5 συμβουλές για τη διαχείριση των κοινωνικών μέσων σε μια μεγάλη εταιρεία: Social Media Examiner

Αντιμετωπίζετε τις προκλήσεις της διαχείρισης κοινωνικών μέσων μεγάλης κλίμακας;

Διαχειρίζεστε κοινωνικά μέσα για μια μεγάλη εταιρεία;

Η διατήρηση μιας ομοιόμορφης παρουσίας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης σε μια πολύπλοκη οργάνωση είναι μια μεγάλη τάξη.

Σε αυτό το άρθρο θα μοιραστώ πέντε βασικά στοιχεία για τη διαχείριση των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης σε ολόκληρη την εταιρεία.

# 1: Να είστε συνεπείς

Διαχείριση κοινωνικών μέσων σε ένα σύνθετη οργάνωση δεν είναι εύκολο. Υπάρχουν πολλά τμήματα και τμήματα, πολλοί ηγέτες, πολλαπλές πολιτικές - όλες μπορούν να οδηγήσουν σε σύγχυση και απογοήτευση.

Όταν δεν υπάρχει συνεκτικό σχέδιο κοινωνικών μέσων, καταλήγετε με μικτά μηνύματα, διπλούς λογαριασμούς, περιττές αναρτήσεις και ένα μπερδεμένο κοινό.

Το αποτέλεσμα? Ολόκληρος ο κόσμος των κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης καταρρέει γύρω σας. Εντάξει, αυτό μπορεί να είναι λίγο δραματικό, αλλά έχετε το νόημα.

Σε έναν πολύπλοκο οργανισμό με πολλά τμήματα (ίσως ακόμη και πολλές μάρκες και προϊόντα), ένα άτομο απλά δεν μπορεί να διαχειριστεί καθέναν από αυτούς τους λογαριασμούς κοινωνικών μέσων. Ταυτόχρονα, αυτοί οι λογαριασμοί πρέπει να έχουν συνολική συνοχή.

# 2: Οδηγήστε το δρόμο

Ακριβώς όπως έχετε έναν διευθύνοντα σύμβουλο που ηγείται του οργανισμού σας, πρέπει να το κάνετε να έχετε έναν ατρόμητο ηγέτη για να επιβλέπετε τα κοινωνικά μέσα του οργανισμού στο σύνολό του. Σε αυτό το άρθρο θα υποθέσω ότι είστε εσείς.

Για λόγους εξήγησης, ας δούμε τις προσπάθειες κοινωνικής δικτύωσης σε ολόκληρη την εταιρεία σας ως «περιοχή» και ως ηγέτης είστε ο «περιφερειακός διαχειριστής κοινωνικών μέσων».

Εσύ επιβλέπει ολόκληρο το εύρος των κοινωνικών μέσων του οργανισμού σας και πρέπει να είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση των συνολικών λειτουργιών των κοινωνικών μέσων, την οργάνωση ομάδων και τη ρύθμιση πολιτικές κοινωνικών μέσων.

Κάθε μέλος της ομάδας σας πιθανότατα αντιπροσωπεύει ένα από τα πολλά διαφορετικά τμήματα (ή «περιοχές»), το καθένα με το δικό του στόχοι. Αυτά τα μέλη της ομάδας είναι οι «διαχειριστές κοινωνικών μέσων της περιοχής».

Η επιλογή της ομάδας διευθυντών περιοχής είναι σημαντική, διότι αποτελεί τη βάση για τις υπόλοιπες προσπάθειές σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Συμπεριλάβετε άτομα που είναι εξοικειωμένα με τις απαιτήσεις, τους στόχους και τους στόχους για κάθε περιφέρεια ως κρίσιμο συστατικό της επιτυχίας των κοινωνικών μέσων μέσα σε έναν σύνθετο οργανισμό.

# 3: Λήψη αποθέματος

Το έχω δει πολλές φορές: Οι μεγάλοι οργανισμοί χάνουν τον έλεγχο της παρουσίας τους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Οι απατεώνες σελίδες του Facebook αρχίζουν να εμφανίζονται. Οι επικεφαλής των τμημάτων δημιουργούν λαβές Twitter που ουσιαστικά αντιβαίνουν σε όλα όσα αντιπροσωπεύει το σύνολο του οργανισμού.

