Τι είναι τα αρχεία PST του Outlook και γιατί να τα χρησιμοποιείτε… ή όχι;

Εξηγητής

ΜεSteve Krause

Τελευταία ενημέρωση στις27 Οκτωβρίου 2021

Σχεδόν όλοι με τους οποίους μιλάω στη δουλειά παραπονιούνται για το μέγεθος του εταιρικού λογαριασμού email τους. Κανονικά δεν είναι πρόβλημα (αλλά οι άνθρωποι εξακολουθούν να παραπονιούνται) επειδή όταν ένα γραμματοκιβώτιο πλησιάζει το όριό του, τα περισσότερα Οι διακομιστές email (όπως το Microsoft Exchange) θα προειδοποιήσουν τον χρήστη ώστε να μπορέσει να καθαρίσει το γραμματοκιβώτιο πριν από το υπηρέτης επιβάλλει περιορίζει το μέγεθός τους περιορίζοντας την αποστολή/λήψη από τον διακομιστή.

Τώρα, όλα αυτά είναι Ωραία και Ωραία ΜΕΧΡΙ… να πάτε διακοπές για λίγες μέρες, αυτές οι προειδοποιήσεις μεγέθους email έρχονται και φεύγουν και μετά μπαμ! Το γραμματοκιβώτιό σας είναι γεμάτο και δεν μπορείτε πλέον να στείλετε/λάβετε το email από το κινητό σας ή ακόμα και από το OWA (Outlook Web Access). Έχω λάβει την κλήση εκατομμύριο φορές. Το iPhone μου δεν μπορεί να στείλει email, βοήθεια!

• Λοιπόν, τι να κάνουμε;
• Υπάρχει λύση σε αυτά τα γραμματοκιβώτια ανεπαρκούς μεγέθους;
• Τι πρέπει να κάνω πριν πάω διακοπές;

Τώρα σας παρουσιάζω το περιβόητο (σύμφωνα με το IT) Αρχείο PST του Outlook.

Τι είναι τα αρχεία .PST του Outlook;

• Τα αρχεία δεδομένων του Outlook ή τα αρχεία Microsoft Outlook .PST (όπως είναι πιο γνωστά) μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας Microsoft Outlook για να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα από τον λογαριασμό γραμματοκιβωτίου διακομιστή σας στο τοπικό σας Η/Υ. Ουσιαστικά, είναι ένα τοπικό αρχείο Αρχειοθέτησης ή Αποθήκευσης που δημιουργείτε για την αποθήκευση email και συνημμένων στο σκληρό δίσκο, τη μονάδα USB ή το κοινόχρηστο διακομιστή του υπολογιστή σας (ανάλογα με το πού το δημιουργείτε και το αποθηκεύετε).

Πόσο μπορείτε να αποθηκεύσετε σε αρχεία .PST του Outlook;

• Πριν από το Outlook 2003/2007, τα αρχεία .PST μπορούσαν να αποθηκεύσουν μόνο 2 Gigabyte email και συνημμένα. Με το Outlook 2003 και το Outlook 2007, η μορφή άλλαξε επιτρέποντας στα αρχεία .PST να αυξηθούν όπως απαιτείται σε μέγεθος άνω των 20 Gigabyte, εκτός εάν το προεπιλεγμένο η διαμόρφωση τροποποιείται.
• Ειλικρινά, μην τους αφήσετε να πάρουν 20 Gigs. Είναι ένα πολύ καλύτερη ιδέα να διατηρήσετε τα αρχεία σας .PST όχι μεγαλύτερα από μερικές συναυλίες. Εάν χρειάζεστε περισσότερο χώρο αποθήκευσης, τότε δημιουργήστε ένα νέο αρχείο .PST αντί να δημιουργήσετε τεράστιος Αρχεία .PST. Όσο μεγαλύτερα είναι τα αρχεία .PST τόσο μεγαλύτερες είναι οι πιθανότητες καταστροφής και απώλειας δεδομένων (και τόσο πιο δύσκολο θα είναι να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των κακών παιδιών.) Μπορείτε να επισυνάψετε τόσα .PST αρχεία στο Outlook Client σας όπως χρειάζεστε, γι' αυτό απλώς διαχωρίστε το email σας λογικά σε πολλά αρχεία .PST, εάν χρειάζεται να αποθηκεύσετε περισσότερα από μερικά GIG παλιών ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.
• ΣΥΜΒΟΥΛΗ – Εάν χρησιμοποιείτε αρχεία .PST για αρχειοθέτηση παλαιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπιέστε τα αφού αντιγράψετε όλα τα παλιά δεδομένα σε αυτά. Το email είναι συνήθως μόνο κείμενο, οπότε συμπιέζεται ΠΟΛΥ όμορφα.

