσωπικό που ασχολείται με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για λογαριασμό του οργανισμού. Η συνεχής, τακτική εκπαίδευση συμβάλλει στη διατήρηση της ενημέρωσης του οργανισμού σας και δίνει στο προσωπικό την ευκαιρία να δικτυωθεί με άλλους στον τομέα.
• Εκπαιδεύστε όλο το προσωπικό για την ασφάλεια στο Διαδίκτυο. Αυτή η εκπαίδευση μπορεί να περιλαμβάνει τον τρόπο προστασίας του εγκλήματος στον κυβερνοχώρο και τον τρόπο δημιουργίας και προστασίας της διαδικτυακής μας φήμης.

Όσον αφορά την υπεύθυνη συμπεριφορά στον κυβερνοχώρο, οι εργοδότες έχουν μια μοναδική ευκαιρία να εκπαιδεύσουν και όχι να δώσουν εντολή. Αυτή η δέσμευση δείχνει τον σεβασμό των εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι αισθάνονται πολύτιμοι, αξιόπιστοι και εμπνευσμένοι. Όλοι ωφελούνται.

# 9: Ζητήστε από έναν Δικηγόρο να αναθεωρήσει την Πολιτική

Οι νομικές συμβουλές είναι κρίσιμες. Είναι εύκολο να κάνετε λάθος βήματα, ειδικά στους τομείς των εργασιακών σχέσεων. Σιγουρευτείτε ρωτήστε έναν δικηγόρο που έχει εμπειρία στην περιοχή - ο φίλος του πληρεξούσιου δεν θα βοηθήσει πολύ.

Ο νομικός έλεγχος μπορεί να είναι ακριβός. Ωστόσο, μια αγωγή θα ήταν εκθετικά πιο δαπανηρή.

# 10: Μην το αφήνετε να συλλέξει σκόνη

Το κυβερνο-περιβάλλον αλλάζει συχνά. Οι πολιτικές κοινωνικών μέσων πρέπει να επανεξετάζονται τουλάχιστον κάθε έξι μήνες. Αφήστε όλους στην ομάδα να εξετάσουν την πολιτική ξεχωριστά και στη συνέχεια μαζί.

Ρωτήστε τον εαυτό σας, αυτό είναι ακόμα σχετικό; Αυτό μας βοηθά να κάνουμε τις δουλειές μας; Πώς άλλαξε πρόσφατα το περιβάλλον των κοινωνικών μέσων; Υπάρχουν νομικές ενημερώσεις που ισχύουν;

Οι πολιτικές κοινωνικών μέσων δεν είναι το πιο συναρπαστικό μέρος των κοινωνικών μέσων. Ωστόσο, εάν αναπτυχθούν καλά, μπορούν να υποστηρίξουν, να ενδυναμώσουν και να προσελκύσουν προσωπικό καθώς με τη σειρά τους προσελκύουν τους πελάτες σας.

Ποιες είναι οι σκέψεις σου? Ποια είναι η καλύτερη συμβουλή σας για μια εταιρεία που γράφει μια πολιτική κοινωνικών μέσων; Αφήστε τις ερωτήσεις και τα σχόλιά σας στο παρακάτω πλαίσιο.