Πώς να δημιουργήσετε ένα πρότυπο στα Έγγραφα Google

Πως να

ΜεΜπεν Στόκτον

Δημοσίευσε11 Ιουλίου 2023

Έγγραφα Google έχει γίνει ένα ουσιαστικό εργαλείο για τη δημιουργία και την κοινή χρήση εγγράφων στην ψηφιακή εποχή. Ένα από τα πιο πολύτιμα χαρακτηριστικά του είναι η δυνατότητα δημιουργίας προτύπων, τα οποία μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο και να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας.

Τα πρότυπα σάς δίνουν τη δυνατότητα να δημιουργήσετε μια συνεπή μορφή και δομή για τα έγγραφά σας. Η δημιουργία ενός προτύπου των Εγγράφων Google είναι μια απλή και εξαιρετικά προσαρμόσιμη διαδικασία, καθιστώντας την ιδανική λύση για διάφορους σκοπούς — από το σχεδιασμό ατζέντηδων συσκέψεων έως τον προγραμματισμό χρονοδιαγραμμάτων έργων.

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο στα Έγγραφα Google, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στη Συλλογή προτύπων Εγγράφων Google

Τα Έγγραφα Google διαθέτουν ένα γκαλερί προτύπων

με διάφορα πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως σημείο εκκίνησης για το έγγραφό σας. Τα πρότυπα μπορεί να σχετίζονται με επιχειρήσεις (όπως γράμματα ή πρότυπα μπροσούρων) ή μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για προσωπική σας χρήση, όπως προσαρμοσμένο προγραμματισμό γευμάτων ή πρότυπα προπόνησης.

Αφού αποκτήσετε πρόσβαση στη συλλογή προτύπων, μπορείτε να περιηγηθείτε στα διαθέσιμα πρότυπα και να χρησιμοποιήσετε ένα ως βάση για το νέο σας έγγραφο.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη συλλογή προτύπων των Εγγράφων Google, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ανοίξτε α νέο έγγραφο των Εγγράφων Google. Εάν δεν είστε συνδεδεμένοι, συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας Google.
2. Τύπος Αρχείο > Νέος > Από τη συλλογή προτύπων.
   
3. Στο μενού γκαλερί προτύπων, περιηγηθείτε στα διαθέσιμα πρότυπα για να βρείτε ένα που καλύπτει τις ανάγκες σας.
4. Για να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο, κάντε κλικ σε ένα από τα εικονίδιο κάρτες για να το ανοίξετε σε ένα νέο έγγραφο των Εγγράφων Google.
   
5. Το νέο έγγραφο θα ανοίξει με ένα αντίγραφο του περιεχομένου και της μορφοποίησης του προτύπου. Τώρα μπορείτε να επεξεργαστείτε το έγγραφο για να το προσαρμόσετε στις απαιτήσεις σας.
   

Πώς να σχεδιάσετε ένα έγγραφο για χρήση ως πρότυπο στα Έγγραφα Google

Η δημιουργία ενός προσαρμοσμένου προτύπου στα Έγγραφα Google είναι ένας καλός τρόπος για να δημιουργήσετε τη δική σας προσαρμοσμένη διάταξη εγγράφου που ταιριάζει στις συγκεκριμένες ανάγκες σας και στη συνέχεια μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε ξανά και ξανά.

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία ενός προσαρμοσμένου προτύπου είναι να ανοίξετε ένα κενό έγγραφο στα Έγγραφα Google. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το κενό έγγραφο ως βάση για το πρότυπό σας. Θα χρειαστεί να ρυθμίσετε τη διάταξη και τη μορφοποίηση για το προσαρμοσμένο πρότυπο σας. Αυτό περιλαμβάνει την επιλογή του κατάλληλου στυλ κειμένου, γραμματοσειράς και μορφοποίησης παραγράφου για να ταιριάζει με το επιθυμητό σχέδιο προτύπου.

Ωστόσο, υπάρχει ένας περιορισμός που πρέπει να γνωρίζετε. Δεν μπορείτε να προσθέσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο στη συλλογή προτύπων εκτός εάν έχετε λογαριασμό Google Workspace. Εάν δεν το κάνετε, μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε το προσαρμοσμένο έγγραφό σας, αλλά θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια λύση για να το χρησιμοποιήσετε ως πρότυπο.

Για να σχεδιάσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο στα Έγγραφα Google:

1. Ανοίξτε α νέο έγγραφο των Εγγράφων Google.
2. Στο κενό έγγραφο, προσαρμόστε τα στυλ των επικεφαλίδων, του κυρίως κειμένου και άλλων στοιχείων χρησιμοποιώντας τη γραμμή εργαλείων και Μορφή μενού. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος, το χρώμα και άλλες επιλογές μορφοποίησης που θέλετε για το πρότυπό σας.
   
3. Εισαγάγετε τυχόν απαραίτητους πίνακες ή κουκκίδες χρησιμοποιώντας το Τραπέζι ή Λίστα επιλογές μενού.
   
4. Προσθέστε οποιεσδήποτε επιθυμητές εικόνες, σχήματα ή γραμμές στο πρότυπό σας χρησιμοποιώντας το Εισάγετε μενού.
   
5. Αν θέλεις προσθέστε μια κεφαλίδα ή ένα υποσέλιδο στο έγγραφό σας, πατήστε Εισάγετε > Κεφαλίδες και υποσέλιδα και επιλέξτε ένα από τα δύο Επί κεφαλής ή Υποσέλιδο.
   