Ενδεχομένως ο χειρότερος δράστης είναι το τμήμα ή η περιοχή που αποφασίζει ότι πρέπει να έχουν παρουσία σε κάθε κανάλι κοινωνικών μέσων που υπάρχει, παρόλο που έχουν μόνο ένα άτομο για διαχείριση το εμπορικό κέντρο.

Το πρώτο αντικείμενο της ομάδας σας είναι η διεξαγωγή ενός απόθεμα της παρουσίας των μέσων κοινωνικής δικτύωσης του οργανισμού σας προς την καθορίστε ποια κανάλια και σελίδες έχουν ρυθμιστεί.

Για να βρείτε αυτούς τους λογαριασμούς, ζητήστε από κάθε διαχειριστή περιοχής να σας παράσχει μια λίστα με τις σελίδες κοινωνικών μέσων που θεωρούν επίσημες στην περιοχή τους.

Αλλά η διασκέδαση δεν σταματά εκεί. Μπορεί να υπάρχουν άλλα προφίλ και σελίδες για τα οποία τα τμήματα ξέχασαν ή δεν το γνώριζαν. Περιηγηθείτε στον ιστό για να προσδιορίσετε αν υπάρχουν αδίστακτοι (ανεπίσημοι) ιστότοποι εκεί έξω που παρουσιάζονται ως εκπρόσωποι ενός τμήματος ή της εταιρείας στο σύνολό της.

Στην αναζήτησή σας, πιθανότατα θα βρείτε τρία πράγματα: πάρα πολλές σελίδες κοινωνικών μέσων, πολλά υποκριτικά και πολλά περιττά κανάλια.

Είναι πιθανό να βρείτε πολύ περισσότερες "επίσημες" σελίδες (δηλαδή, κάποιος κάπου στην εταιρεία που το εντάξει) από ό, τι πραγματικά χρειάζεστε. Μερικές φορές θα βρείτε ακόμη και δύο ή περισσότερα που εξυπηρετούν ακριβώς τον ίδιο σκοπό.

Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν κάποιος αφήνει μια δουλειά και ο αντικαταστάτης του δεν γνωρίζει μια υπάρχουσα σελίδα. Μπορεί επίσης να συμβεί όταν κάποιος κουραστεί από μια τρέχουσα σελίδα, και αντί να αναδιοργανώσει και να αλλάξει τη σελίδα, αποφασίζει να την αφήσει αδρανή και να δημιουργήσει μια νέα.

Συχνά θα βρείτε σελίδες κοινωνικών μέσων που δεν έχουν ανατεθεί ούτε από την εταιρεία. Ίσως οπαδός του προϊόντος ή της υπηρεσίας σας αποφάσισε να σας κάνει χάρη και να ξεκινήσει μια σελίδα για εσάς. Ή ίσως ήθελαν απλώς να αξιοποιήσουν τη φήμη του οργανισμού σας.

Λοιπόν, ποια είναι η μεγάλη υπόθεση, σωστά; Το πρόβλημα είναι ότι τα μηνύματα που δημοσιεύονται στη σελίδα ενδέχεται να μην συμφωνούν με το μήνυμα που ο οργανισμός σας θέλει να στείλει - και δεν είναι εύκολο να αφαιρεθούν αυτές οι σελίδες.

Μερικές φορές γίνεσαι τυχερός. Μπορείτε να βρείτε και να επικοινωνήσετε με τον κάτοχο της σελίδας, ο οποίος κατανοεί πλήρως και αφαιρεί τη σελίδα.

Άλλες φορές αντιμετωπίζετε προβλήματα όπως το να μην μπορείτε να βρείτε τον κάτοχο της σελίδας ή να χρειαστεί να στείλετε email μετά από email σε οποιαδήποτε πλατφόρμα το προσβλητικό προφίλ ζητά να αφαιρέσουν τους απατεώνες.

