Τρόπος δημιουργίας προτύπων για προγράμματα του Microsoft Office

Πως να

ΜεJoana Simoes

Τελευταία ενημέρωση στις16 Μαΐου 2018

Ένα πρότυπο στο έγγραφο του Microsoft Office είναι λίγο σαν τη δημιουργία μιας προ-εκτυπωμένης φόρμας-κάνετε το κείμενο μορφοποίησης και boilerplate μία φορά, και στη συνέχεια εστιάστε στη συμπλήρωση των μοναδικών δεδομένων που προχωρούν προς τα εμπρός. Αυτό μπορεί να είναι μια τεράστια εξοικονόμηση χρόνου, είτε το χρησιμοποιείτε εσωτερικά είτε για άλλους πελάτες ή πελάτες. Αν αυτό ακούγεται καλό για εσάς, τότε έχετε τύχη - μπορείτε να μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο σε Microsoft Word, Excel ή ακόμα και στο PowerPoint.

Πώς λειτουργούν τα πρότυπα στο Microsoft Office

Όταν ανοίγετε μια εφαρμογή του Microsoft Office, όπως το Word, το Excel ή το PowerPoint, έχετε δύο κύριες επιλογές: ξεκινήστε από ένα κενό έγγραφο ή ξεκινήστε από ένα πρότυπο. Το Microsoft Office έρχεται με μια σειρά ενσωματωμένων προτύπων, καθώς και μια πληθώρα προτύπων για να διαλέξετε από το διαδίκτυο.

Όταν επιλέγετε ένα πρότυπο, ξεκινάτε με ένα νέο έγγραφο, αλλά μέρη του εγγράφου έχουν ήδη συμπληρωθεί και μορφοποιηθεί. Ορισμένες από τις θέσεις θα είναι επεξεργάσιμες και άλλες θα είναι μόνιμες.

Όταν αποθηκεύετε το έγγραφό σας από ένα πρότυπο, δεν αντικαθιστά το πρότυπο. Μπορείτε να ανοίξετε το ίδιο πρότυπο ξανά και ξανά για να δημιουργήσετε παρόμοια έγγραφα με σταθερή μορφή και μορφοποίηση.

Πώς λειτουργεί αυτό; Τα πρότυπα αποθηκεύονται σε διαφορετική μορφή από τα συνηθισμένα έγγραφα. Ένα έγγραφο του Word αποθηκεύεται ως .docx, για παράδειγμα, και ένα πρότυπο αποθηκεύεται ως .dotx. Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο ως πρότυπο, μπορείτε να το ανοίξετε από το Νέος διάλογος από το Προσωπικός η καρτέλα και το Word θα ξέρουν ότι θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο βασισμένο σε αυτό το πρότυπο αντί να ανοίξετε και να αντικαταστήσετε το πρότυπο.

Δημιουργία προτύπων στο Microsoft Word

Ο τρόπος για να δημιουργήσετε πρότυπα στα περισσότερα προγράμματα του Microsoft Office είναι πολύ παρόμοιος, αλλά θα πάρετε μια κατανομή του καθενός για να είναι πιο απλό για σας. Ας ξεκινήσουμε με το Microsoft Word.

Δημιουργήστε το έγγραφό σας με τον τρόπο που θέλετε να αναζητήσει από άποψη μορφοποίησης, γραφικών, κλπ. Προσθέστε περιεχόμενο κράτησης θέσης όπως απαιτείται.

Όταν είστε έτοιμοι να το αποθηκεύσετε ως πρότυπο, μεταβείτε στο Καρτέλα Αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως

Στο Αποθήκευση ως Τύπος αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε Πρότυπο λέξης.

Ονομάστε το πρότυπο στο Ονομα αρχείου και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αποθηκεύσετε.

Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο κάθε φορά που το χρειάζεστε από το Αρχείο –> Νέος μενού.

Δημιουργία προτύπων στο Microsoft PowerPoint

Οι παρουσιάσεις του PowerPoint μπορεί να είναι χρονοβόρες, δημιουργώντας πρότυπα για χρήση με το PowerPoint είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να σας εξοικονομήσει χρόνο και δεν πρέπει να ξεκινήσετε από το μηδέν κάθε φορά που θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια νέα παρουσίαση. Σας βοηθά επίσης να δημιουργήσετε συνέπεια και σωστή επωνυμία για παρουσιάσεις εταιρειών.

Δημιουργήστε ή ανοίξτε την Παρουσίαση του PowerPoint για την οποία θέλετε να έχετε ένα πρότυπο.

Κάνε κλικ στο Καρτέλα αρχείου και στη συνέχεια επιλέξτε Αποθήκευση ως

Στο Αποθηκεύστε ως τύπο αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε Πρότυπο του PowerPoint

Πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να έχει το πρότυπό σας PowerPoint στο Ονομα αρχείου και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθηκεύσετε.

Δημιουργία προτύπων στο Microsoft Excel

Ο κόσμος των υπολογιστικών φύλλων, των τραπεζιών και των γραφημάτων χρειάζεται επίσης πρότυπα. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο στο Microsoft Excel:

Δημιουργήστε ή ανοίξτε το αρχείο Excel που θέλετε να αποθηκεύσετε ως πρότυπο.

Κάνε κλικ στο Καρτέλα αρχείου και επιλέξτε Αποθήκευση ως

Στο Αποθηκεύστε ως τύπο αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε Πρότυπο Excel

Πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να έχει το πρότυπό σας στο Excel Ονομα αρχείου και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθηκεύσετε.

Χρήση προτύπων

Κατά τη δημιουργία και τη χρήση προτύπων είναι πραγματικά σημαντικό να θυμάστε ότι θα πρέπει να αφαιρέσετε οποιοδήποτε κείμενο που δεν θα απαιτείται σε κάθε έγγραφο στο μέλλον. Αντ 'αυτού, μπορείτε απλά να το βάλετε προσωρινές εντολές κράτησης θέσης όποτε είναι απαραίτητο και μόλις δουλέψετε σε ένα νέο έργο, βάζετε τις σωστές πληροφορίες για το συγκεκριμένο έργο. Αυτό ελαχιστοποιεί τις πιθανότητες να στείλετε σε κάποιον ένα έγγραφο με λανθασμένα ονόματα και στατιστικά στοιχεία.

Τα πρότυπα καθιστούν ευκολότερο για εσάς να περάσετε καθήκοντα και είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να εισαγάγετε νέους υπαλλήλους στον τρόπο με τον οποίο ορισμένα έγγραφα, παρουσιάσεις ή υπολογιστικά φύλλα γίνονται μέσα στην εταιρεία. Αυτό δίνει τα πράγματα συνεκτική και επαγγελματική εμφάνιση σε όλο το πλάτος.

Χρησιμοποιείτε πρότυπα; Μοιραστείτε τις συμβουλές σας στα σχόλια.