Συμβουλές και τεχνάσματα για να κάνετε την παρουσίαση του PowerPoint να ξεχωρίζει

Με την εισαγωγή του Microsoft Office 2013, το PowerPoint έχει βελτιωθεί σημαντικά και συνδέεται με πολλές χρήσιμες και οικονομικές online υπηρεσίες. Αλλά όταν πρόκειται για τη δημιουργία μιας καλής παρουσίασης, δεν είναι μόνο το λογισμικό και τα χαρακτηριστικά - είναι για όλα αυτά τα μικρά πράγματα που συσσωρεύονται και κάνουν μια πραγματικά καλή εντύπωση.

Επιλέγοντας τη σωστή αναλογία όψεων για το PowerPoint σας

Ένα ελάχιστα χαρακτηριστικό χαρακτηριστικό του PowerPoint 2013 είναι ότι προσαρμόζει αυτόματα την αναλογία διαστάσεων της παρουσίασης σας με βάση την τρέχουσα ανάλυση οθόνης. Ενώ αυτό είναι καλό σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι καλύτερο να σκεφτείτε πού θα παρουσιάσετε και σε τι είδους οθόνη θα σας παρασχεθεί. Τα βασικά πρότυπα είναι τώρα 4: 3, 16: 9 και 16:10, με το 4: 3 να είναι το πιο συνηθισμένο.

Το παραπάνω είναι μια σύγκριση δίπλα-δίπλα ενός αναλογικού λόγου εμφάνισης και ενός σωστού λόγου εμφάνισης. Ενώ η διαφορά μπορεί να μην φαίνεται ότι το παιχνίδι αλλάζει σε μερικούς, σας εξασφαλίζω ότι είστε καλύτερα χωρίς τον ενοχλητικό αχρησιμοποίητο λευκό χώρο στο πλάι της οθόνης. Η συμπλήρωση ολόκληρης της οθόνης επιτρέπει στους θεατές σας να βυθιστούν πραγματικά στο περιεχόμενο που παρουσιάζετε. Λάβετε επαφή με τους ανθρώπους που θα σας δώσουν την οθόνη παρουσίασης και θα τους ρωτήσετε σχετικά με τον λόγο διαστάσεων.

Στη συνέχεια, μπορείτε να επεξεργαστείτε εύκολα τις ρυθμίσεις αναλογίας διαστάσεων κάνοντας τα εξής:

Για το PowerPoint 2007/2010: Μεταβείτε στην καρτέλα Σχεδίαση και επιλέξτε Ρύθμιση σελίδας

Για το PowerPoint 2013: Μεταβείτε στην καρτέλα Σχεδίαση και επιλέξτε Μέγεθος διαφάνειας> Προσαρμοσμένο μέγεθος διαφάνειας (ή απλά επιλέξτε μεταξύ 4: 3 και 16: 9).

Η νέα έκδοση του PowerPoint έχει επίσης ένα νέο χαρακτηριστικό, όπου αν αλλάζετε από μεγαλύτερο λόγο αναλογίας σε μικρότερο μπορεί να επιλέξει αν θέλετε να μεγιστοποιήσετε το περιεχόμενό σας ή βεβαιωθείτε ότι θα ταιριάζει μέσα στο χώρο που θα το επιτρέψετε χρήση. Σας συνιστώ την επιλογή Ensure Fit, καθώς είναι πάντα καλύτερο να αλλάξετε το μέγεθος του περιεχομένου σας με το χέρι και να το γεμίσετε με τον τρόπο που θέλετε.

Εύρεση του προτύπου που ταιριάζει καλύτερα

Όπως ανέφερα στην αρχή του άρθρου, αν θέλετε να δημιουργήσετε μια καλή παρουσίαση, πρέπει να δώσετε προσοχή ακόμα και στις ελάχιστες λεπτομέρειες. Αυτό περιλαμβάνει το πρότυπο που πρόκειται να χρησιμοποιήσετε και το φόντο για κάθε μία από τις διαφάνειες σας.