Υπάρχει πολλή γραφειοκρατία για να περάσει, έτσι να είστε υπομονετικοί όταν αποκαλύπτετε κάτι σαν αυτό.

Όταν βρείτε ξένες σελίδες, αξιολογήστε εάν η εταιρεία πρέπει πραγματικά να βρίσκεται σε αυτήν τη συγκεκριμένη πλατφόρμα. Ακριβώς επειδή ένας υπάλληλος δημιούργησε μια εταιρεία ή ένα τμήμα παρουσία κάπου δεν σημαίνει ότι το χρειάζεστε.

Ορισμένα συγκεκριμένα κανάλια κοινωνικών μέσων είναι πιο αποτελεσματικά από άλλα για την προσέγγιση του κοινού σας. Επομένως, εάν το κοινό σας δεν είναι κανάλι, δεν το χρειάζεστε.

# 4: Εκπαιδεύστε την ομάδα

Το να στείλετε ένα σημείωμα στους διαχειριστές της περιοχής κοινωνικών μέσων δεν θα είναι αρκετό για να οδηγήσετε όλους στην ίδια κατεύθυνση. Θα χρειαστεί συναντούμε πρόσωπο με πρόσωπο.

Πρόσωπο με πρόσωπο? Για τι μιλάει αυτός ο τρελός τύπος; Μια πρόσωπο με πρόσωπο συνάντηση δεν σημαίνει πάντα να συγκεντρωθείτε σε ένα δωμάτιο - οι συναντήσεις μπορούν να είναι εξίσου αποτελεσματικές σε ένα εικονική μορφή. Σκεφτείτε Google hangouts ή Πηγαίνω στην συνάντηση ως πιθανές λύσεις.

Προσκαλέστε τους διευθυντές της περιοχής σας να φέρουν μαζί τους όσους βρίσκονται στην ομάδα τους που θα τους βοηθήσουν με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. (Εάν ο χώρος είναι περιορισμένος, απλώς συμπεριλάβετε τους διευθυντές και αναθέστε τους να διαδώσουν τις πληροφορίες στις ομάδες τους.)

Έχετε πολύ χώρο να καλύψετε, οπότε είναι καλή ιδέα να πραγματοποιείτε αρκετές συναντήσεις αντί να προσπαθείτε να μεταφέρετε τα πάντα σε ένα μόνο βήμα.

Ως περιφερειακός διευθυντής, η δουλειά σας είναι βάλτε όλους στην ίδια σελίδα σχετικά με το κοινό της εταιρείας, τους στόχους, τον οδηγό στυλ, το ημερολόγιο σύνταξης, τις μεμονωμένες εργασίες, τους πόρους και τα αναμενόμενα αποτελέσματα.

Καθορίστε το κοινό-στόχο της εταιρείας σε όλους τους τομείς - τόσο υψηλού επιπέδου όσο και μικροεπιπέδου - για να διασφαλίσετε ότι η συλλογική σας ομάδα κατανοεί σε ποιον μιλάει και μπορεί να δημοσιεύσει αναλόγως. Να είστε πολύ σαφείς σχετικά με αυτό, καθώς επηρεάζει όλα τα υπόλοιπα.

Εάν δεν έχετε οδηγός στυλ κοινωνικών μέσων στη θέση του, δουλέψτε για να αναπτύξετε ένα και να το μοιραστείτε με όλους τους διαχειριστές της περιοχής σας.

Για αυτήν τη συνομιλία, ωστόσο, ας υποθέσουμε ότι έχετε μία. Πριν από τη συνάντηση, ζητήστε από όλους τους παρευρισκόμενους να διαβάσουν προσεκτικά τον οδηγό. Στη συνάντηση, μπορείτε να συζητήσετε το έγγραφο και να απαντήσετε σε ερωτήσεις για να αναφέρετε στο σπίτι τη σημασία της συνοχής.

