Πώς να εργαστείτε με σχόλια και σημειώσεις στο Excel

Πως να

ΜεSandy Writtenhouse

Τελευταία ενημέρωση στις7 Οκτωβρίου 2020

Εάν υπάρχει ένα εργαλείο παραγωγικότητας του Microsoft Office που χρειάζεται χαρακτηριστικά σχολίων και σημειώσεων, είναι Microsoft Excel. Είτε χρησιμοποιείτε Excel για εισαγωγή δεδομένων και ανάλυση ή απλή παρακολούθηση, για την ομάδα σας ή για τον εαυτό σας. η προσθήκη σημειώσεων για αναφορά, παρακολούθηση ή ερωτήσεις είναι βολικές αν δεν είναι απαραίτητες.

Θα σας καθοδηγήσουμε στη δουλειά με σχόλια και σημειώσεις στο Excel. Αυτό περιλαμβάνει την προσθήκη, επεξεργασία, διαγραφή και άλλα.

Σχόλια Versus Notes και Excel Versions

Ίσως αναρωτιέστε ποια είναι η διαφορά μεταξύ σχολίων και σημειώσεων στο Excel ή γιατί βλέπετε μόνο ένα από αυτά.

Excel με Microsoft (Office) 365 χρησιμοποιεί τόσο σχόλια όσο και σημειώσεις. Ωστόσο, άλλες εκδόσεις αρέσει Excel 2019 και το Excel 2016, χρησιμοποιήστε σχόλια. Αν και αυτό δεν είναι ιδιαίτερα συγκεχυμένο, αυτό που μπορεί να είναι είναι ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούνται.

Σχόλια στο Excel 365 χρησιμοποιούνται συνήθως κατά την κοινή χρήση εγγράφων. Μπορείτε να εισαγάγετε ένα σχόλιο στο οποίο μπορούν να διαβάσουν και να απαντήσουν άλλοι. Έτσι μπορείτε βασικά να συζητήσετε σχετικά με το υπολογιστικό φύλλο σας ή συγκεκριμένα δεδομένα σε αυτό. Αυτό καθιστά τα σχόλια εξαιρετικά χρήσιμα για περιβάλλοντα ομάδας.

Σημειώσεις στο Excel 365 διαφέρουν από τα σχόλια στο ότι μοιάζουν περισσότερο με κολλώδεις σημειώσεις. Μπορείτε να επισυνάψετε μια σημείωση σε ένα κελί και να σημειώσετε κάποιο κείμενο σε αυτό ως υπενθύμιση, αναφορά ή συνέχεια.

Σχόλια στο Excel 2019 ή παρόμοια λειτουργούν σαν σημειώσεις στο Excel 365. Επομένως, αν θέλετε αυτή τη «κολλώδη σημείωση» σε ένα κελί και χρησιμοποιείτε το Excel 2019, θα χρησιμοποιείτε σχόλια και όχι σημειώσεις

Όλα αυτά, αυτό το σεμινάριο σάς δείχνει πώς να χρησιμοποιείτε σχόλια και σημειώσεις στο Excel 365 που προσφέρει και τα δύο. Εάν χρησιμοποιείτε μια έκδοση του Excel που έχει μόνο σχόλια, οι οδηγίες της σημείωσης θα ισχύουν για εσάς.

Σχόλια στο Excel

Η προσθήκη σχολίου στο υπολογιστικό φύλλο Excel είναι απλή. Επίσης, θα σας δείξουμε πώς να απαντήσετε σε ένα σχόλιο, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε ένα, να δείτε όλα τα σχόλια και να τα επιλύσετε όταν δεν τα χρειάζεστε πλέον.

Πρόσθεσε ένα σχόλιο

Για να προσθέσετε ένα σχόλιο στο Excel, μπορείτε είτε:

• Κάντε δεξί κλικ το κελί και επιλέξτε Νέο σχόλιο.
• Επιλέξτε το κελί, κάντε κλικ στο Ανασκόπηση και επιλέξτε Νέο σχόλιο από το Σχόλια τμήμα της κορδέλας.

Θα δείτε το όνομά σας να εμφανίζεται αυτόματα στο σχόλιο, όπως και οι άλλοι που προσθέτουν τα δικά τους σχόλια ή απαντούν στα δικά σας. Εισαγάγετε το σχόλιό σας και μετά πατήστε το Θέση κουμπί.