6. Αποθηκεύστε το αρχείο προτύπου με ένα όνομα που θα αναγνωρίσετε (π.χ. Πρότυπο επιστολής) χρησιμοποιώντας το Μετονομάζω πλαίσιο επάνω αριστερά.
   

Κάντε οποιεσδήποτε περαιτέρω αλλαγές στο πρότυπό σας, όπως θέλετε.

Πώς να μετατρέψετε ένα έγγραφο Google Docs σε πρότυπο

Αφού σχεδιάσετε το προσαρμοσμένο πρότυπό σας στα Έγγραφα Google, θα πρέπει να το μετατρέψετε σε πρότυπο.

Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό Google Workspace, μπορείτε να μεταφέρετε το έγγραφο στη συλλογή προτύπων για να το χρησιμοποιήσετε ξανά ανά πάσα στιγμή. Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο λογαριασμός σας έχει τα απαραίτητα δικαιώματα για την προσθήκη προτύπων στη συλλογή προτύπων του χώρου εργασίας σας.

Εάν δεν το κάνει, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή του λογαριασμού σας για να βεβαιωθείτε ότι έχετε τα σωστά δικαιώματα προτού προχωρήσετε.

Για να μετατρέψετε ένα έγγραφο των Εγγράφων Google ως πρότυπο χρησιμοποιώντας το Google Workspace:

1. Ανοιξε το Ιστότοπος Εγγράφων Google στο πρόγραμμα περιήγησής σας και συνδεθείτε.
2. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να δείτε το Γκαλερί προτύπων μενού στην επάνω δεξιά γωνία. Εάν δεν μπορείτε, κατευθυνθείτε στην επάνω αριστερή γωνία και επιλέξτε το εικονίδιο μενού > Ρυθμίσεις.
   
3. Βεβαιωθείτε ότι το Εμφάνιση πρόσφατων προτύπων στις αρχικές οθόνες Το πλαίσιο ελέγχου είναι ενεργοποιημένο πριν πατήσετε Εντάξει.
   
4. Μόλις δείτε το μενού, επιλέξτε το Γκαλερί προτύπων εικονίδιο μενού επάνω δεξιά.
   
5. Επιλέξτε τον οργανισμό σας από το μενού με καρτέλες στο επάνω μέρος.
   
6. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Υποβολή προτύπου κουμπί.
   
7. Τύπος Επιλέξτε ένα έγγραφο και επιλέξτε το αρχείο προτύπου σας.
8. Εάν θέλετε να διατηρήσετε το πρωτότυπο έγγραφο, πατήστε το Υποβάλετε ένα αντίγραφο αυτού του αρχείου αντί για το πρωτότυπο ολισθητής.
9. Πληκτρολογήστε ένα προσαρμοσμένο όνομα για το πρότυπο στο Τίτλος κουτί.
10. Επιλέξτε μια κατάλληλη κατηγορία για το πρότυπό σας από το Κατηγορία αναπτυσσόμενο μενού (π.χ. Γράμματα για ένα πρότυπο επιστολής).
11. Τύπος υποβάλλουν για να προσθέσετε το πρότυπο στον χώρο εργασίας σας.
    
12. Μόλις πατήσεις υποβάλλουν, το έγγραφο θα προστεθεί στη συλλογή σας. Μπορείτε να το επιλέξετε πατώντας το εικονίδιο κάρτα για το πρότυπο—θα ανοίξει ένα νέο έγγραφο για να το χρησιμοποιήσετε.
    

Χρήση εγγράφου Google Docs ως πρότυπο με τυπικό λογαριασμό Google

Εάν δεν έχετε λογαριασμό Google Workspace, δεν μπορείτε να προσθέσετε το έγγραφο στη συλλογή προτύπων. Αντίθετα, θα πρέπει να διατηρήσετε το έγγραφο αχρησιμοποίητο και να δημιουργήσετε ένα αντίγραφό του κάθε φορά που θέλετε να το χρησιμοποιήσετε. Για να χρησιμοποιήσετε ένα έγγραφο των Εγγράφων Google ως πρότυπο χρησιμοποιώντας έναν κανονικό λογαριασμό Google:

1. Ανοιξε το Ιστότοπος Google Drive και συνδεθείτε.
2. Εντοπίστε το έγγραφό σας και επιλέξτε το.
3. Κάντε δεξί κλικ στο έγγραφο (ή πατήστε το τρεις τελείες εικονίδιο μενού) και επιλέξτε Κάνε ένα αντίγραφο.
   
4. Το έγγραφο θα δημιουργηθεί με το όνομα Αντίγραφο από ακολουθούμενο από το αρχικό όνομα του εγγράφου. Εντοπίστε το αρχείο, κάντε δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε Μετονομάζω να το μετονομάσετε.
   
5. Διαφορετικά, για να αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε, κάντε διπλό κλικ στο αρχείο ή κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Ανοιγμα με > Έγγραφα Google για να ξεκινήσετε την επεξεργασία του.
   

Χρήση των Εγγράφων Google

Χάρη στα παραπάνω βήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα πρότυπα στα Έγγραφα Google. Αυτό θα σας επιτρέψει να εξοικονομήσετε χρόνο και να δημιουργήσετε έγγραφα με κοινό στυλ με ευκολία.

Θέλετε να εμπλουτίσετε τα έγγραφά σας; Εγκαταλείψτε τους τοίχους του κειμένου και εισαγάγετε βίντεο στο έγγραφό σας στα Έγγραφα Google αντι αυτου.