Πώς μπορώ να δημιουργήσω αρχεία .PST του Outlook;

• Είναι ΕΥΚΟΛΟ, εδώ είναι μερικοί οδηγοί για Outlook 2007, 2013, και 2016.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε/δημιουργήσετε αρχεία .PST; Οφέλη;

Μέγεθος γραμματοκιβωτίου

• Θυμάστε την πρώτη παράγραφο αυτού του άρθρου; Οι περισσότεροι διαχειριστές email περιορίζουν το μέγεθος των εταιρικών γραμματοκιβωτίων. Όσο μεγαλύτερο είναι το γραμματοκιβώτιο, τόσο περισσότερο χώρο στο δίσκο χρειάζονται, τόσο περισσότερο χρειάζονται αντίγραφα ασφαλείας ΚΑΙ τόσο περισσότερο χρόνο χρειάζονται για να πραγματοποιήσουν αυτά τα αντίγραφα ασφαλείας.
• Εάν είστε packrat email (όπως εγώ), ένα γραμματοκιβώτιο 200 Megabyte απλά δεν θα το κόψει. Εκεί μπαίνουν τα αρχεία .PST. Απλώς δημιουργήστε ένα αρχείο .PST και σύρετε και αποθέστε το email σας σε αυτό. Λειτουργούν ακριβώς όπως ένας κανονικός φάκελος γραμματοκιβωτίου στο Outlook. Σύρετε και αποθέστε. Είναι απλό! Δικαστήριο>.
• Οι πιο πρόσφατες εκδόσεις της Αναζήτησης Windows ευρετηριάζουν το γραμματοκιβώτιό σας ΚΑΙ όλα τα τοπικά αρχεία .PST (με δυνατότητα διαμόρφωσης) που επιτρέπουν σχεδόν άμεση πρόσβαση σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω των λειτουργιών αναζήτησης που είναι ενσωματωμένες στη Microsoft Αποψη.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και αποκατάσταση από καταστροφή

• Εάν δεν έχετε (ή δεν εμπιστεύεστε) έναν διαχειριστή email που δημιουργεί τακτικά αντίγραφα ασφαλείας του διακομιστή email σας, τότε αντιγράφετε το email σας (ναι, δεν χρειάζεται να MOVE mail σε αρχεία .PST, μπορείτε επίσης να το αντιγράψετε) σε ένα τοπικό αρχείο .PST είναι μια γρήγορη και εύκολη μέθοδος για να διασφαλίσετε ότι το email σας είναι ανακτήσιμο σε διακομιστή DR σενάριο.

Φορητότητα

• Τα αρχεία .PST κάνουν το email φορητό. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να μετακινήσετε το email από το ένα γραμματοκιβώτιο στο άλλο. Για παράδειγμα, ίσως αλλάζετε τη δουλειά σας και θέλετε να φέρετε κάποιο παλιό email. Ή ίσως αλλάζετε παρόχους φιλοξενίας. Ή, ίσως θέλετε να αντιγράψετε το προσωπικό και το επαγγελματικό σας email σε ένα αρχείο .PST, να το διατηρήσετε σε μια μικρή μονάδα USB και να το έχετε πάντα μαζί σας. Όπως είπα, τα αρχεία .PST διατηρούν την αλληλογραφία πολύ φορητή. Και ναι, το ίδιο ισχύει και για έναν λογαριασμό GMAIL, αλλά αυτό το άρθρο δεν αφορά το GMAIL :)

Ασφάλεια

• Γνωρίζατε ότι είναι σχεδόν αδύνατο να παρακολουθήσετε/ελέγξετε εάν ο τεχνικός/το τμήμα πληροφορικής σας διαβάζει το email σας; Η μετακίνηση του "Ευαίσθητου" ή του "Εμπιστευτικού" μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το διακομιστή Email / Exchange σε ένα τοπικό αρχείο .PST προσθέτει ένα επίπεδο ασφάλειας.
• Σημείωση: Τα περισσότερα τμήματα πληροφορικής έχουν τη δυνατότητα να συλλάβουν τα αρχεία σας .PST χωρίς να το γνωρίζετε απευθείας από τον σκληρό σας δίσκο στη δουλειά. Εξαιτίας αυτού, η εφαρμογή πρόσθετης ασφάλειας στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας είναι απαραίτητη. Θα γράψω ένα άρθρο για αυτό το θέμα σύντομα, αλλά προς το παρόν, ρίξτε μια ματιά Αυτό άρθρο. Είναι λίγο "GEEKY", οπότε θα το ακολουθήσω σύντομα με ένα άρθρο που εξηγεί μερικές επιλογές για την ασφάλεια των αρχείων .PST.