Το PowerPoint 2013 έχει μια νέα οθόνη εκκίνησης που σας επιτρέπει να τραβήξετε αμέσως ένα πρότυπο από το δίχτυ, καθώς και εύκολα να αναζητήσετε και να φιλτράρετε τα πρότυπα με ευκολία.

Εδώ είναι ένα καλό παράδειγμα για το πόσο ωραία είναι η αναζήτηση του προτύπου στο PowerPoint. Βρήκα τρία υπέροχα πρότυπα για λιγότερο από 20 δευτερόλεπτα.

Εάν βρίσκεστε σε μια παλαιότερη έκδοση του Office ή απλά δεν μπορείτε να βρείτε αυτό που ψάχνετε, είναι επίσης καλή ιδέα να δημιουργήσετε το δικό σας υπόβαθρο. Δημιουργήστε, χρησιμοποιήστε κάθε εργαλείο επεξεργασίας εικόνων που μπορείτε να σκεφτείτε, προσπαθήστε να δοκιμάσετε διαφορετικά τεχνικές φωτογραφίας και τεχνάσματα, και αν θέλετε πραγματικά να πάρετε τα πράγματα στο επόμενο επίπεδο, εμπνευστείτε και κάντε κάποια επεξεργασία hardcore στο Photoshop.

Εδώ είναι ένα πολύ καλό παράδειγμα που μπορεί να σας εμπνεύσει για να δημιουργήσετε το δικό σας υπόβαθρο και να κάνετε την παρουσίασή σας ακόμη πιο μοναδική:

Λιγότερο κείμενο, περισσότερα οπτικά

Αυτό είναι ίσως μια από τις πιο πολύτιμες συμβουλές που μπορώ να σας δώσω. Αφήστε το κείμενο στην άκρη. Αν υπάρχει ακόμη και το ελάχιστο κομμάτι "υπολογιστικής geekness" μέσα σας, τότε σίγουρα γνωρίζετε ότι ένα καλό UI χρειάζεται πολλά οπτικά στοιχεία για να κάνει μια πιο ευχάριστη εμπειρία. Λοιπόν, πρόκειται για την ίδια αντιμετώπιση των παρουσιάσεων και αν χρησιμοποιείτε οπτικά στοιχεία και κινούμενα σχέδια για να εξηγήσετε την ομιλία σας και τις ιδέες σας, τότε το κοινό είναι πιο πιθανό να καταλάβει το πραγματικό νόημα πίσω από το τι είσαι ρητό.

Το PowerPoint 2013 έχει μερικά προνόμια πάνω από το PowerPoint 2010 εδώ, αλλά παρ 'όλα αυτά αν θέλετε πραγματικά να πάρετε πράγματα που έγιναν, ακόμα και η παλαιότερη έκδοση του PowerPoint δεν μπορεί να σας εμποδίσει να το κάνετε αυτό (αν είστε αρκετά φιλόδοξοι, ποιοι είναι).

Ακολουθεί ένα γρήγορο παράδειγμα για να κατανοήσετε καλύτερα τι εννοώ:

Τα σωστά εφέ στη σωστή ώρα

Προσωπικά δεν είμαι τόσο ένας fan Apple, αλλά πρέπει να παραδεχτώ ότι οι βασικές παρουσιάσεις τους είναι απλά εκπληκτικές. Το στυλ που παρουσιάζουν και τα αποτελέσματα που χρησιμοποιούν σίγουρα παίζουν μεγάλο ρόλο στην επιτυχία τους.

