Outlook 2013: Πώς να χρησιμοποιήσετε φακέλους αναζήτησης για να βρείτε γρήγορα το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο!

Το Outlook είναι μια σπάνια εφαρμογή στο ότι είναι μία από αυτές τις εφαρμογές που διατηρούμε ανοιχτές ΟΛΕΣ ΗΜΕΡΕΣ. Σχεδόν ολόκληρη η μέρα μου περιστρέφεται γύρω της, οπότε όταν μπορώ να βρω μια άκρη groovy που μου σώζει χρόνο, μπορεί να έχει τεράστιο αντίκτυπο στην παραγωγικότητα μου. Το Outlook 2013 Search Folders είναι μία από αυτές τις συμβουλές. Με βοηθά να ρυθμίζω και να οργανώσω τα εισερχόμενά μου χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένες συμβολοσειρές αναζήτησης. Αυτό με εμποδίζει να ξαναπροσδιορίσω την αναζήτησή μου ξανά και ξανά και ξέρω ακριβώς πού είναι τα δεδομένα μου όταν τη χρειάζομαι.

Άρχισα να χρησιμοποιώ αυτό το χαρακτηριστικό γνώρισμα όταν διάβασα το groovyPost Jack για το οποίο έγραψε

δημιουργώντας φακέλους αναζήτησης με το Outlook 2010. Σήμερα, ας επανεξετάσουμε τη δυνατότητα με το νέο Outlook 2013 της Microsoft.

Οργάνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με φακέλους αναζήτησης του Outlook 2013

Ας ξεκινήσουμε δημιουργώντας ένα νέο φάκελο αναζήτησης. Κάντε κλικ στο Ντοσιέαυτί και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Νέο φάκελο αναζήτησης.

Η Microsoft παρέχει διάφορες προεπιλεγμένες αναζητήσεις από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε. Πολλά από αυτά είναι πολύ χρήσιμα, συμπεριλαμβανομένου του "Απευθείας αποστολή αλληλογραφίας σε εμένα" ή "Αλληλογραφία αλληλογραφίας για παρακολούθηση". Επομένως, ακόμη και αν δεν έχετε χρόνο για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη αναζήτηση groovy, παίξτε γύρω και προσθέστε μερικούς από αυτούς τους φακέλους προεπιλεγμένης αναζήτησης για να σκεφτείτε τους δημιουργικούς χυμούς.

Αφού προσθέσετε μια προσαρμοσμένη αναζήτηση, ο φάκελος θα εμφανιστεί κάτω από τους τυπικούς φακέλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως φαίνεται παρακάτω. Στο παράδειγμά μου, πρόσθεσα το φάκελο αναζήτησης "Μη αναγνωσμένο ή για συνέχεια". Ο φάκελος εμφανίστηκε στη λίστα φακέλων μου μαζί με μια φιλτραρισμένη λίστα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν αυτά τα κριτήρια. Πολύ Groovy!

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τη δημιουργία φακέλων αναζήτησης για αλληλογραφία από άτομα και λίστες. Προσθέτω αυτόν τον προεπιλεγμένο φάκελο αναζήτησης από πάνω και έπειτα επέλεξε Brian Burgess του GroovyPost.

Αφού έκανα κλικ στο OK, μπορώ εύκολα να βρω αυτό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο μέλλον στο φάκελο με τον Brian.

Φάκελος προσαρμοσμένης αναζήτησης

Ωστόσο, η πραγματική ισχύς των φακέλων αναζήτησης δημιουργεί προσαρμοσμένες αναζητήσεις χρησιμοποιώντας μια ποικιλία κριτηρίων για να βρείτε ακριβώς πότε χρειάζεστε από οπουδήποτε στα εισερχόμενά σας. Πραγματοποιήστε κύλιση μέχρι τη δημιουργία ενός φακέλου προσαρμοσμένης αναζήτησης και κάντε κλικ στην επιλογή Κριτήρια.

Όπως μπορείτε να δείτε, οι επιλογές είναι ατελείωτες, ωστόσο, η Microsoft εξακολουθεί να είναι αρκετά εύκολο να περπατήσει μέσω του interface για να το προσαρμόσετε όπως το θέλετε. Τούτου λεχθέντος, στο μέλλον, θα ακολουθήσουμε αυτό το άρθρο με ένα άλλο για να προχωρήσουμε σε ορισμένες από τις πιο προηγμένες πτυχές των φακέλων προσαρμοσμένης αναζήτησης.

Σας εγγυώμαι ότι αν είστε χρήστης του Outlook, αυτή η συμβουλή θα σας εξοικονομήσει χρόνο. Παίξτε γύρω και αν αντιμετωπίζετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, τις δημοσιεύστε εδώ και θα σας δώσουμε ένα χέρι!