Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε τις εγγραφές AutoText στο Microsoft Word

Πως να

ΜεΛόρι Κάουφμαν

Τελευταία ενημέρωση στις10 Μαρτίου 2019

Έχετε κουραστεί να πληκτρολογείτε επανειλημμένα τα ίδια μπλοκ κειμένου στο Word; Αν πληκτρολογείτε πράγματα συχνά όπως το όνομα της εταιρείας σας και τη διεύθυνση ή τις παραγράφους κειμένου που είναι κοινά για πολλούς τύπους εγγράφων που δημιουργείτε, το AutoText στο Word είναι ο φίλος σας.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε τετράγωνα κειμένου σε καταχωρήσεις του Αυτόματου κειμένου και να τα εισαγάγετε σε οποιοδήποτε έγγραφο του Word με διάφορους εύκολους τρόπους. Σήμερα θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε τις εγγραφές AutoText και με διάφορους τρόπους για να τις εισαγάγετε εύκολα σε οποιοδήποτε έγγραφο του Word.

Εμφάνιση σημείων σημείων στο έγγραφό σας

Εάν θέλετε τη μορφοποίηση για όλες τις παραγράφους, συμπεριλαμβανομένης της τελευταίας, που αποθηκεύονται με το κείμενο στην καταχώριση Αυτόματου κειμένου, επιλέξτε την τελευταία παράγραφο. Το σημάδι παραγράφου στο τέλος κάθε παραγράφου αποθηκεύει τη μορφοποίηση για αυτήν την παράγραφο. Αν εφαρμόσατε οποιαδήποτε μορφοποίηση χαρακτήρων, όπως έντονη γραφή ή πλάγια γραφή, αποθηκεύεται αυτόματα στην καταχώριση αυτόματου κειμένου.

Εάν δεν εμφανίζονται τα σημάδια παραγράφων στο έγγραφό σας, κάντε κλικ στο Σπίτι αυτί. Στο Παράγραφος, κάντε κλικ στο σύμβολο παραγράφου. Τώρα μπορείτε να δείτε το τελευταίο σημάδι παραγράφου και να το επιλέξετε.

Δημιουργήστε μια νέα καταχώρηση αυτόματου κειμένου

Για να δημιουργήσετε μια νέα καταχώρηση Αυτόματου κειμένου, επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να προσθέσετε στη συλλογή σας των καταχωρήσεων του Αυτόματου κειμένου. Ή, εάν δεν διαθέτετε το κείμενο, πληκτρολογήστε το κείμενο σε ένα έγγραφο και στη συνέχεια επιλέξτε το.

Στο Εισάγετε κάντε κλικ στην καρτέλα Γρήγορα εξαρτήματα στο Κείμενο Ενότητα. Στη συνέχεια, μετακινήστε το ποντίκι πάνω από το AutoText και επιλέξτε Αποθήκευση επιλογής σε γκαλερί αυτόματου κειμένου από το υπομενού.

Ενδέχεται να δείτε άλλα στοιχεία στη συλλογή Αυτόματου κειμένου, όπως π.χ. αντικείμενα που αντιγράψατε στην Spike.

Επειδή οι εγγραφές AutoText αποτελούν δομικά στοιχεία, το Δημιουργία νέου δομικού στοιχείου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου.

Εισαγάγετε ένα μοναδικό Ονομα για την καταχώριση αυτόματου κειμένου. Αργότερα σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να εισαγάγετε μια καταχώριση Αυτόματου κειμένου στο έγγραφό σας, πληκτρολογώντας μερικούς χαρακτήρες. Για να μπορέσετε να το κάνετε αυτό, πρέπει να κάνετε την αρχή του ονόματος καταχώρισης του Αυτόματου κειμένου διαφορετική από τις άλλες καταχωρήσεις Αυτόματου κειμένου. Αν είναι όπως τα ονόματα άλλων καταχωρήσεων, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε περισσότερους χαρακτήρες, έτσι το Word ξέρει ποια καταχώρηση θέλετε να εισαγάγετε.

Βεβαιωθείτε ότι το AutoText είναι επιλεγμένο στην αναπτυσσόμενη λίστα Γκαλερί. Θα πρέπει να είναι από προεπιλογή.

