Πώς να ρυθμίσετε μια ροή εργασίας DM Instagram: Social Media Examiner

Αναρωτιέστε πώς να διαχειριστείτε καλύτερα όλα τα άμεσα μηνύματα Instagram (DM) που λαμβάνετε; Θέλετε να χρησιμοποιήσετε DM για να συνδεθείτε με ακόλουθους και πελάτες;

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να ρυθμίσετε μια ροή εργασίας DM Instagram που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε επαγγελματικά και επιτυχώς τα άμεσα μηνύματα για επιχειρήσεις.

# 1: Προσδιορίστε τον τόνο για απαντήσεις DM Instagram

Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι ο αντίκτυπος μιας επωνυμίας συμβαίνει κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας ενός πελάτη με μια επιχείρηση, αλλά στην πραγματικότητα το υπολειπόμενο συναίσθημα που οι άνθρωποι έρχονται μαζί με αυτό καθορίζουν ποιοι είστε ως μάρκα. Γι 'αυτό είναι σημαντικό μιλήστε με την ομάδα σας για το πώς θέλετε να αισθάνονται οι άνθρωποι αφού έχουν αλληλεπιδράσεις με τους υπαλλήλους σας που απευθύνονται σε πελάτες.

Εάν θέλετε να αφήσετε τους πελάτες με μια εντύπωση επαγγελματισμού, μπορείτε να τους κατευθύνετε σε μια διεύθυνση email για να συνεχίσετε μια συνομιλία επίσημα. Αυτό θα λειτουργούσε τέλεια αν χρειαστεί να φέρετε άλλα άτομα στη συνομιλία ή να αναγνωρίσετε επίσημα ένα παράπονο.

Εάν θέλετε οι άνθρωποι να θεωρούν την επωνυμία σας φιλική και διασκεδαστική, μπορείτε να απαντήσετε σε μια ερώτηση πελάτη emoji, συνομιλίες, GIF ή κάποια παιχνιδιάρικη συνομιλία. Βεβαιωθείτε ότι όλοι όσοι χειρίζονται τα DM Instagram σας (και την ευρύτερη επιχείρησή σας) γνωρίζουν και κατανοούν την εντύπωση που θέλετε να αφήσετε.

Εδώ είναι αυτό που έχουμε επικολλήσει σε μια αφίσα στο γραφείο μας: «Φανταστείτε ότι κάθεστε σε ένα μπαρ στον τελευταίο όροφο το σούρουπο έχοντας ένα κοκτέιλ και ένα γέλιο με τον καλύτερο φίλο σας. Εξηγείτε πώς να χρησιμοποιήσετε το Instagram κάτω από ένα δέντρο καλυμμένο με νεράιδα. Είστε ενθαρρυντικοί, ιδιότροποι, στοχαστικοί και εξυπηρετικοί και όχι πολύ συμβατικοί δάσκαλοι. "

Εάν έχετε ήδη επισκεφτεί το Instagram για λίγο, η επανεξέταση των βασικών στοιχείων μπορεί να σας επαναφέρει για μεγαλύτερη επιτυχία με τα DM.

# 2: Δημιουργήστε μια ροή εργασίας DM Instagram

Με μια μικρότερη ομάδα λίγων ατόμων, μπορείτε να δοκιμάσετε πολλές επιλογές για να μοιραστείτε τα εισερχόμενά σας στο Instagram. Για παράδειγμα:

• Ένα άτομο καλύπτει τις καθημερινές και ένα άλλο καλύπτει το σαββατοκύριακο.
• Χωρίστε τη εβδομάδα στη μέση και ζητήστε από κάθε άτομο να διαχειριστεί ένα κομμάτι.
• Εκχωρήστε ημέρες της εβδομάδας σε διαφορετικά άτομα για τη διαχείριση όλων των DM Instagram.

Καθώς αυξάνεται η επιχείρηση, η ομάδα και τα DM σας, θα πρέπει να εφαρμόσετε μια αυστηρότερη ροή εργασίας για τη διαχείριση των εισερχομένων σας. Μια τακτική που μπορεί να βοηθήσει είναι να χρησιμοποιήσετε το σύστημα σημαιών του Instagram.

Εάν περιμένετε μια απάντηση από έναν πελάτη ή χρειάζεστε βοήθεια από κάποιο άλλο μέλος της ομάδας πριν απαντήσετε, χρησιμοποιήστε μια σημαία. Γνωρίζω ότι είναι δημοφιλές να διατηρείτε στοιχεία που επισημαίνονται ως "μη αναγνωσμένα", αλλά όταν μοιράζεστε έναν λογαριασμό ή εκτελείτε έναν λογαριασμό πελάτη, δεν είναι ασυνήθιστο κάποιος να μπει μέσα για να δει τι συμβαίνει και κατά λάθος να ξεχάσει να επισημάνει το μήνυμα ως μη αναγνωσμένο πάλι. Μια σημαία την κρατά καθαρή για όλους.

Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα σημαίας για τα DM σας στο Instagram. Για να επισημάνετε μια συνομιλία, ανοίξτε τη συνομιλία DM και πατήστε στο εικονίδιο της σημαίας.

Για να βρείτε τις συνομιλίες που έχετε επισημάνει, μεταβείτε στα εισερχόμενά σας στο Instagram. Τότε πατήστε το εικονίδιο στα δεξιά του πλαισίου αναζήτησης και επιλέξτε Επισήμανση από το αναδυόμενο μενού. Τα επισημασμένα μηνύματα έχουν ένα πορτοκαλί τρίγωνο στην επάνω δεξιά γωνία.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι διαχείρισης των μηνυμάτων στα εισερχόμενά σας στο Instagram. Εσείς και η ομάδα σας μπορεί να θέλετε να δοκιμάσετε διαφορετικές τεχνικές για να δείτε τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς.

Εάν κάτι δεν μπορεί να απαντηθεί μέσα στα εισερχόμενα ή χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για να το διερευνήσετε, ζητήστε από το χρήστη μια διεύθυνση email ώστε να μπορείτε να εκχωρήσετε ένα εισιτήριο αντιμετώπισης προβλημάτων εκ μέρους τους. Ενημερώστε τους ότι θα τους ενημερώσετε το συντομότερο δυνατό. Οι χρήστες μπορούν να δουν αν έχετε διαβάσει το μήνυμά τους, οπότε είναι σημαντικό να αναγνωρίσετε ότι έχουν ακουστεί και χρειάζεστε λίγο περισσότερο χρόνο για να ερευνήσετε.

Θυμηθείτε, είναι ευθύνη της ομάδας να διασφαλίσει ότι αυτά τα DM διαγράφονται από τα εισερχόμενα και επιλύονται.

# 3: Ορίστε Ώρα συμφωνίας επιπέδου υπηρεσίας (SLA)

Τα κοινωνικά μέσα γίνονται όλο και περισσότερο ένας κόσμος στιγμιαίας ικανοποίησης. Ευτυχώς, οι περισσότεροι άνθρωποι εξακολουθούν να καταλαβαίνουν ότι είναι αδύνατο για τις επιχειρήσεις να καθίσουν στο Instagram όλη την ημέρα για να απαντήσουν σε ερωτήσεις αμέσως.

Είναι σημαντικό για την επιχείρησή σας να έχετε SLA και να τηρείτε αυτό. Συνιστώ να μην χρειάζεστε περισσότερο από 6-10 ώρες για να απαντήσετε σε ένα DM στο Instagram (εδώ βοηθάει η ομάδα). Φυσικά, πόσο γρήγορα αποκρίνεστε μπορεί να εξαρτάται από τον τύπο του αιτήματος.

Εάν ένας χρήστης είναι έτοιμος να αγοράσει, αλλά πρέπει πρώτα να υποβάλει μια γρήγορη ερώτηση, είναι καλύτερο να το κάνετε απαντήστε αμέσως για να εκμεταλλευτείτε τις παρορμητικές αγορές. Ωστόσο, εάν ένας χρήστης αντιμετωπίζει ένα πρόβλημα που δεν έχει επιλυθεί, το να φτάσετε σε αυτό εντός εύλογου χρονικού διαστήματος μειώνει τον κίνδυνο κακών κριτικών ή εάν καλείτε δημόσια σε φόρουμ ή σε κοινωνικά μέσα. Σας δίνει επίσης την ευκαιρία να μετατρέψετε την εμπειρία και να δημιουργήσετε έναν πιστό θαυμαστή.

Δυστυχώς, ταχύτερα μπορεί να είναι καλύτερα. Είμαι ισχυρός πιστός ότι επιλέγετε πώς να τρέξετε την ημέρα σας. η μέρα σας δεν σας τρέχει. Ορίστε ώρες στο ημερολόγιο για να ελέγξετε τα DM οπότε δεν απογειώνεστε ούτε ξεχνάτε.

# 4: Έτοιμα για χρήση στοιχεία απάντησης για επιμέλεια

Μόλις η ομάδα σας καταλάβει την ευθύνη τους για τη διαχείριση των DM Instagram σας, πρέπει να τους δώσετε τα εργαλεία για να κάνουν τη δουλειά τους όσο πιο αποτελεσματικά και γρήγορα γίνεται. Ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να συμπεριλάβετε στην εργαλειοθήκη DM Instagram.

Προσφορές μάρκας

Πείτε τα κοινά περίεργα λόγια στη φωνή της επωνυμίας σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "Yikes!" όταν κάτι δεν έχει πάει σύμφωνα με το σχέδιο.

GIF, GIF και περισσότερα GIF!

