Πώς να χρησιμοποιήσετε φίλτρα στο Microsoft Excel για να βρείτε ταχύτερα δεδομένα

Πως να

ΜεSandy Writtenhouse

Τελευταία ενημέρωση στις13 Ιανουαρίου 2021

Microsoft Excel είναι μια εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων με πλήρεις δυνατότητες με χρήσιμες λειτουργίες για να διευκολύνεται το έργο της ανάλυσης δεδομένων. Μπορείς δημιουργήστε έναν συγκεντρωτικό πίνακα για να βρείτε τάσεις δεδομένων και φτιάξτε ένα γράφημα πίτας για οπτική ανάλυση συνόλων δεδομένων.

Τι γίνεται όμως αν χρειάζεστε απλώς έναν απλό τρόπο για να εντοπίσετε συγκεκριμένα δεδομένα; Τα φίλτρα στο Excel σάς προσφέρουν εύκολους τρόπους για να βρείτε τα δεδομένα που θέλετε. Ιδιαίτερα χρήσιμο σε υπολογιστικά φύλλα μεγάλου μεγέθους, τα φίλτρα μπορούν να εφαρμοστούν γρήγορα και εξίσου εύκολα να αφαιρεθούν όταν τελειώσετε με αυτά.

Δεδομένα για φίλτρα στο Excel

Τα φίλτρα στο Excel ισχύουν για στήλες. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα φίλτρο εάν δεν συμπεριλάβετε ολόκληρη τη στήλη. Απλώς σημειώστε ότι με οποιοδήποτε σύνολο δεδομένων επιλέγετε. το φίλτρο θα τοποθετηθεί στις κορυφές των στηλών για τα επιλεγμένα κελιά. Εδώ είναι ένα οπτικό παράδειγμα.

Μπορείτε να δείτε μόνο ένα υποσύνολο επιλεγμένων δεδομένων (D9: F13). Όταν εφαρμόζεται το φίλτρο, οι ενδείξεις φίλτρου (βέλη) βρίσκονται στην κορυφή των στηλών μέσα σε αυτό το σύνολο δεδομένων. Και τα μόνα διαθέσιμα δεδομένα για φιλτράρισμα βρίσκονται στα κελιά από κάτω.

Επίσης, μπορείτε να εφαρμόσετε φίλτρα μόνο σε παρακείμενα κελιά - ένα εύρος κελιών. Εάν προσπαθήσετε να επιλέξετε πολλά εύρη κελιών, θα λάβετε ένα σφάλμα.

Ενεργοποιήστε το φίλτρο

Εάν είστε έτοιμοι να εφαρμόσετε ένα φίλτρο, επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε έχοντας υπόψη τα παραπάνω σημεία. Απλώς σύρετε το εύρος κελιών. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Δεδομένα και πατήστε το Φίλτρο κουμπί στην κορδέλα.

Θα δείτε αμέσως τα βέλη φίλτρου στις επιλεγμένες στήλες. Μόλις εφαρμόσετε πραγματικά ένα φίλτρο, θα παρατηρήσετε μια μικρή εικόνα φίλτρου δίπλα στην ένδειξη για την αντίστοιχη στήλη. Έτσι, εάν ξεχάσετε ότι έχετε εφαρμόσει ένα φίλτρο ή δεν θυμάστε πού το έχετε ορίσει, αυτό είναι το σήμα σας.

Εφαρμόστε ένα φίλτρο στο Excel

Το επόμενο βήμα στη διαδικασία είναι να εφαρμόσετε ένα φίλτρο. Εάν θέλετε πραγματικά να περιορίσετε τα δεδομένα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερα από ένα φίλτρα στο σύνολο δεδομένων, που σημαίνει σε περισσότερες από μία στήλες. Για τους σκοπούς αυτού του τρόπου, θα διατηρήσουμε ένα φίλτρο.

Επιλέξτε το βέλος δίπλα στη στήλη που θέλετε να φιλτράρετε. Στο αναδυόμενο παράθυρο, θα παρατηρήσετε ότι έχετε επιλογές ταξινόμησης στο επάνω μέρος. Λάβετε λοιπόν υπόψη αυτό και αν θέλετε να αλλάξετε τη σειρά των δεδομένων σας.

Μπορείτε να φιλτράρετε κατά χρώμα, κατάσταση ή τιμή. Ας δούμε ένα παράδειγμα καθενός.

Φιλτράρισμα ανά χρώμα

Εάν χρησιμοποιείτε μια δυνατότητα όπως μορφοποίηση υπό όρους στο Excel, ένα φίλτρο χρώματος είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο. Και μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε το χρώμα ενός κελιού ή του κειμένου.

Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε επισημάνει κελιά στο φύλλο μας και θέλουμε να τα συγκεντρώσουμε όλα για να αναλύσουμε τα δεδομένα.

1. Επίλεξε το βέλος φίλτρου για τη στήλη.
2. Μετακινήστε τον κέρσορα στο Φιλτράρισμα ανά χρώμα.
3. Επιλέξτε το φίλτρο χρώματος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο αναδυόμενο μενού. Το Excel είναι αρκετά έξυπνο για να γνωρίζει πότε έχετε χρώματα κελιού ή κειμένου στα δεδομένα που φιλτράρετε.
4. Κάντε κλικ Εντάξει.

