Πώς να μειώσετε το μέγεθος αρχείου Excel

Πως να

ΜεΜπεν Στόκτον

Τελευταία ενημέρωση στις29 Ιουνίου 2022

Υπάρχουν έως 1.048.576 σειρές και 16.384 στήλες στο Excel—αυτά είναι πολλά κελιά για συμπλήρωση.

Το πρόβλημα είναι ότι όσο περισσότερα δεδομένα εισάγετε στο υπολογιστικό φύλλο σας, τόσο μεγαλύτερο είναι το αρχείο. Εάν το αρχείο σας Excel γίνει πολύ μεγάλο, μπορεί να μην είναι πρακτικό να στείλετε εύκολα email σε συναδέλφους ή πελάτες. Μπορεί επίσης να επιβραδύνει στο Excel και να σταματήσει να λειτουργεί σωστά.

Εάν αντιμετωπίζετε αυτό το πρόβλημα, ακολουθούν μερικές αποτελεσματικές συμβουλές για το πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel.

Πώς να μειώσετε το μέγεθος αρχείου στο Excel διαγράφοντας φύλλα εργασίας

Η χρήση πολλών φύλλων εργασίας στο Excel διευκολύνει τη δομή των υπολογιστικών φύλλων σας, αλλά όσο περισσότερα φύλλα εργασίας χρησιμοποιείτε, τόσο μεγαλύτερο θα είναι το μέγεθος του αρχείου σας. Η αφαίρεση των περιττών φύλλων εργασίας μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του μεγέθους του αρχείου.

Για να διαγράψετε φύλλα εργασίας στο Excel:

1. Βεβαιωθείτε ότι το φύλλο που σκοπεύετε να διαγράψετε δεν περιέχει δεδομένα που χρειάζονται ή αναφέρονται από άλλα φύλλα.
2. Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα του φύλλου στο κάτω μέρος της οθόνης.
   
3. Επιλέγω Διαγράφω.
   

Το φύλλο θα διαγραφεί—επαναλάβετε τα βήματα για οποιαδήποτε άλλα φύλλα θέλετε να διαγράψετε.

Εκκαθάριση κρυφής μνήμης συγκεντρωτικού πίνακα

Συγκεντρωτικοί πίνακες στο Excel είναι ένας πολύ καλός τρόπος ανάλυσης των δεδομένων σας, αλλά μπορεί να έχουν σημαντικό αντίκτυπο στο μέγεθος των αρχείων σας Excel. Αυτό συμβαίνει επειδή, από προεπιλογή, το Excel θα αποθηκεύσει την προσωρινή μνήμη προέλευσης δεδομένων του πίνακα περιστροφής μαζί με το αρχείο σας. Ωστόσο, είναι δυνατή η αλλαγή αυτής της ρύθμισης και η ανανέωση της προσωρινής μνήμης δεδομένων όταν ανοίξει το υπολογιστικό φύλλο.

Για να σταματήσετε την αποθήκευση της συγκεντρωτικής προσωρινής μνήμης στο Excel:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί του συγκεντρωτικού πίνακα.
2. Ανοιξε το Ανάλυση Συγκεντρωτικού Πίνακα μενού.
   
3. Επιλέγω Επιλογές.
   
4. Επίλεξε το Δεδομένα αυτί.
   
5. Βεβαιωθείτε ότι Αποθήκευση δεδομένων πηγής με αρχείο είναι μη επιλεγμένο.
   
6. Κάντε κλικ Εντάξει για να επιβεβαιώσετε.

Αποθηκεύστε τους τύπους ως τιμές

Τύποι Excel σας επιτρέπει να κάνετε σχεδόν οτιδήποτε θέλετε στο Excel χρησιμοποιώντας τις ενσωματωμένες λειτουργίες. Ωστόσο, οι τύποι καταλαμβάνουν περισσότερο χώρο από τις τιμές, οπότε αν έχετε πολλούς τύπους υπολογιστικό φύλλο που έχουν ήδη υπολογιστεί, ίσως θελήσετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο μετατροπής αυτών των τύπων στις αξίες.

Για να αποθηκεύσετε έναν τύπο ως τιμή στο Excel:

1. Επιλέξτε τον τύπο που περιέχει τον τύπο σας.
2. Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl+C σε Windows ή Cmd+C σε Mac για να αντιγράψετε το κελί. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ πάνω του και να επιλέξετε αντίγραφο.
   
3. Κάντε δεξί κλικ στο κελί και επιλέξτε Ειδική επικόλληση > Αξίες.
   

Ο τύπος σας θα αντικατασταθεί με την τιμή του αποτελέσματός του.