Η πιο βασική συμβουλή που μπορώ να σας δώσω εδώ είναι να έχετε εξίσου δυναμικές μεταβάσεις και εφέ σε όλη την παρουσίαση και να προσθέσετε πιο δραματικές και επικές επιδράσεις μόνο σε πιο σημαντικές διαφάνειες. Εδώ είναι μια γρήγορη σύγκριση μεταξύ ενός μάλλον περιστασιακό αποτέλεσμα και ένα δραματικό:

Επισημάνετε τα σημαντικά

Ένας καλός παρουσιαστής δίνει έμφαση στα πιο σημαντικά μέρη της παρουσίασής του όχι μόνο με τις σωστές μεταβάσεις και εφέ, αλλά και με σύντομες παύσεις και σχολιασμούς που μπορούν να επιτρέψουν στο κοινό να αφομοιώσει πλήρως το πληροφορίες.

Υπάρχουν πολλές διαφορετικές μέθοδοι για έμφαση στις παρουσιάσεις. Το δικό μου αγαπημένο είναι η προσθήκη έμφασης animation. Όταν ζωντανεύετε τα ξεχωριστά στοιχεία σε μια διαφάνεια, ίσως έχετε παρατηρήσει ότι εκτός από τα κινούμενα σχέδια εισόδου και εξόδου, υπάρχουν επίσης μερικές επισημανθείσες "έμφαση". Για να προσθέσετε ένα από αυτά τα εφέ, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το στοιχείο από τη διαφάνεια και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα Κινούμενες εικόνες> Προσθήκη κινούμενων εικόνων> Περισσότερα εφέ έμφασης.

Υπάρχουν πολλά διαφορετικά εφέ που μπορείτε να επιλέξετε, τα περισσότερα από τα οποία μπορείτε να προσαρμόσετε περαιτέρω με τη βοήθεια του παραθύρου κινούμενων εικόνων (Καρτέλα κινούμενων εικόνων> Παράθυρο κινούμενων εικόνων). Από εκεί μπορείτε να διαμορφώσετε μεμονωμένα τις επιλογές κάθε εφέ.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα αυτού που μπορείτε εύκολα να επιτύχετε με την έμφαση animation που ονομάζεται "Grow With Color" και μια απλή διαδρομή κίνησης:

Ένας από τους άλλους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να δώσετε έμφαση σε κάτι είναι να επισημάνετε σημαντικούς τομείς κατά την παρουσίαση. Κατά την προβολή διαφανειών παρουσίασης PowerPoint, ίσως έχετε παρατηρήσει το μικρό μενού που εμφανίζεται στην κάτω αριστερή πλευρά της οθόνης. Περιέχει διάφορες διαφορετικές επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε να αναπτύξετε περαιτέρω την παρουσίασή σας. Παρατηρήστε το μικρό εικονίδιο σήμανσης (φαίνεται παρακάτω - εικονίδιο σήμανσης στο Office 2010 και το 2013):

Με τα εργαλεία επισήμανσης (δείκτης λέιζερ, στυλό και επισήμανση) μπορείτε εύκολα να εστιάσετε την προσοχή του κοινού σε αυτό που πρέπει να δείτε. Ακολουθεί ένα παράδειγμα με το δείκτη λέιζερ:

Μπορείτε επίσης να εργαστείτε με τα εργαλεία επισήμανσης αν χρησιμοποιείτε λειτουργία παρουσίασης στο PowerPoint. Είναι ένα εξαιρετικό χαρακτηριστικό που σας επιτρέπει να διαβάσετε τις σημειώσεις σας, να δείτε τι είναι μπροστά, να κρατήσετε χρόνο και πολλά άλλα. Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία παρουσίασης, χρειάζεστε έναν προβολέα και μία οθόνη. Ο προβολέας δείχνει στο κοινό μόνο την παρουσίαση, ενώ διατηρείτε τον πλήρη έλεγχο όλων των στοιχείων της οθόνης που βλέπετε μόνο εσείς.

Με άλλα λόγια (ή εικόνες), εδώ βλέπει το κοινό:

Εδώ μπορείτε να δείτε:

Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, μεταβείτε στην καρτέλα Slide Show και ελέγξτε την επιλογή "Χρήση προβολής προβολής".

