Αποστολή απόκρισης εκτός γραφείου στο Outlook 2007 χωρίς διακομιστή Exchange

Πως να

ΜεΏστιν

Τελευταία ενημέρωση στις17 Σεπτεμβρίου 2019

Πολλοί χρήστες του Outlook στο εταιρικό περιβάλλον είναι εξοικειωμένοι με το Βοηθός εκτός γραφείου και να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία του Outlook για να ειδοποιήσετε τους πελάτες ή τους συναδέλφους σας όταν δεν ελέγχουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο λόγω διακοπών ή ασθένειας κ.λπ. Όσο πιο βολικό μπορεί να είναι, ωστόσο, η δυνατότητα του Outlook απαιτεί ο διακομιστής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να είναι Microsoft Exchange Server, ο οποίος για μια μικρή ή οικιακή επιχείρηση δεν είναι συνήθως διαθέσιμος / λογικός.

Προφανή προβλήματα προκύπτουν όταν πηγαίνετε σε διακοπές ή δεν ελέγχετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για μεγάλο χρονικό διάστημα. οι πελάτες ή οι επιχειρηματικοί συνεργάτες σας μπορεί να σας ενοχλούν, πιστεύοντας ότι τους έχετε αγνοήσει για μέρες / εβδομάδες. Ευτυχώς, υπάρχει μια λύση για τους χρήστες του Outlook που θέλουν να εκμεταλλευτούν το Out of the Office Assistant, παρά το γεγονός ότι δεν διαθέτουν διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Exchange. Η διαδικασία αξιοποιεί τους Κανόνες και τις ειδοποιήσεις του Outlook για να μιμηθεί τη λειτουργικότητα του Βοηθού εκτός γραφείου και αν και δεν μπορεί να είναι τόσο ευγενής ή εύκολη η ενεργοποίησή του, κάνει τη δουλειά του.

Λίγα πράγματα που πρέπει να σημειώσετε σχετικά με την αποστολή μιας αυτόματης απάντησης στο Outlook 2007 χρησιμοποιώντας τους κανόνες και τις ειδοποιήσεις:

• ΣΠΟΥΔΑΙΟΣ!: Το Outlook πρέπει να εκτελείται για να λειτουργήσει αυτό. Απαιτείται επίσης να ενεργοποιηθεί η ρύθμιση "ελέγξτε περιοδικά για νέα μηνύματα".
• Ο κανόνας "Απάντηση με χρήση συγκεκριμένου προτύπου" που χρησιμοποιείται σε αυτήν την τεχνική θα στείλει μια απάντηση σε κάθε αποστολέα μόνο μία φορά, για την αποτροπή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Για να επαναφέρετε τη λίστα αυτών που έχουν ήδη αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να κλείσετε και να επανεκκινήσετε το Outlook.

Εντάξει, με αυτό είπε, ας πάμε κατευθείαν στις λεπτομέρειες του How-To.

Τρόπος δημιουργίας ενός προτύπου αυτόματης απάντησης στο Outlook 2007

1. Σύνθεση α Νέο μήνυμα στο Outlook. Σύμφωνα με το Επιλογές> Μορφοποίηση αυτί Σειρά αυτό να Απλό κείμενο. Επειτα Τύπος το δικό σου μακριά μήνυμα, αυτό θα είναι αυτό που οι άνθρωποι λαμβάνουν ως αυτόματη απάντηση ενώ είστε μακριά.

2. Αφού ολοκληρώσετε το μήνυμά σας, κάντε κλικ στο Κουμπί Microsoft Office, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK Αποθήκευση ως.

3. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, τύπος στο επιθυμητό σας Ονομα αρχείου. Επόμενο ΕπιλέγωΠρότυπο Outlook (* .oft) όπως το δικό σου Αποθηκεύστε ως τύπο.

Καλή δουλειά! Το πρώτο στάδιο ολοκληρώθηκε. ας ξεκινήσουμε στη σκηνή 2.

Στη συνέχεια, πρέπει να ορίσουμε έναν κανόνα για την αποστολή αυτόματης απάντησης στο Outlook 2007.

4. Σύμφωνα με το Εργαλεία κάντε κλικ στο μενού Κανόνες και ειδοποιήσεις.

5. Στο παράθυρο Κανόνες και ειδοποιήσεις, κάντε κλικ στο Νέος κανόνας κουμπί. Στο παράθυρο του Οδηγού κανόνων που εμφανίζεται, Κάντε κλικΑστέρι από κενό κανόνα> Ελέγξτε τα μηνύματα όταν φθάνουν. Κάντε κλικΕπόμενο> να συνεχίσει.

6. Στο παράθυρο των επόμενων συνθηκών, Επιλέγω το πλαίσιο ελέγχου για Αποστολή μόνο σε μένα, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Η επόμενη σελίδα είναι η λίστα ενεργειών, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για Απαντήστε χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο. Αφού ολοκληρώσετε τον έλεγχο των κατάλληλων πλαισίων, Κάντε κλικ ο μπλε σύνδεσμος προς ένα συγκεκριμένο πρότυπο.

7. ο Επιλέξτε ένα πρότυπο απάντησης θα πρέπει να εμφανιστεί παράθυρο, κάτω από Κοιτάξτε μέσα: επιλέγω Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων. Το πρότυπο που αποθηκεύσαμε νωρίτερα θα έπρεπε να εμφανίζεται στη λίστα, επιλέξτε το δικό σας πρότυπο, και μετά Κάντε κλικΑνοιξε.

8. Ονομάστε το Κανόνας, βεβαιωθείτε ότι Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα ελέγχου. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Φινίρισμα.

Voila! Από τώρα καιρό όλοι όσοι ηλεκτρονικά μηνύματα θα λάβουν μια αυτόματη απάντηση που περιέχει το προσαρμοσμένο μήνυμα που ορίσατε στο πρώτο στάδιο.

Είμαι πίσω στο γραφείο! Πώς μπορώ να απενεργοποιήσω την αυτόματη απάντηση στο Outlook;

Όταν επιστρέφετε στο γραφείο (ή στο σπίτι), πρέπει να θυμάστε να απενεργοποιήσετε ή να διαγράψετε τον κανόνα του Out of Office του Outlook, ώστε οι άνθρωποι να μην συνεχίσουν να λαμβάνουν το μήνυμα "Είμαι εκτός γραφείου".

9. Κάντε κλικ Εργαλεία, κανόνες και ειδοποιήσεις.

10. Επίλεξε το Έξοδος εκτός γραφείου δημιουργήσαμε νωρίτερα, στη συνέχεια, είτε ξεβιδώστε το Κανόνας, ή να διαγράψετε το Κανόνας χρησιμοποιώντας το κουμπί διαγραφής. Κάντε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε αλλαγές και να τελειώσετε

Σημείωση: Συνιστούμε να απενεργοποιήσετε τον κανόνα απενεργοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου αντί να διαγράψετε τον κανόνα. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να το επαναχρησιμοποιήσετε την επόμενη φορά που θα βγείτε από το γραφείο.

Ολα τελείωσαν!

Οι κανόνες και ειδοποιήσεις του Outlook 2007 σας επιτρέπουν να κάνετε σχεδόν οτιδήποτε με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, όπως φαίνεται σε αυτό το Groovy How-To Tutorial. Ποια είναι μερικά από τα πράγματα που κάνετε ή διαχειρίζεστε με τους Κανόνες του Outlook;