Όπως με κάθε έργο, ένα ημερολόγιο είναι απαραίτητο. Σίγουρα μιλήστε για τον τρόπο δημιουργίας τόσο των εταιρικών όσο και των τμηματικών συντακτικών ημερολογίων, πώς να επιλέξετε και να προγραμματίσετε περιεχόμενο, τυχόν διαδικασίες έγκρισης κ.λπ.

Προφανώς, κάθε διευθυντής περιοχής και οι ομάδες τους πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τους ρόλους που τους έχουν ανατεθεί τόσο στη συνολική ομάδα οργάνωσης όσο και στην ομάδα του τμήματος. Εάν δεν είναι, θα καταλήξετε αμέσως από εκεί που ξεκινήσατε.

Για να διευκολύνετε τις εργασίες, δημιουργία συστήματος διαχείρισης κοινωνικών μέσων, όπως το HootSuite, όπου μπορείτε να δημιουργήσετε πολλούς χρήστες και να εκχωρήσετε σε κάθε ρόλο.

Ακόμα κι αν έχετε μια καλή ομάδα στη θέση σας και ο καθένας έχει μεμονωμένες εργασίες, κανείς δεν μπορεί να κάνει μια δουλειά αποτελεσματικά χωρίς τους κατάλληλους πόρους. Τίποτα δεν σκοτώνει την παραγωγικότητα, όπως να μην ξέρεις πού να βρεις το περιεχόμενο που χρειάζεστε όταν το χρειάζεστε.

Διαθέστε ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να μεταβούν σε περιεχόμενο όπως λογότυπα, εικόνες ή οποιοδήποτε άλλο υλικό που μπορεί να τους βοηθήσει.

Και, φυσικά, καθορίστε ένα πρότυπο για τη μέτρηση των αποτελεσμάτων. Προσδιορίστε βασικούς δείκτες απόδοσης, παρέχετε πρόσβαση σε προγράμματα αναλυτικών στοιχείων και εκχωρήστε ένα χρονοδιάγραμμα αναφοράς.

# 5: Ενθαρρύνετε την υποστήριξη της εταιρείας

Ενημερώστε τον υπόλοιπο οργανισμό για τις προσπάθειες κοινωνικής δικτύωσης της ομάδας σας και βοήθεια δημιουργούν ενθουσιασμό για τη νέα πρωτοβουλία. Ενημερώστε τους για τους σκοπούς και τους στόχους και ενθαρρύνετέ τους να συμμετάσχουν κοινοποιώντας και σχολιάζοντας ενημερώσεις.

Το να προσελκύσετε τα άτομα του οργανισμού σας με τα κανάλια κοινωνικών μέσων είναι μια πολύ αποτελεσματική μέθοδος ενίσχυσης του περιεχομένου σας. Μην χάσετε αυτήν την ευκαιρία.

Η υποστήριξη συνδέεται άμεσα με τη σύνδεση. Ζητήστε προτάσεις ή σχόλια για τη συλλογή πληροφοριών και ενημερώστε όλους ότι αποτελούν μέρος των προσπαθειών της εταιρείας.

Σε σένα

Τώρα που είστε οπλισμένοι με ένα περίγραμμα για τον έλεγχο του χάους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μέσα στον περίπλοκο οργανισμό σας, βάλτε τις ομάδες σας μαζί και ξεκινήστε. Λάβετε υπόψη ότι η συμβουλή μου είναι γενική - θα πρέπει να την προσαρμόσετε και να την προσαρμόσετε για τον οργανισμό σας - αλλά είναι μια σταθερή βάση για να δημιουργήσετε.

Χρησιμοποιήστε τις παραπάνω συμβουλές για τον έλεγχο των προσπαθειών κοινωνικών μέσων του σύνθετου οργανισμού σας, τη δημιουργία και την καθοδήγηση μιας ενοποιημένης ομάδας και τη θέσπιση πολιτικών κοινωνικών μέσων.

Τι νομίζετε; Έχετε διαχειριστεί μια ομάδα κοινωνικών μέσων μέσα σε έναν πολύπλοκο οργανισμό; Έχετε συναντήσει ιδιαίτερα δύσκολα ζητήματα; Πείτε μας για την εμπειρία σας ή αφήστε μας μια ερώτηση.