Πώς να κάνετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξεχωρίζουν στο Outlook

Πως να

ΜεΜπεν Στόκτον

Τελευταία ενημέρωση στις11 Ιανουαρίου 2020

Σχεδόν κάθε υπάλληλος γραφείου έχει να αντιμετωπίσει ένα δύσκολο φάκελο εισερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάποια στιγμή. Ευτυχώς, οι χρήστες του Microsoft Outlook μπορούν να επωφεληθούν από διάφορες λειτουργίες που έχουν σχεδιαστεί για να ξεχωρίζουν τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αυτές περιλαμβάνουν τη μορφοποίηση υπό όρους και τις κατηγορίες χρωμάτων για να προσθέσετε διαφορετικές γραμματοσειρές και χρώματα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις δυνατότητες στο Outlook.

Χρήση της υπό όρους μορφοποίησης στο Outlook

Η υπό όρους μορφοποίηση σάς επιτρέπει να ορίσετε κανόνες μορφοποίησης για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook. Μπορείτε να ορίσετε διαφορετικά χρώματα, γραμματοσειρές και στυλ στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εμφανίζονται στα εισερχόμενά σας. Για να ξεκινήσετε, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα μορφοποίησης υπό όρους.

Στο Outlook, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή> Προβολή ρυθμίσεων στο Τρέχουσα προβολή κατηγορία. Στο Προηγμένες ρυθμίσεις προβολής κάντε κλικ στο παράθυρο Μορφοποίηση υπό όρους.

Δημιουργία νέου κανόνα διαμόρφωσης υπό όρους

Όπως θα δείτε από το Μορφοποίηση υπό όρους, το Outlook ήδη χρησιμοποιεί κανόνες μορφοποίησης υπό όρους για ορισμένα σενάρια. Τα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για παράδειγμα, θα εμφανιστούν με μπλε κείμενο χρησιμοποιώντας τη γραμματοσειρά του Segoe UI.

Για να προσθέσετε τον δικό σας κανόνα μορφοποίησης υπό όρους, κάντε κλικ στο Προσθήκη κουμπί.

Δώστε ένα κατάλληλο όνομα στον κανόνα σας, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Γραμματοσειρά για να ορίσετε τις επιλογές μορφοποίησης όπως γραμματοσειρά, χρώμα και μέγεθος.

Κάντε κλικ Εντάξει για να επιβεβαιώσετε τις ρυθμίσεις γραμματοσειράς σας.

Μόλις ορίσετε το στυλ μορφοποίησης για τον κανόνα σας, κάντε κλικ στο Κατάσταση κουμπί.

Από εδώ, μπορείτε να ρυθμίσετε τον κανόνα για αυτόματη εφαρμογή σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά ή σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε ή από συγκεκριμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μορφοποίηση με διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για να προσθέσετε έναν κανόνα που ισχύει για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση Από, διαχωρίζοντας πολλαπλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα ημικύκλιο. Μπορείτε να το εφαρμόσετε σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από έναν ιστότοπο πληκτρολογώντας @ domain.com, αντικαθιστώντας το domain.com με το σωστό όνομα τομέα.

Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε, αντί να λαμβάνετε, πληκτρολογώντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Στέλνω σε αντί για το κουτί.

Μορφοποίηση βάσει αναζήτησης λέξεων-κλειδιών

Για να εφαρμόσετε τον κανόνα μορφοποίησης υπό όρους στα μηνύματα που περιέχουν λέξεις, πληκτρολογήστε τη λέξη-κλειδί (ή λέξεις-κλειδιά) στο Αναζήτηση για τις λέξεις κουτί.