Αφαίρεση ή συμπίεση εικόνων

Οι εικόνες δεν είναι κάτι που χρησιμοποιείται συνήθως σε υπολογιστικά φύλλα του Excel, αλλά αν έχετε χρησιμοποιήσει κάποιες στο έγγραφό σας, τότε αυτές θα αυξήσουν το μέγεθος του αρχείου σας. Μπορείτε είτε να αφαιρέσετε αυτές τις εικόνες είτε να τις συμπιέσετε.

Για να συμπιέσετε μια εικόνα στο Excel:

1. Επιλέξτε την εικόνα στο υπολογιστικό φύλλο σας.
2. ο Μορφή εικόνας Η καρτέλα θα εμφανιστεί στην κορδέλα—επιλέξτε αυτό το μενού.
   
3. Πάτα το Συμπίεση εικόνων εικόνισμα.
   
4. Επιλέξτε μια ανάλυση—όσο χαμηλότερη είναι η ανάλυση, τόσο μικρότερο θα είναι το μέγεθος του αρχείου σας Excel.
   
5. Βεβαιωθείτε ότι Διαγραφή περικομμένων περιοχών εικόνων επιλέγεται.
   
6. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε την ίδια συμπίεση σε όλες τις φωτογραφίες σας, βεβαιωθείτε ότι το Εφαρμογή μόνο σε αυτήν την εικόνα Το πλαίσιο ελέγχου δεν είναι επιλεγμένο.
   
7. Κάντε κλικ Εντάξει για να συμπιέσετε τις φωτογραφίες σας.

Μειώστε το μέγεθος αρχείου Excel με αποθήκευση σε μορφή XLSB

Ένας άλλος τρόπος για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel είναι να το αποθηκεύσετε σε δυαδική μορφή. Η προεπιλεγμένη μορφή είναι XML, η οποία λειτουργεί καλύτερα με άλλες εφαρμογές, αλλά αν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε μόνο το αρχείο σας στο Excel, τότε η αποθήκευση του ως αρχείο .XLSB μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του μεγέθους του αρχείου.

Για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο Excel σε μορφή .XLSB:

1. Τύπος Αρχείο > Αποθήκευση ως.
2. Επιλέξτε μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο σας.
3. Από τη λίστα με τις μορφές αρχείων, επιλέξτε Δυαδικό βιβλίο εργασίας του Excel.
   
4. Τύπος Αποθηκεύσετε για να επιβεβαιώσετε.

Επίλυση προβλημάτων του Excel

Εάν αναρωτιέστε πώς να μειώσετε το μέγεθος αρχείου Excel, μπορείτε συνήθως να επιλύσετε το πρόβλημα ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα.

Το Excel είναι μια ισχυρή εφαρμογή, αλλά όταν τα πράγματα πάνε στραβά, μπορεί να είναι απογοητευτικό να διορθωθεί. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα, μπορεί να θέλετε να δοκιμάσετε και να σταματήσει η κατάρρευση του Excel. Εάν λαμβάνετε ειδοποιήσεις για κυκλικά σφάλματα αναφοράς, το Excel μπορεί να σας βοηθήσει να τα εντοπίσετε.

Πως να

Πώς να βρείτε το κλειδί προϊόντος των Windows 11

Εάν πρέπει να μεταφέρετε τον αριθμό-κλειδί προϊόντος των Windows 11 ή απλά το χρειάζεστε για να κάνετε μια καθαρή εγκατάσταση του λειτουργικού συστήματος,...

Πως να

Πώς να εκκαθαρίσετε την προσωρινή μνήμη, τα cookies και το ιστορικό περιήγησης του Google Chrome

Το Chrome κάνει εξαιρετική δουλειά στην αποθήκευση του ιστορικού περιήγησής σας, της προσωρινής μνήμης και των cookie για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης του προγράμματος περιήγησής σας στο διαδίκτυο. Δικό της πώς να...

Συμφωνίες

Αντιστοίχιση τιμών εντός του καταστήματος: Πώς να λαμβάνετε τιμές στο διαδίκτυο κατά τις αγορές σας στο κατάστημα

Η αγορά στο κατάστημα δεν σημαίνει ότι πρέπει να πληρώσετε υψηλότερες τιμές. Χάρη στις εγγυήσεις αντιστοίχισης τιμών, μπορείτε να λαμβάνετε εκπτώσεις στο διαδίκτυο ενώ κάνετε αγορές σε...

Πως να

Πώς να κάνετε δώρο μια συνδρομή Disney Plus με μια ψηφιακή δωροκάρτα

Εάν απολαμβάνετε το Disney Plus και θέλετε να το μοιραστείτε με άλλους, δείτε πώς μπορείτε να αγοράσετε μια συνδρομή Disney+ Gift για...