Γενικός επιλέγεται από προεπιλογή στο Κατηγορία αναπτυσσόμενη λίστα. Αρχικά, είναι η μόνη επιλογή και θα επιλέξουμε το Γενικός κατηγορία για το παράδειγμά μας. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη κατηγορία επιλέγοντας Δημιουργία νέας κατηγορίας από το Κατηγορία αναπτυσσόμενη λίστα. Καταχωρίστε ένα όνομα για την προσαρμοσμένη κατηγορία σας στο Δημιουργία νέας κατηγορίας και κάντε κλικ στο κουμπί Εντάξει. Η νέα κατηγορία προστίθεται και επιλέγεται αυτόματα στο Κατηγορία αναπτυσσόμενη λίστα.

Μπορείτε να εισάγετε ένα Περιγραφή για την καταχώριση αυτόματου κειμένου, εάν βοηθάει στην αποσαφήνιση της καταχώρησης. Αν η καταχώρηση είναι αυτονόητη, δεν χρειάζεται να καταχωρίσετε μια περιγραφή.

Οι καταχωρίσεις αυτόματου κειμένου αποθηκεύονται σε πρότυπα, όχι σε έγγραφα. Με αυτόν τον τρόπο, είναι διαθέσιμα σε οποιοδήποτε έγγραφο βασισμένο στο πρότυπο στο οποίο αποθηκεύονται. ο Κανονικός το πρότυπο είναι η προεπιλεγμένη επιλογή στο Αποθηκεύστε την αναπτυσσόμενη λίστα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τις εγγραφές AutoText σε προσαρμοσμένα πρότυπα, αλλά πρόκειται να αποδεχτούμε την προεπιλογή για να αποθηκεύσουμε τη νέα καταχώρισή μας στο πρότυπο "Normal.dotm".

Τέλος, υπάρχουν μερικές Επιλογές να επιλέξεις απο:

• Για να εισαγάγετε την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου στη δική της σελίδα σε ένα έγγραφο, επιλέξτε Εισαγάγετε περιεχόμενο στη δική του σελίδα. Αυτό θα θέσει το κείμενο από την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου μακριά από το υπόλοιπο του εγγράφου σας με διαλείμματα σελίδας.
• Για να εισαγάγετε την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου στην παράγραφο της, ακόμα και αν ο κέρσορας βρίσκεται στη μέση μιας παραγράφου, επιλέξτε Εισαγάγετε το περιεχόμενο στη δική του παράγραφο.
• Για όλα τα άλλα περιεχόμενα, επιλέξτε Εισαγάγετε μόνο περιεχόμενο.

Κάντε κλικ Εντάξει.

Όταν κλείσετε το τελευταίο ανοιχτό έγγραφο του Word, ενδέχεται να εμφανιστεί το ακόλουθο έγγραφο, εάν έχετε την επιλογή να σας ζητήσει να αποθηκεύσετε το πρότυπο Normal.

Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε για να αποθηκεύσετε το πρότυπο "Normal.dotm" με την καταχώρηση του AutoText που έχετε προσθέσει.

Εάν δεν έχετε το παραπάνω παράθυρο διαλόγου και θέλετε να σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε το πρότυπο Normal όταν το αλλάξετε, πηγαίνετε στο Αρχείο> Επιλογές> Για προχωρημένους. Στο Αποθηκεύσετε στη δεξιά πλευρά, ελέγξτε το Προκαλέστε πριν αποθηκεύσετε το Κανονικό πρότυπο κουτί. Κάντε κλικ Εντάξει.

Εισαγάγετε μια καταχώρηση αυτόματου κειμένου από την καρτέλα Εισαγωγή

Υπάρχουν πολλοί εύκολοι τρόποι για να εισαγάγετε μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου σε ένα έγγραφο του Word. Ένας τρόπος είναι η χρήση του Γρήγορα εξαρτήματα κουμπί.

Στο Κείμενο ενότητα σχετικά με το Εισάγετε κάντε κλικ στην καρτέλα Γρήγορα εξαρτήματα.

Μετακινήστε το ποντίκι πάνω από το AutoText στο μενού και κάντε κλικ στην καταχώρηση Αυτόματου κειμένου που θέλετε να εισαγάγετε από το υπομενού.

Εισαγάγετε μια καταχώρηση αυτόματου κειμένου χρησιμοποιώντας την Αυτόματη συμπλήρωση

Ένας άλλος τρόπος για να εισαγάγετε μια καταχώρηση AutoText είναι να αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα της καταχώρησης Αυτόματου κειμένου. Εμφανίζεται ένα μικρό αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζει ένα μέρος της αντίστοιχης εγγραφής AutoText και σας δίνει οδηγίες να πατήσετε Εισαγω για εισαγωγή. Τύπος Εισαγω για να εισαγάγετε την καταχώρηση στο έγγραφό σας στον δρομέα. Μπορείτε επίσης να πατήσετε F3 για να εισαγάγετε την αντίστοιχη καταχώρηση.