Επίλεξε το Μόνο πεδίο θεμάτων στο παρακάτω αναπτυσσόμενο μενού για να αναζητήσετε μόνο το πεδίο για τις επιλεγμένες λέξεις-κλειδιά ή το Τομέα θέμα και σώμα μηνύματος επιλογή για αναζήτηση ολόκληρου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Προχωρημένοι Κανόνες Διαμόρφωσης υπό όρους

Μπορείτε να δημιουργήσετε περαιτέρω σύνθετους κανόνες μορφοποίησης στο Περισσότερες επιλογές και Προχωρημένος καρτέλες. Από εδώ, μπορείτε να εφαρμόσετε τον νέο κανόνα σας στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανάλογα με την κατάσταση ανάγνωσης, τη σημασία, τη σημαία παρακολούθησης, το μέγεθος και πολλά άλλα.

Για παράδειγμα, για να ορίσετε τον κανόνα σας να εφαρμόζεται μόνο στα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στο Μόνο τα στοιχεία που είναι στο πλαίσιο ελέγχου Περισσότερες επιλογές καρτέλα, στη συνέχεια επιλέξτε το Αδιάβαστος από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στο Προχωρημένος, μπορείτε να δημιουργήσετε συγκεκριμένες αναζητήσεις για τον κανόνα σας χρησιμοποιώντας σχεδόν όλα τα διαθέσιμα δεδομένα του Outlook. Κάνοντας κλικ στο Πεδία επιλογή σας δίνει εκατοντάδες επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε. Τα πιο συνηθισμένα πεδία παρατίθενται στο πλαίσιο Συχνά χρησιμοποιούμενα πεδία κατηγορία.

Κάντε κλικ Πρόσθεσε στη λίστα για να προσθέσετε αυτό το σύνθετο κριτήριο αναζήτησης στον κανόνα μορφοποίησης. Το παρακάτω παράδειγμα δείχνει μια σύνθετη αναζήτηση για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν "Ben" στο Θέμα πεδίο.

Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τον κανόνα σας, κάντε κλικ στην επιλογή Εντάξει για να επιβεβαιώσετε, τότε Εντάξει για να κλείσετε το Μορφοποίηση υπό όρους παράθυρο ρυθμίσεων.

Χρήση κατηγοριών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ενώ είναι δυνατόν κατηγοριοποιήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook χρησιμοποιώντας τους φακέλους αναζήτησης, ένας άλλος τρόπος υπογράμμισης των σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι να εφαρμόσετε μια κατηγορία. Οι κατηγορίες έχουν ξεχωριστό όνομα και έγχρωμη ετικέτα, επιτρέποντάς σας να τις δείτε ξεχωριστά.

Ένα πράσινο-κίτρινο-κόκκινο σύστημα χρωμάτων θα μπορούσε να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στα πιο σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για παράδειγμα. Από προεπιλογή, το Outlook προσφέρει κατηγορίες σε μπλε, πράσινο, πορτοκαλί, μοβ, κόκκινο και κίτρινο. Μπορείτε να τα επεξεργαστείτε ή να δημιουργήσετε τη δική σας, χρησιμοποιώντας εναλλακτικά χρώματα και ονόματα.

Δημιουργία ή επεξεργασία κατηγοριών

Για να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία ή για να επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα, κάντε κλικ στην επιλογή Σπίτι > Κατηγοριοποίηση> Όλες οι κατηγορίες.

Κάντε κλικ Νέος για να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία. Επιλέξτε το χρώμα της κατηγορίας σας από το αναπτυσσόμενο μενού δίνοντάς του ένα όνομα στο Ονομα παραπάνω.

Κάντε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε την κατηγορία σας.

Μη αυτόματη εφαρμογή μιας κατηγορίας στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook

Για να εφαρμόσετε μη αυτόματα μια κατηγορία σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, επιλέξτε το στην προβολή φακέλου του Outlook. Κάντε κλικ Αρχική σελίδα> Κατηγοριοποίηση, στη συνέχεια κάντε κλικ στην κατηγορία σας.