Αντί να επιλέξετε το GIF μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μέσα στα εισερχόμενά σας Instagram, διευκρινίστε τους τύπους GIF που δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Αν θέλετε τα μηνύματά σας να πάρουν τον τόνο μιας συνομιλίας με έναν φίλο σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εκφραστικές αντιδράσεις του προσώπου και λάμψεις, αλλά όχι GIF ανθρώπων που πέφτουν και τραυματίζονται.

Μάρκα Emojis

Επιλέξτε 10 ή περισσότερα emoji που ταιριάζουν στην επωνυμία σας και να τα χρησιμοποιείτε με συνέπεια σε όλες τις αναρτήσεις σας, ιστορίες, λεζάντες και DM. Λάβετε υπόψη το συναίσθημα που δημιουργούν τα emoji, την ποικιλομορφία των ατόμων emoji που επιλέγετε και τη συχνότητα χρήσης. Αυτοί οι παράγοντες μπορούν όλοι να ενισχύσουν το μήνυμα της επωνυμίας σας.

Με σαφήνεια σχετικά με το πώς θέλετε να εμφανίζεται η επωνυμία σας στο εξωτερικό, η ομάδα, η επωνυμία και η σελίδα σας στο Instagram έχουν την καλύτερη πιθανότητα να είναι συνεχώς γοητευτικές.

Γρήγορες απαντήσεις

ο Γρήγορες απαντήσεις Instagram Η δυνατότητα σάς επιτρέπει να το κάνετε ρυθμίστε έτοιμες απαντήσεις για συχνές ερωτήσεις μέσω DM Instagram. Το κλειδί είναι να κάνετε αυτά τα μηνύματα να ακούγονται ανθρώπινα, όχι σαν να αντιγράψατε και να επικολλήσετε το μήνυμα. Οι χρήστες θέλουν να αντιμετωπίζονται με προσωπικό τρόπο και συνήθως μυρίζουν μια απάντηση αντιγραφής / επικόλλησης ένα μίλι μακριά. Η προσθήκη κάποιας προσαρμογής (όπως το όνομα) στις γρήγορες απαντήσεις σας θα σας βοηθήσει.

Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, άνοιξε το δικό σου Επιχειρηματικό προφίλ Instagram και πατήστε το εικονίδιο στην επάνω δεξιά γωνία (με τις τρεις γραμμές πάνω του). Τότε πατήστε Ρυθμίσεις στο κάτω μέρος του αναδυόμενου μενού.

Κάντε κύλιση προς τα κάτω στις Ρυθμίσεις επιχείρησης και Πατήστε Γρήγορες απαντήσεις.

Τότε πατήστε Νέα γρήγορη απάντηση.

Τώρα πληκτρολογήστε το μήνυμά σας και εισαγάγετε ένα όνομα / λέξη-κλειδί συντόμευσης θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την απάντηση.

Όταν τελειώσετε, πατήστε Τέλος και η απάντησή σας θα προστεθεί στη λίστα γρήγορων απαντήσεων με το όνομα συντόμευσης.

συμπέρασμα

Η διαχείριση των εισερχομένων Instagram της επιχείρησής σας μπορεί να είναι δύσκολη. Εάν δεν είστε στην κορυφή των πραγμάτων, μπορείτε να αφήσετε τους δυνητικούς πελάτες να αισθάνονται αγνοημένοι, ανήκουστοι και υποβαθμισμένοι με την εμπειρία αλληλεπίδρασης με την επωνυμία σας.

Είτε διαχειρίζεστε τα DM Instagram σας μόνοι σας, με μια ομάδα ή με εξωτερική ανάθεση της εργασίας, χρειάζεστε ένα σταθερό σχέδιο για να διασφαλίσετε ότι θα συναντήσετε μια επιχείρηση παγκόσμιας κλάσης στο Instagram.

Όσο περισσότερα δημοσιεύετε στο Instagram, τόσο περισσότερα DM θα λαμβάνετε. Αντί να τα αγνοείτε, να αισθάνεστε άγχος ή να τα παραβλέπετε, τα παρακάτω βήματα θα σας βοηθήσουν Ρυθμίστε μια ροή εργασίας για τη διαχείριση τους ενώ δημιουργείτε ανεμιστήρες (και πιο ενεργούς πελάτες) στο επεξεργάζομαι, διαδικασία.

Τι νομίζετε; Ποιο είναι το στυλ διαχείρισης του Instagram DM; Έχετε κάποιες τεχνικές για προσθήκη σε αυτήν τη λίστα; Παρακαλώ μοιραστείτε τις σκέψεις σας στα παρακάτω σχόλια.

Περισσότερα άρθρα σχετικά με το μάρκετινγκ Instagram:

• Μάθετε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε κουμπιά δράσης Instagram για να επιτρέψετε στους πελάτες να επικοινωνήσουν μαζί σας μέσω του προφίλ της επιχείρησής σας.
• Μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε βίντεο Instagram που θα ανταποκρίνονται στο κοινό σας.
• Ανακαλύψτε επτά τρόπους για να βελτιώσετε την αφοσίωσή σας στο Instagram.