Τα περιεχόμενα της καταχώρησης Αυτόματου κειμένου εισάγονται στο έγγραφό σας, συμπεριλαμβανομένης της αρχικής μορφοποίησης και διαλείμματα γραμμής.

Εάν δεν εμφανίζεται η πρόταση Αυτόματης συμπλήρωσης όταν αρχίζετε να πληκτρολογείτε το όνομα της καταχώρησης του Αυτόματου κειμένου, η επιλογή Show AutoComplete suggestions δεν είναι ενεργοποιημένη.

Για να ενεργοποιήσετε την επιλογή, μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Για προχωρημένους.

Στο Επιλογές επεξεργασίας, ελέγξτε το Εμφάνιση προτάσεων αυτόματης συμπλήρωσης κουτί.

Κάντε κλικ Εντάξει.

Τώρα, θα πρέπει να δείτε την καταχώρηση του Αυτόματου κειμένου που εμφανίζεται όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομά του. Τύπος Εισαγω για να το τοποθετήσετε.

Προσθέστε το AutoText στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Μπορείτε να κάνετε ταχύτερη και ευκολότερη την εισαγωγή καταχωρήσεων του Αυτόματου κειμένου από προσθέτοντας το κουμπί AutoText στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και επιλέξτε Περισσότερες εντολές.

ο Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης οθόνη στην οθόνη Επιλογές λέξεων κουτί διαλόγου.

Επιλέγω Όλες οι εντολές από το Επιλέξτε εντολές από αναπτυσσόμενη λίστα.

Στη συνέχεια, επιλέξτε Αυτόματο κείμενο στη λίστα στα αριστερά και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να προσθέσετε το κουμπί Αυτόματου κειμένου στη λίστα στα δεξιά.

Κάντε κλικ Εντάξει.

Για να εισαγάγετε μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου, κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματο κείμενο στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και κάντε κλικ σε μια καταχώρηση στο μενού.

Δημιουργήστε μια συντόμευση για μια καταχώρηση αυτόματου κειμένου

Αν προτιμάτε να χρησιμοποιείτε το πληκτρολόγιο, μπορείτε να προσθέσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου για την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου που δημιουργήσατε.

Κάντε δεξί κλικ στην κορδέλα και επιλέξτε Προσαρμόστε την Κορδέλα.

ο Προσαρμόστε την Κορδέλα οθόνη στην οθόνη Επιλογές λέξεων εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου.

Στο κάτω μέρος της λίστας εντολών στα αριστερά, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή δίπλα στο Συντομεύσεις πληκτρολογίου.

Στο Κατηγορίες κουτί στο Προσαρμογή πληκτρολογίου, επιλέξτε Δομικά στοιχεία.

Στη συνέχεια, επιλέξτε την καταχώρησή σας AutoText στο Δομικά στοιχεία στο δεξιό παράθυρο. Για παράδειγμα, επιλέγουμε την καταχώριση του Αυτόματου κειμένου Η διεύθυνσή μου.

Τοποθετήστε το δρομέα σας στο Πατήστε το νέο πλήκτρο συντόμευσης και πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Κάντε κλικ Αναθέτω.

Η συντόμευση σας προστίθεται στο Τρέχοντα κλειδιά κουτί.

Κάντε κλικ Κλείσε.

Κάντε κλικ Εντάξει στο Επιλογές λέξεων για να το κλείσετε.

Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη νέα συντόμευση πληκτρολογίου σας για να εισαγάγετε την καταχώρησή σας AutoText.

Αλλάξτε το περιεχόμενο μιας καταχώρησης αυτόματου κειμένου

Τι γίνεται αν πρέπει να αλλάξετε μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου που δημιουργήσατε; Ίσως να μετακινηθήκατε και θα πρέπει να αλλάξετε την καταχώρηση του AutoText της διεύθυνσής σας.

Πρώτα, πληκτρολογήστε ολόκληρη την αλλαγμένη καταχώρηση σε νέο ή υπάρχον έγγραφο του Word. Στη συνέχεια, επιλέξτε το με το σημάδι της τελευταίας παραγράφου, αν θέλετε να διατηρήσετε τη μορφοποίηση.