Απαντήσεις σε σχόλια

Εάν ένα άτομο μοιράζεστε το φύλλο σας με απαντήσεις στο σχόλιό σας, θα το δείτε ακριβώς κάτω από το αρχικό σας σχόλιο. Και για άλλους που απαντούν, ο καθένας θα ευθυγραμμιστεί για να κρατήσει ολόκληρο το νήμα μαζί.

Για να απαντήσετε σε άλλο, απλώς πληκτρολογήστε το μήνυμά σας στο Απάντηση πλαίσιο για αυτό το νήμα και κάντε κλικ στο Θέση κουμπί.

Δείτε σχόλια

Θα δείτε μια μωβ ένδειξη στην επάνω δεξιά γωνία οποιουδήποτε κελιού που περιέχει ένα σχόλιο. Για να διαβάσετε το σχόλιο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το κελί. δεν χρειάζεται να κάνετε κλικ στο κελί.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια εύχρηστη πλευρική γραμμή για να δείτε όλα τα σχόλια σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα νήμα. μεταβείτε στο Ανασκόπηση καρτέλα και κάντε κλικ Εμφάνιση σχολίων στην κορδέλα. Για να τα αποκρύψετε ταυτόχρονα, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση σχολίων ξανά για να την αποεπιλέξετε ή κάντε κλικ στο X στην πλαϊνή γραμμή για να το κλείσετε.

Για να μετακινηθείτε στα σχόλια ένα κάθε φορά χρησιμοποιήστε το Προηγούμενο σχόλιο και Επόμενο σχόλιο κουμπιά στο Σχόλια τμήμα του Ανασκόπηση αυτί.

Επεξεργασία ή διαγραφή απαντήσεων και σχολίων

Μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε και τις απαντήσεις και τα σχόλια. Αυτές οι δύο επιλογές εμφανίζονται σαφώς κάτω από κάθε σχόλιο στο νήμα.

Εάν κάνετε κλικ Επεξεργασία, απλά κάντε τις αλλαγές σας και πατήστε Σώσει. Εάν κάνετε κλικ Διαγράφω, η απάντηση θα αφαιρεθεί αμέσως χωρίς επιβεβαίωση.

Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο νήμα, χρησιμοποιήστε μία από αυτές τις ενέργειες:

• Κάντε κλικ στο Περισσότερες ενέργειες νήματος εικονίδιο (τρεις κουκκίδες) στην επάνω δεξιά γωνία του νήματος και επιλέξτε Διαγραφή νήματος.
• Κάντε κλικ στο κελί που περιέχει το σχόλιο και στη συνέχεια στο Ανασκόπηση καρτέλα, κάντε κλικ στο Διαγράφω κουμπί στο Σχόλια Ενότητα.
• Κάντε δεξί κλικ στο κελί που περιέχει το σχόλιο και επιλέξτε Διαγραφή σχολίου.

Επίλυση σχολίων

Εάν τελειώσετε με ένα νήμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα επίλυσης. Αυτό κλείνει βασικά το νήμα, αλλά το κρατά ως αναφορά εάν το χρειάζεστε.

Κάντε κλικ στο Περισσότερες ενέργειες νήματος εικονίδιο και επιλέξτε Επίλυση νήματος. Μόλις το κάνετε αυτό, η μοβ ένδειξη θα παραμείνει στη γωνία του κελιού και το σχόλιο θα εμφανίζεται αχνό. Έχετε επιλογές Ξανανοίγω ή Διαγράφω ένα νήμα αφού το επιλύσετε.

Σημειώσεις στο Excel

Εάν είστε έτοιμοι να προσθέσετε μια ή δύο σημειώσεις στο υπολογιστικό φύλλο του Excel, θα σας δείξουμε πόσο εύκολο είναι. Στη συνέχεια, θα δείτε πώς μπορείτε να προβάλετε, να εμφανίσετε και να αποκρύψετε, να αλλάξετε το μέγεθος, να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε σημειώσεις.

Προσθέστε μια σημείωση

Για να προσθέσετε μια σημείωση στο Excel, μπορείτε είτε:

• Κάντε δεξί κλικ το κελί και επιλέξτε Νέα σημείωση.
• Επιλέξτε το κελί, κάντε κλικ στο Ανασκόπηση και επιλέξτε Νέα σημείωση από το Σημειώσεις τμήμα της κορδέλας.

Θα παρατηρήσετε ότι το όνομά σας θα εμφανιστεί αυτόματα στη σημείωση (ως συντάκτης). Μπορείτε να κάνετε backspace για να καταργήσετε το όνομά σας, αν προτιμάτε. Στη συνέχεια, απλά πληκτρολογήστε το κείμενό σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ μακριά από τη σημείωση για να το αποθηκεύσετε και να το κρύψετε.