Φιλτράρισμα κατά συνθήκη

Ακριβώς όπως το Excel γνωρίζει πότε χρησιμοποιείτε χρώματα, γνωρίζει τους τύπους δεδομένων στο σύνολο σας. Έτσι μπορείτε να φιλτράρετε κατά συνθήκη για αριθμούς, κείμενο ή ημερομηνίες. Και το ένα από αυτά τα τρία που εμφανίζεται στο μενού αντιστοιχεί στον τύπο δεδομένων και στις επιλογές συνθηκών.

Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε αριθμούς (νόμισμα) που θέλουμε να φιλτράρουμε για πιο προσεκτική ματιά.

1. Επίλεξε το βέλος φίλτρου για τη στήλη.
2. Μετακινήστε τον κέρσορα στο ΑριθμοίΦίλτρα (ή, φίλτρα ημερομηνίας ή φίλτρα κειμένου ανάλογα με τον τύπο δεδομένων σας).
3. Επιλέξτε το κατάσταση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο αναδυόμενο μενού. Για τους αριθμούς έχετε επιλογές όπως Equals, Greater Than και Above Average.
4. Ανάλογα με την κατάσταση που επιλέγετε στο Βήμα 3, ενδέχεται να δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο για να εισαγάγετε πρόσθετες λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Φίλτρο αριθμών και επιλέξετε Ίσο ως συνθήκη, θα εισαγάγετε την τιμή "ισούται με" στο παράθυρο.
5. Κάντε κλικ Εντάξει.

Φιλτράρισμα κατά τιμή

Ένα από τα πιο γρήγορα φίλτρα στη λίστα είναι η τιμή. Στο κάτω μέρος του παραθύρου φίλτρου, θα δείτε όλες τις τιμές σε αυτήν τη στήλη του συνόλου δεδομένων σας. Χρησιμοποιήστε το πλαίσια ελέγχου για να επιλέξετε τις τιμές για το φίλτρο και κάντε κλικ στο Εντάξει.

Εάν το σύνολο δεδομένων περιέχει πολλές τιμές, μπορείτε να επιταχύνετε την εύρεση αυτής που θέλετε χρησιμοποιώντας το Αναζήτηση κουτί ακριβώς πάνω από αυτό. Απλώς εισαγάγετε τον αριθμό, την ημερομηνία ή το κείμενο και τα αποτελέσματά σας εμφανίζονται με επιλεγμένο το πλαίσιο αυτού του στοιχείου. Κάντε κλικ Εντάξει για να εφαρμόσετε το φίλτρο.

Αφαιρέστε ένα φίλτρο

Μόλις εφαρμόσετε ένα φίλτρο στο Excel, θα παραμείνει μέχρι να το καταργήσετε. Και μπορείτε να αφαιρέσετε ένα φίλτρο με δύο διαφορετικούς τρόπους.

Εάν θέλετε να καταργήσετε ένα μόνο φίλτρο, κάντε κλικ στο βέλος φίλτρου και επιλέξτε Διαγραφή φίλτρου από [Δεδομένα].

Εάν θέλετε να καταργήσετε όλα τα φίλτρα που έχετε εφαρμόσει σε ένα φύλλο, μεταβείτε στο Δεδομένα καρτέλα και απενεργοποιήστε το Φίλτρο κουμπί.

Βρείτε τα δεδομένα σας ταχύτερα με φίλτρα στο Excel

Χρησιμοποιώντας φίλτρα στο Excel, μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα τα δεδομένα που θέλετε. Είτε χρειάζεστε δεδομένα για προϊόντα με συγκεκριμένο χρώμα, δικαιούχους πληρωμής με συγκεκριμένο ποσό δολαρίου ή ημερομηνίες παραγγελίας αντικειμένων, τα φίλτρα στο Excel μπορούν να σας βοηθήσουν να το βρείτε γρήγορα!

Εάν σας ενδιαφέρει επίσης γρηγορότεροι τρόποι εισαγωγής δεδομένων προτού τα αναλύσετε, ρίξτε μια ματιά στις οδηγίες μας για χρησιμοποιώντας αυτόματη συμπλήρωση στο Excel και δημιουργία φόρμας εισαγωγής δεδομένων.

συμφωνίες

Αντιστοίχιση τιμών στο κατάστημα: Πώς να αποκτήσετε online τιμές με την ευκολία Brick-and-Mortar

Η αγορά στο κατάστημα δεν σημαίνει ότι πρέπει να πληρώσετε υψηλότερες τιμές. Χάρη στις εγγυήσεις που ταιριάζουν με τις τιμές, μπορείτε να λάβετε εκπτώσεις στο διαδίκτυο με τούβλα ...

Πως να

Πώς να δώσετε συνδρομή Disney Plus με ψηφιακή δωροκάρτα

Εάν απολαμβάνετε το Disney Plus και θέλετε να το μοιραστείτε με άλλους, δείτε πώς μπορείτε να αγοράσετε μια συνδρομή Disney + Gift για ...

Πως να

Ο οδηγός σας για κοινή χρήση εγγράφων στα Έγγραφα Google, τα φύλλα και τις διαφάνειες

Μπορείτε εύκολα να συνεργαστείτε με τις εφαρμογές που βασίζονται στον Ιστό της Google. Αυτός είναι ο οδηγός σας για κοινή χρήση στα Έγγραφα Google, τα Φύλλα και τις Παρουσιάσεις με τα δικαιώματα ...