Ποια είναι τα μειονεκτήματα της χρήσης αρχείων .PST;

Απομακρυσμένη πρόσβαση

• Μόλις η αλληλογραφία είναι μετακόμισε σε ένα αρχείο .PST, δεν θα είναι πλέον διαθέσιμο στον διακομιστή χρησιμοποιώντας εφαρμογές απομακρυσμένης πρόσβασης όπως OWA ή κινητά τηλέφωνα που ΣΥΓΧΡΟΝΟΥΝ με το γραμματοκιβώτιό σας. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο email στα αρχεία .PST, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ένα πλήρες πρόγραμμα-πελάτη Microsoft Outlook. Μια μικρή μονάδα USB μπορεί να βοηθήσει σε αυτές τις περιπτώσεις. Ωστόσο, εξακολουθεί να μην είναι τόσο βολικό όσο να αφήνετε email στον διακομιστή.

Οι άνθρωποι δεν θα σας αρέσουν και είναι πιθανό να χάσετε τη δουλειά σας

• Τα αρχεία .PST με την πάροδο του χρόνου (ανάλογα με τον αριθμό των email που λαμβάνετε/διατηρείτε) μπορεί να καταλαμβάνουν ΠΟΛΥ χώρο στον τοπικό σας υπολογιστή ή σε ένα κοινόχρηστο στοιχείο διακομιστή, ανάλογα με το πού τα αποθηκεύετε. Οι τύποι πληροφορικής μισούν οτιδήποτε τους κάνει να δουλεύουν σε οτιδήποτε, εκτός και αν φτιάχνει το βιογραφικό τους, οπότε η τοποθέτηση πολλών δεδομένων κάπου που θα τους απαιτήσει να αγοράσουν περισσότερο χώρο στο δίσκο τους αναστατώνει.
• Τα εταιρικά νομικά και τα περισσότερα τμήματα διαχείρισης αρχείων δεν αγαπούν τα αρχεία .PST, καθώς σας επιτρέπουν στον τελικό χρήστη να αγνοεί ή να παρακάμπτει εύκολα τις πολιτικές διατήρησης/καταστροφής εταιρικών εγγράφων.
• Οι ομάδες Ασφάλειας Εταιρικών Πληροφοριών δεν αρέσουν επίσης τα αρχεία .PST, επειδή αν τους το ζητήσει ποτέ η Νομική ανάκτηση δεδομένων για αγωγή ή κλήτευση, τα αρχεία .PST μπορούν να εξοργίσουν το κόστος και την προσπάθεια των δεδομένων ανάκτηση.

Απόδοση συστήματος & εγκεφάλου

• Όσο περισσότερα email έχετε, τόσο περισσότερα email πρέπει να παρακολουθείτε και να επεξεργάζεστε τόσο εσείς όσο και ο υπολογιστής σας.
• Επειδή περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα ευρετηριάζονται από την Αναζήτηση των Windows (ή κάποιο άλλο ευρετήριο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου/συστήματος), το ευρετήριό σας θα είναι μεγαλύτερο και οι αναζητήσεις σας θα διαρκέσουν περισσότερο.

Έτσι, ελπίζω, απάντησα σε όλες τις ερωτήσεις σας σχετικά με τα αρχεία Microsoft Outlook .PST και κάλυψα ορισμένα υψηλού επιπέδου υπέρ και κατά. Αλλά σε περίπτωση που έχασα κάτι, μη διστάσετε να αφήσετε ένα σχόλιο ή να δημοσιεύσετε την ερώτησή σας στο δικό μου δικαστήριο.

Πως να

Πώς να βρείτε το κλειδί προϊόντος των Windows 11

Εάν πρέπει να μεταφέρετε τον αριθμό-κλειδί προϊόντος των Windows 11 ή απλά το χρειάζεστε για να κάνετε μια καθαρή εγκατάσταση του λειτουργικού συστήματος,...

Πως να

Πώς να εκκαθαρίσετε την προσωρινή μνήμη, τα cookies και το ιστορικό περιήγησης του Google Chrome

Το Chrome κάνει εξαιρετική δουλειά στην αποθήκευση του ιστορικού περιήγησής σας, της προσωρινής μνήμης και των cookie για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης του προγράμματος περιήγησής σας στο διαδίκτυο. Δικό της πώς να...

Συμφωνίες

Αντιστοίχιση τιμών εντός του καταστήματος: Πώς να λαμβάνετε τιμές στο διαδίκτυο κατά τις αγορές σας στο κατάστημα

Η αγορά στο κατάστημα δεν σημαίνει ότι πρέπει να πληρώσετε υψηλότερες τιμές. Χάρη στις εγγυήσεις αντιστοίχισης τιμών, μπορείτε να λαμβάνετε εκπτώσεις στο διαδίκτυο ενώ κάνετε αγορές σε...