Απλοί κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Outlook που θα εκτιμήσετε

Πως να

ΜεSandy Writtenhouse

Τελευταία ενημέρωση στις6 Οκτωβρίου 2020

Microsoft Outlook έχει τόσες καταπληκτικές δυνατότητες όσο και χρήσιμες για τη σύνθεση email και την οργάνωση των εισερχομένων σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ξεχωρίζουν τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δημιουργήστε αυτόματες απαντήσεις όπως όταν είσαι εκτός γραφείου.

Ένα άλλο εξαιρετικό χαρακτηριστικό είναι η δυνατότητα ρύθμισης κανόνων. Μπορείτε να εφαρμόσετε κανόνες στα εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας βοηθούν να οργανωθείτε, να παρακολουθήσετε ή να ενημερωθείτε για τα μηνύματά σας. Και όλα γίνονται αυτόματα μετά την αρχική ρύθμιση. Εδώ είναι μερικοί κοινοί κανόνες του Outlook που θα εκτιμήσετε, επειδή θα σας εξοικονομήσουν τόνους χρόνου.

Ρύθμιση κανόνων στο Outlook

Για καθέναν από τους παρακάτω κανόνες, θα ξεκινήσετε στο ίδιο σημείο. Επομένως, αν σκοπεύετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα ή περισσότερους ή να επεξεργαστείτε κανόνες στο μέλλον, μπορείτε να πλοηγηθείτε στην περιοχή κανόνων στο Outlook.

1. Κάντε κλικ Αρχείο από το μενού.
2. Εάν δεν είναι ήδη επιλεγμένο, κάντε κλικ στο Πληροφορίες καρτέλα στα αριστερά.
3. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο κύριο μέρος της σελίδας και κάντε κλικ στο Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.
4. Κάντε κλικ στο Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καρτέλα στο επάνω μέρος του αναδυόμενου παραθύρου.
5. Επιλέξτε τον λογαριασμό email για τον οποίο θέλετε να ρυθμίσετε τον κανόνα στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο, εάν έχετε περισσότερα από ένα.

Κάντε κλικ Νέος κανόνας για να ανοίξετε τον Οδηγό κανόνων. Αυτό το εργαλείο σας καθοδηγεί σε κάθε βήμα για τη ρύθμιση του κανόνα σας. Και προσφέρει μερικούς από τους πιο συνηθισμένους κανόνες μαζί με επιλογές για τους κενούς κανόνες που δημιουργείτε από το μηδέν. Λάβετε υπόψη ότι ακόμα κι αν επιλέξετε έναν βασικό κανόνα για να ξεκινήσετε όπως θα ακολουθήσουμε παρακάτω, μπορείτε να τον προσαρμόσετε για να ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Αφού ρυθμίσετε έναν νέο κανόνα, μπορείτε να επιστρέψετε στην ίδια περιοχή για να επεξεργαστείτε, να διαγράψετε, να εκτελέσετε ή να εξαγάγετε κανόνες.

Μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από άτομα

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ρυθμίσει φακέλους για άτομα που εργάζονται όπως πελάτες ή στο σπίτι σαν οικογένεια. Μπορείτε να έχετε email από ορισμένα άτομα να μετακινούνται αυτόματα στον σωστό φάκελο. Για παράδειγμα, μπορείτε να μεταφέρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους γονείς, τα παιδιά και τα αδέλφια σας απευθείας σε έναν φάκελο Οικογένεια.