Στο Εισάγετε κάντε κλικ στην καρτέλα Γρήγορα εξαρτήματα στο Κείμενο Ενότητα. Στη συνέχεια, μετακινήστε το ποντίκι πάνω από το AutoText και επιλέξτε Αποθήκευση επιλογής σε γκαλερί αυτόματου κειμένου από το κάτω μέρος του υπομενού.

Στο Δημιουργία νέου δομικού στοιχείου, πληκτρολογήστε το ίδιο όνομα στο Ονομα ως το υπάρχον AutoText που θέλετε να αλλάξετε.

Κάντε κλικ Εντάξει.

Κάντε κλικ Ναί όταν σας ρωτήσω αν θέλετε να επαναπροσδιορίσετε την καταχώρηση της δομικής δομής.

Τώρα, μπορείτε να εισαγάγετε την ενημερωμένη καταχώρηση AutoText σε οποιοδήποτε νέο ή υπάρχον έγγραφο του Word.

Επεξεργαστείτε τις ιδιότητες μιας υπάρχουσας καταχώρησης αυτόματου κειμένου

Εκτός από την αλλαγή των περιεχομένων μιας καταχώρησης AutoText, μπορείτε επίσης να αλλάξετε τις ιδιότητες μιας καταχώρησης του AutoText, όπως την κατηγορία και την περιγραφή του και το πρότυπο στο οποίο έχει αποθηκευτεί.

Για να επεξεργαστείτε τις ιδιότητες μιας καταχώρησης Αυτόματου κειμένου, κάντε κλικ στην επιλογή Γρήγορα εξαρτήματα στο Κείμενο στην καρτέλα Εισαγωγή και επιλέξτε Οργάνωση δομικών μονάδων.

Στο Οργάνωση δομικών μονάδων, θα δείτε την πλήρη λίστα όλων των διαθέσιμων δομικών στοιχείων με το Ονομα από το καθένα, και το οποίο Εκθεσιακός χώρος, Κατηγορία, και Πρότυπο το καθένα είναι μέσα. Αυτά παρατίθενται με αλφαβητική σειρά Εκθεσιακός χώρος, που καθορίζει τον τύπο κάθε δομικού στοιχείου.

Στο επάνω μέρος της λίστας, θα βρείτε τις καταχωρήσεις του Αυτόματου κειμένου. Επιλέξτε εκείνο που θέλετε να αλλάξετε τις ιδιότητες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Επεξεργασία ιδιοτήτων.

ο Τροποποίηση δομικού στοιχείου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με τις ίδιες επιλογές με το Δημιουργία νέου δομικού στοιχείου που χρησιμοποιήσατε για να δημιουργήσετε την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου.

Πραγματοποιήστε τις αλλαγές που επιθυμείτε Εκθεσιακός χώρος, Κατηγορία, Περιγραφή, Αποθηκεύστε, και Επιλογές πεδία. Δείτε το Δημιουργήστε μια ενότητα New AutoText Entry στην αρχή αυτού του άρθρου για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτά τα πεδία.

Κάντε κλικ Εντάξει.

Κάντε κλικ Ναί στο πλαίσιο διαλόγου επιβεβαίωσης για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας και να επαναπροσδιορίσετε την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου.

Διαγραφή μιας καταχώρησης αυτόματου κειμένου

Εάν αποφασίσετε ότι δεν χρειάζεστε ή θέλετε μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου πια, μπορείτε να την διαγράψετε.

Για να διαγράψετε μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου από τη λίστα των δομικών στοιχείων, κάντε κλικ στο κουμπί Γρήγορα εξαρτήματα στο Κείμενο ενότητα σχετικά με το Εισάγετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Οργάνωση δομικών μονάδων.

Επιλέξτε την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου που θέλετε να διαγράψετε στο Δομικά στοιχεία λίστα.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγράφω.

Κάντε κλικ Ναί στο παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης για να διαγράψετε την καταχώρηση και να την αφαιρέσετε από τη λίστα Δομικά στοιχεία.

Κάντε κλικ Κλείσε στο Οργάνωση δομικών μονάδων για να επιστρέψετε στο έγγραφό σας.

Εξοικονομήστε χρόνο και μειώστε τα σφάλματα με το Αυτόματο κείμενο

Οι εγγραφές AutoText είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο και να μειώσετε τα λάθη κατά την πληκτρολόγηση στο Word. Μπορείτε επίσης να αυτοματοποιήσει τις εργασίες στο Word χρησιμοποιώντας μακροεντολές για εξοικονόμηση χρόνου και αύξηση της παραγωγικότητας.