Μια άλλη καλή συμβουλή που μπορώ να προσθέσω είναι να ρίξω μια ματιά στους ασύρματους ελεγκτές παρουσίασης. Η Logitech έχει μερικές μεγάλες επιλογές και η Microsoft έχει ακόμη ένα ποντίκι με ενσωματωμένα στοιχεία ελέγχου. Ορίστε έναν προϋπολογισμό, εξετάστε τις επιλογές και αγοράστε κάτι που ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Δεν είναι μόνο η Παρουσίαση του PowerPoint, είναι ΕΣΑΣ!

Όσο περίεργο μπορεί να ακούγεται, η τελική συμβουλή που μπορώ να σας δώσω είναι να μην το παρακάνετε. Αυτό δεν είναι μια συμβουλή σχετικά με το πόσες λειτουργίες χρησιμοποιείτε ή ποια έκδοση του PowerPoint χρησιμοποιείτε και ούτω καθεξής. Είναι απλά μια συμβουλή που σας υπενθυμίζει ότι, όσο καλά κάνετε τα πράγματα στο PowerPoint, το κλειδί για την αληθινή επιτυχία είναι να είστε ένας επιτυχημένος παρουσιαστής. Καταβάλλετε την κατάλληλη προσοχή στο πραγματικό περιεχόμενό σας στην οθόνη, αλλά βεβαιωθείτε ότι αφήνετε επίσης αρκετό χρόνο να εργάζεστε πραγματικά με τον τρόπο που επικοινωνείτε με το κοινό, το λεξιλόγιο που χρησιμοποιείτε και τον παράγοντα "wow" του

Εδώ είναι μερικά πράγματα που είναι σημαντικό να θυμόμαστε:

• Να είστε ήρεμοι και να ενεργείτε φυσικά.
• Μιλήστε θετικά, αλλά προσπαθήστε να μην φαίνεται υπερβολική.
• Κάνε σύντομες χειρονομίες με τα χέρια σου, αλλά μην το παρακάνεις.
• Δοκιμάστε να μην έχετε τις σημειώσεις σας πλήρως αποθηκευμένες. Οι παρουσιάσεις με γραφή είναι πέρα ​​από τη βαρετή - απλώς αυτοσχεδιάζετε εν κινήσει και κρατάτε τη συζήτηση να ρέει φυσικά.
• Διατηρήστε επαφή με το κοινό.
• Συμπεριλάβετε το κοινό σας στη συνομιλία. Δώστε ερωτήσεις, κάνετε τους ανθρώπους να σηκώνουν τα χέρια τους και να έχουν σύντομες συνομιλίες με μεμονωμένους ανθρώπους. Κάντε όλους να αισθάνονται εμπλακεί σε ολόκληρη την παρουσίαση.
• Κρατήστε τους ανθρώπους τόσο επικεντρωμένους τόσο σε εσάς όσο και σε αυτό που εμφανίζεται στην οθόνη.
• Μην βιάζεστε, αλλά μην είστε πολύ αργός. Βρείτε την τέλεια ισορροπία ταχύτητας και ακρίβειας και πρακτική που παρουσιάζει σε ένα φανταστικό κοινό.
• Ρίξτε σε ένα αστείο ή δύο, αλλά το κάνετε μόνο εάν το κοινό φαίνεται να εγκρίνει τον τρόπο που παρουσιάζετε και αρχίζετε να αισθάνεστε πιο κοντά σε αυτούς. Ένα γρήγορο αστείο είναι μια μεγάλη μέθοδος για να κρατάτε την προσοχή όλων και να διαφωτίζετε την ατμόσφαιρα.

Εάν ακολουθήσετε αυτές τις συμβουλές και αντιμετωπίζετε τις παρουσιάσεις σαν πολύ σοβαρά γεγονότα, σας διαβεβαιώνω ότι η επόμενη παρουσίασή σας θα είναι αυτή που το κοινό σας δεν θα ξεχάσει ποτέ!