Η κατηγορία σας θα εμφανιστεί ως έγχρωμο τετράγωνο στην προεπιλεγμένη προβολή φακέλου του Outlook, πάνω από την ώρα και την ημερομηνία παραλαβής. Το όνομα της κατηγορίας σας θα εμφανιστεί κάτω από το θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην προβολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να προβάλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά κατηγορία, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή> Κατηγορίες και μεταβείτε στην κατάλληλη ενότητα για την κατηγορία σας.

Αυτόματη εφαρμογή των κατηγοριών του Outlook

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τους κανόνες του Outlook για την αυτόματη εφαρμογή κατηγοριών σε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Αρχείο> Πληροφορίες> Διαχείριση Κανόνων & Ειδοποιήσεων.

Στο Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καρτέλα του Κανόνες και ειδοποιήσεις, κάντε κλικ στο Νέος κανόνας κουμπί.

Επιλέγω Εφαρμόστε τον κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω πριν κάνετε κλικ Επόμενο.

Επιλέξτε τα κριτήρια αναζήτησης για τον κανόνα της κατηγορίας σας. Για παράδειγμα, για να εφαρμόσετε τον κανόνα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή όνομα τομέα, κάντε κλικ στο Από άτομα ή δημόσια ομάδα πλαίσιο ελέγχου.

Στο Βήμα 2 παρακάτω, κάντε ξανά κλικ στο κριτήριο (υπογραμμισμένο με μπλε χρώμα). Δίπλα στο Από επιλογή στο κάτω μέρος, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το όνομα τομέα.

Εάν το Outlook μπορεί να βρει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο υπάρχον γραμματοκιβώτιό σας, επιλέξτε το από τη λίστα που εμφανίζεται και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Εντάξει. Εάν δεν μπορεί, κάντε κλικ στο κουμπί Ματαίωση. Ο κανόνας θα δημιουργηθεί ανεξάρτητα. Κάντε κλικ Επόμενο να συνεχίσει.

Μπορείτε να ορίσετε την ενέργεια για τον κανόνα σας στο επόμενο στάδιο. Κάντε κλικ για να ενεργοποιήσετε την επιλογή "Ορίστε την κατηγορία κατηγορίας"Στην επιλογή Βήμα 1 Ενότητα.

Επιλέξτε την κατηγορία για να αντιστοιχίσετε σε αυτόν τον κανόνα κάνοντας κλικ στο a κατηγορία στο Βήμα 2 παρακάτω, πριν κάνετε κλικ Εντάξει, έπειτα Επόμενο.

Το επόμενο στάδιο σας επιτρέπει να επιλέξετε τυχόν εξαιρέσεις σε αυτόν τον κανόνα. Επιλέξτε αυτά, όπως παραπάνω, ή πατήστε Επόμενο να συνεχίσει.

Στο τελικό στάδιο, δώστε ένα όνομα για τον κανόνα της κατηγορίας σας χρώματος και επιλέξτε το Εκτελέστε αυτόν τον κανόνα τώρα στα μηνύματα που βρίσκονται ήδη στο "Εισερχόμενα" για να το εφαρμόσετε αναδρομικά σε όλα τα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Κάντε κλικ Φινίρισμα για να δημιουργήσετε και να εκτελέσετε τον κανόνα. Η κατηγορία χρώματος θα εφαρμοστεί στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, σύμφωνα με τα κριτήρια που επιλέξατε.

Μη χάσετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook

Η χρήση των κατηγοριών χρωμάτων και των κανόνων μορφοποίησης υπό όρους είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ξεχωρίσετε σημαντικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε και να λαμβάνετε στο Outlook. Μην ξεχάσετε να το κάνετε ενισχύστε την παραγωγικότητα του Outlook ακόμη περισσότερο με τη χρήση πρόσθετων κανόνων του Outlook και παρακολούθησης σημαίες για να παρακολουθείτε τις αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα σημαντικά καθήκοντα.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήστε τα Γρήγορα τμήματα στο Outlook για να προσθέσετε γρήγορα κοινές δηλώσεις στις απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.