1. Στην κορυφή του Οδηγού κανόνων, επιλέξτε Μετακίνηση μηνυμάτων από κάποιον σε ένα φάκελο.
2. Κάντε κλικ Επόμενο.
3. Στον Οδηγό κανόνων Βήμα 1: Θα δείτε όλες τις διαθέσιμες προϋποθέσεις που μπορείτε να εφαρμόσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να μετακινήσετε εκτός από ένα συγκεκριμένο άτομο. Όταν ελέγχετε κάθε ένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, θα συμπληρωθεί στο Βήμα 2 του Οδηγού κανόνων. Για παράδειγμα, θα αφήσουμε το πρώτο πλαίσιο επιλεγμένο από άτομα ή δημόσια ομάδα.
4. Στον Οδηγό κανόνων Βήμα 2: Κάντε κλικ άτομα ή δημόσια ομάδα για να επιλέξετε τα άτομα στην οικογένειά σας.
5. Επιλέξτε τις επαφές σας από τη λίστα, εισαγάγετε ένα νέο email ή χρησιμοποιήστε το Advanced Find. Μόλις επιλέξετε το πρώτο, κάντε κλικ στο Από στο κάτω μέρος για να τα προσθέσετε. Μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε όλα τα άτομα σε αυτόν τον κανόνα με τον ίδιο τρόπο.
6. Κάντε κλικ Εντάξει. Στη συνέχεια, θα δείτε αυτές τις επαφές στην περιοχή Βήμα 2 του Οδηγού κανόνων.
7. Στον Οδηγό κανόνων Βήμα 2: Κάντε κλικ καθορισμένο για να επιλέξετε το φάκελο και κάντε κλικ Εντάξει. Θα δείτε τώρα αυτόν τον φάκελο στο Βήμα 2.
8. Η επόμενη οθόνη μοιάζει πολύ με την προηγούμενη στον Οδηγό κανόνων, αλλά σας επιτρέπει να επιλέξετε περισσότερες ενέργειες αν θέλετε.
9. Κάντε κλικ Επόμενο.
   
10. Στην επόμενη οθόνη, μπορείτε να ρυθμίσετε Εξαιρέσεις στον κανόνα σας. Αυτό είναι βολικό εάν θέλετε να εξαιρέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον κανόνα, εάν πληρούν συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Ελέγξτε ό, τι θέλετε να εφαρμόσετε.
11. Κάντε κλικ Επόμενο.
12. Δώστε στον κανόνα σας ένα όνομα, ελέγξτε τις επιλογές ρύθμισης που θέλετε να εφαρμόσετε, ελέγξτε την περιγραφή του κανόνα και κάντε κλικ στο Φινίρισμα. Εάν πρέπει να κάνετε αλλαγές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Πίσω κουμπί στο κάτω μέρος για να δείτε ξανά οποιαδήποτε οθόνη.
13. Θα επιστρέψετε στο παράθυρο Κανόνες και ειδοποιήσεις. Κάντε κλικ Ισχύουν και μετά Εντάξει για έξοδο.

Συμβουλή εξοικονόμησης χρόνου: Καθώς περνάτε τη διαδικασία δημιουργίας του κανόνα σας, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Φινίρισμα κουμπί αντί για Επόμενο οποιαδήποτε στιγμή. Επομένως, εάν δεν σκοπεύετε να προσθέσετε περισσότερες ενέργειες ή να συμπεριλάβετε εξαιρέσεις, μπορείτε να παραλείψετε εντελώς αυτές τις οθόνες.

Μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συγκεκριμένες λέξεις

Ίσως έχετε έναν φάκελο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με ταξίδια, πωλήσεις σε καταστήματα ή έργα στην εργασία. Και αυτά τα email προέρχονται από διάφορα άτομα και εταιρείες. Μπορείτε να μετακινήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βάσει συγκεκριμένων λέξεων στο θέμα, στο σώμα ή σε συνδυασμό και των δύο.

1. Στην κορυφή του Οδηγού κανόνων, επιλέξτε Μετακίνηση μηνυμάτων με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα σε ένα φάκελο.
2. Κάντε κλικ Επόμενο.
3. Στον Οδηγό κανόνων Βήμα 1: Ελέγξτε όλες τις προϋποθέσεις που ισχύουν για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να μετακινήσετε. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε οι λέξεις να εμφανίζονται στο θέμα και το σώμα αντί μόνο το θέμα.
4. Στον Οδηγό κανόνων Βήμα 2: Κάντε κλικ συγκεκριμένες λέξεις για να εισαγάγετε το καθένα στο πλαίσιο και κάντε κλικ Προσθήκη. Όταν ολοκληρωθεί η λίστα σας, κάντε κλικ στο Εντάξει.
5. Στον Οδηγό κανόνων Βήμα 2: Κάντε κλικ καθορισμένο για να επιλέξετε το φάκελο και κάντε κλικ Εντάξει.
6. Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερες ενέργειες, εξαιρέσεις ή να ελέγξετε τις επιλογές ρύθμισης, μπορείτε να συνεχίσετε με κάθε οθόνη κάνοντας κλικ Επόμενο. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο Φινίρισμα και ο κανόνας σας θα είναι έτοιμος να ξεκινήσει.