Προβολή σημειώσεων

Θα δείτε ένα κόκκινο τρίγωνο στην επάνω δεξιά γωνία οποιουδήποτε κελιού που περιέχει μια σημείωση. Για να διαβάσετε τη σημείωση, απλώς τοποθετήστε τον κέρσορα πάνω από το κελί. Όπως με τα σχόλια, δεν χρειάζεται να κάνετε κλικ στο κελί.

Εάν θέλετε να δείτε τις σημειώσεις σε ένα υπολογιστικό φύλλο ταυτόχρονα, κατευθυνθείτε προς το Ανασκόπηση καρτέλα και κάντε κλικ Σημειώσεις στην κορδέλα. Επιλέγω Εμφάνιση όλων των σημειώσεων. Για να τα αποκρύψετε ξανά, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση όλων των σημειώσεων για να την αποεπιλέξετε.

Θα δείτε επίσης στο Σημειώσεις τμήμα του Ανασκόπηση επιλογές καρτέλας για Προηγούμενη σημείωση και Επόμενη σημείωση. Χρησιμοποιώντας αυτές τις ενέργειες, μπορείτε να μετακινηθείτε στις σημειώσεις σας κάθε φορά.

Εμφάνιση ή απόκρυψη σημείωσης

Ίσως υπάρχει μια σημείωση που θέλετε να διατηρήσετε στην οθόνη καθώς εργάζεστε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Εμφάνιση / Απόκρυψη σημείωσης για να διατηρήσετε τη σημείωση να εμφανίζεται.

Κάντε κλικ στο κελί που περιέχει τη σημείωση και στη συνέχεια είτε κάντε δεξί κλικ ή πηγαίνετε στο Ανασκόπηση καρτέλα και κάντε κλικ Σημειώσεις. Επιλέγω Εμφάνιση / Απόκρυψη σημείωσης. Εκτελέστε τις ίδιες ενέργειες σε μια σημείωση απόκρυψης όταν τελειώσετε με αυτήν.

Επεξεργασία ή διαγραφή μιας σημείωσης

Εάν πρέπει να αλλάξετε μια σημείωση, είτε κάντε δεξί κλικ ή πηγαίνετε στο Ανασκόπηση καρτέλα και κάντε κλικ Σημειώσεις. Επιλέγω Επεξεργασία σημείωσης. Κάντε τις αλλαγές σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ μακριά από τη σημείωση για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Μπορείτε να καταργήσετε εντελώς μια σημείωση εάν δεν τη χρειάζεστε πλέον. Είτε κάντε δεξί κλικ ή πηγαίνετε στο Ανασκόπηση καρτέλα και κάντε κλικ Σημειώσεις. Επιλέγω Διαγραφή σημείωσης. Δεν θα λάβετε ένα μήνυμα που θα σας ζητά να επιβεβαιώσετε αυτήν την ενέργεια, οπότε βεβαιωθείτε ότι θέλετε να την καταργήσετε πριν τη διαγράψετε.

Αλλαγή μεγέθους ή μετακίνηση μιας σημείωσης

Όταν προσθέτετε μια σημείωση στο Excel, εμφανίζεται ως ένα μικρό τετράγωνο κοντά στο κελί στο οποίο είναι συνδεδεμένο. Ωστόσο, μπορείτε να το αλλάξετε. Επιλέγω Επεξεργασία σημείωσης (παραπάνω ενότητα) και κάντε ένα από τα ακόλουθα.

Για να το αλλάξετε το μέγεθος, τοποθετήστε τον κέρσορα σε μία από τις άκρες. Όταν δείτε το βέλος δύο όψεων, σύρετε για αλλαγή μεγέθους.

Για να το μετακινήσετε, τοποθετήστε τον κέρσορα σε μία από τις άκρες. Όταν δείτε το τετράπλευρο βέλος, σύρετε τη σημείωση στη νέα της θέση.

Σχόλια και σημειώσεις στο Excel

Τα σχόλια και οι σημειώσεις στο Microsoft Excel διευκολύνουν την απομνημόνευση, αναφορά ή παρακολούθηση των δεδομένων στο φύλλο σας.

Για επιπλέον βοήθεια, ρίξτε μια ματιά σε αυτές 10 βασικές συμβουλές που πρέπει να γνωρίζει κάθε χρήστης του Excel!