Συμβουλή εξοικονόμησης χρόνου: Εάν κάνετε κλικ Φινίρισμα ανά πάσα στιγμή, δεν θα βλέπετε την οθόνη για να δώσετε ένα όνομα στον κανόνα σας, αλλά μπορείτε να το κάνετε αυτό στην οθόνη Κανόνες και ειδοποιήσεις. Επιλέξτε τον κανόνα, κάντε κλικ Αλλαγή κανόνακαι επιλέξτε Μετονομασία κανόνα.

Επισήμανση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για παρακολούθηση

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για επιχειρήσεις, τότε πιθανότατα έχετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν την παρακολούθηση. Είτε από το αφεντικό σας είτε από έναν πελάτη, μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόν τον κανόνα εύκολα.

1. Στην κορυφή του Οδηγού κανόνων, επιλέξτε Επισήμανση μηνυμάτων από κάποιον για παρακολούθηση.
2. Κάντε κλικ Επόμενο.
3. Στον Οδηγό κανόνων Βήμα 1: Ελέγξτε όλες τις πρόσθετες προϋποθέσεις για εφαρμογή σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να επισημάνετε. Εδώ, θα σημειώσουμε από άτομα ή δημόσια ομάδα.
4. Στον Οδηγό κανόνων Βήμα 2: Κάντε κλικ άτομα ή δημόσια ομάδα για να επιλέξετε τους ανθρώπους.
5. Στον Οδηγό κανόνων Βήμα 2: Κάντε κλικ συνέχεια αυτή τη στιγμή, κάντε τις επιλογές σας στο Επισήμανση προς και Για αναπτυσσόμενα πλαίσια και κάντε κλικ στο Εντάξει.
6. Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερες ενέργειες, εξαιρέσεις ή επιλογές, μπορείτε να συνεχίσετε με κάθε οθόνη κάνοντας κλικ Επόμενο. Εάν όχι, κάντε κλικ στο Φινίρισμα.

Αναπαραγωγή ήχου όταν λαμβάνετε ένα συγκεκριμένο email

Ένας ακόμη κανόνας του Outlook που είναι εξαιρετικά χρήσιμος είναι η αναπαραγωγή ήχου. Αυτό ενεργοποιεί μια συγκεκριμένη ειδοποίηση ήχου όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα συγκεκριμένο άτομο, με μια συγκεκριμένη λέξη, επισημασμένη ως σημαντική και πολλές άλλες καταστάσεις. Θα το ρυθμίσουμε ώστε να αναπαράγεται ήχος για μηνύματα που έχουν σημανθεί ως σημαντικά.

1. Στην κορυφή του Οδηγού κανόνων, επιλέξτε Αναπαραγωγή ήχου όταν λαμβάνω μηνύματα από κάποιον.
2. Κάντε κλικ Επόμενο.
3. Στον Οδηγό κανόνων Βήμα 1: Ελέγξτε όλες τις πρόσθετες προϋποθέσεις για εφαρμογή σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να επισημάνετε. Για παράδειγμα, θα το ελέγξουμε επισημαίνεται ως σπουδαιότητα.
4. Στον Οδηγό κανόνων Βήμα 2: Κάντε κλικ σημασια για να επιλέξετε το επίπεδο προτεραιότητας και κάντε κλικ στο Εντάξει.
5. Στον Οδηγό κανόνων Βήμα 2: Κάντε κλικ ένας ήχος για να εντοπίσετε τον ήχο και κάντε κλικ Ανοιξε.
6. Κάντε κλικ Επόμενο για να προσθέσετε περισσότερες ενέργειες ή εξαιρέσεις. Ή κάντε κλικ Φινίρισμα για να το τυλίξετε.

Οι κανόνες του Outlook μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο

Αντί να μεταφέρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να τα επισημαίνετε χειροκίνητα και για να βεβαιωθείτε ότι έχετε ειδοποιηθεί για ορισμένα μηνύματα, αυτοί οι κανόνες του Outlook μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο και να σας ενημερώσουν. Ποια σκοπεύετε να δημιουργήσετε;

Για περισσότερα, ρίξτε μια ματιά πώς να κάνετε αυτόματα BCC τον εαυτό σας ή τους άλλους σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε χρησιμοποιώντας έναν κανόνα του Outlook.

Κριτικές

Τι είναι το Προσωπικό Κεφάλαιο; Κριτική του 2019, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο τη χρησιμοποιούμε για τη διαχείριση χρημάτων

Είτε αρχίζετε με επενδύσεις είτε είστε έμπειρος έμπορος, το Personal Capital έχει κάτι για όλους. Εδώ είναι μια ματιά στο ...