Πώς να δημιουργήσετε ένα δωρεάν σύστημα υποστήριξης με το IssueBurner και το Gmail

Η διαχείριση εργασιών βάσει μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπήρξε μια ιδέα που μου ενδιαφέρει για λίγο και με την εισαγωγή μιας νέας υπηρεσίας που ονομάζεται IssueBurner, μπορεί να είναι ένας εξαιρετικός χρόνος για να εξετάσετε σοβαρά τη διαχείριση εργασιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πριν έρθει η IssueBurner, είχα διανύσει την ιδέα να αποκτήσω ένα Virtual Assistant (VA) τον οποίο θα μπορούσα να κάνω με το BCC σε όλα τα μηνύματά μου που περιέχουν μια εργασία, μια υπενθύμιση ή ένα ραντεβού και να τα προσθέσω στο ημερολόγιό μου, στη λίστα εργασιών ή σε αυτά που έχουν εσείς. Αυτό θα ήταν σίγουρα μια εύχρηστη χρήση ενός VA, αν και ίσως πιο δαπανηρή από ό, τι αξίζει. Το IssueBurner, ωστόσο, αυτοματοποιεί αυτή τη λειτουργία δωρεάν (τουλάχιστον προς το παρόν). Νομίζω ότι μου αρέσει.

Με λίγα λόγια, εδώ δουλεύει το IssueBurner. Μπορείτε να δημιουργήσετε εργασίες ή ζητήματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου [email protected]. Όταν το κάνετε, το IssueBurner δημιουργεί αυτόματα ένα πρόβλημα που σχετίζεται με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και με τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρατίθενται ως παραλήπτες στο

Προς το: ή CC: πεδίο. Μπορείτε να ξεκινήσετε να δημιουργείτε προβλήματα χωρίς να εγγραφείτε, αλλά όταν δημιουργείτε ένα λογαριασμό, μπορείτε να δείτε τα ανοιχτά σας θέματα και να σχολιάσετε ζητήματα. Υπάρχουν μερικά βασικά πλεονεκτήματα σε αυτό το σύστημα, τα οποία νομίζω ότι θα λειτουργήσουν πραγματικά για συνεργατικές ομάδες και γραφεία υποστήριξης πελατών:

• Όλα βασίζονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Τα ζητήματα μπορούν να δημιουργηθούν και να παρακολουθούνται όλα μέσω ενός απλού CC :.
• Δεν χρειάζεστε λογαριασμό IssueBurner για συμμετοχή. Αυτό σημαίνει ότι όλοι οι πελάτες και οι πελάτες σας μπορούν να επιβιβαστούν, χωρίς να τους περπατήσουν μέσω της διαδικασίας εγγραφής (που είναι έτσι και τόσο απλή).
• Είναι φιλικό προς το κινητό. Εάν μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να κάψετε ένα πρόβλημα.
• Βοηθά να διαχωρίζονται τα στοιχεία παρακολούθησης από τα κανονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Λειτουργεί με ΟΠΟΙΑΔΗΠΟΤΕ πλατφόρμα email. Το Outlook, το Gmail και άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σάς επιτρέπουν να μετατρέψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες, αλλά το IssueBurner σάς επιτρέπει να μοιράζεστε ζητήματα μεταξύ όλων των πλατφορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να πάρετε τα περισσότερα χιλιόμετρα από το IssueBurner, θα πρέπει να εφαρμόσετε λίγη δημιουργικότητα. Αλλά μια προφανής εφαρμογή που έρχεται στο μυαλό μου είναι η δημιουργία γραφείου βοήθειας. Με το IssueBurner, μπορείτε να μετατρέπετε τα εισερχόμενα μηνύματα σε "εισιτήρια" και να παρακολουθείτε την κατάσταση και την αλληλογραφία με τον πελάτη. Πάω να σκοτώσω δύο πουλιά με μια πέτρα, δείχνοντάς σας πώς λειτουργεί το IssueBurner, δημιουργώντας ένα groovyPost "hotline"Help desk. Στο πελάτης πλευρά (ή στην περίπτωσή μας, αναγνώστες, αφού δεν έχουμε πελάτες), θα είναι τόσο απλό όσο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο help desk, το οποίο έχω δημιουργήσει jack [email protected]. Αλλά για το αποκρινόμενος πλευρά, υπάρχει ένα κομμάτι της ρύθμισης που εμπλέκονται.

Βήμα πρώτο

Εγγραφείτε στο IssueBurner. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επισκεφθείτε IssueBurner.com και Κάντε κλικ Εγγραφείτε. Δώστε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και τελειώσατε.

Λάβετε υπόψη ότι δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα χρησιμοποιήσετε για την αντιστοίχιση αιτημάτων γραφείου εισερχομένων.

Βήμα δυο

Δημιουργήστε μια ομάδα στο IssueBurner. Θα μπορούσατε να παρακάμψετε αυτό το βήμα αν σκοπεύετε να αφιερώσετε αυτόν τον λογαριασμό σε ένα μόνο σκοπό, αλλά εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το IssueBurner για άλλες οργανώσεις και καθήκοντα, μια ομάδα είναι μια καλή ιδέα. Κάντε κλικΟμάδες στην επάνω δεξιά και δεξιά πλευρά Κάντε κλικΔημιουργησε ΟΜΑΔΑ.

Εισαγάγετε σε ένα όνομα ομάδας και μια οργάνωση. Εδώ, έχω επιλέξει "Βοήθεια" και "groovyPost.”

Σημειώστε ότι αυτή η διεύθυνση δεν θα είναι ορατή στο κοινό. Αντ 'αυτού, θα στείλουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τη διεύθυνση που ανέφερα παραπάνω, η οποία θα είναι η μοναδική διεύθυνση που μπορεί να χειριστεί ζητήματα. Αυτό προσθέτει ένα επίπεδο προστασίας από ανεπιθύμητα μηνύματα, αλλά δίνει επίσης πιο επαγγελματική εμφάνιση συμπεριλαμβάνοντας το δικό σας domain name στο email. Τώρα, παρατηρήστε ότι το έχω ρυθμίσει, ώστε τα θέματα να μπορούν να αναφέρονται από Ο καθενας. Αυτό είναι απαραίτητο προς το παρόν, οπότε μπορούμε να επαληθεύσουμε τον κανόνα προώθησης του Gmail. Ίσως θελήσετε να επιστρέψετε και να την αλλάξετε Μόνο τα μέλη της ομάδας αργότερα.

Κάντε κλικΔημιουργώ όταν τελειώσετε.

Στη συνέχεια, προσθέστε τα μέλη που μπορούν να προσθέσουν θέματα. Για τους σκοπούς μας, θα προσθέσω jack [email protected]. Μπορείτε να προσθέσετε άλλους, αν θέλετε. Πέστε, θα μπορούσα επίσης να προσθέσω [email protected] ή [email protected], αν ήθελα και άλλοι να μπορούν να βρουν επίσης αιτήματα βοήθειας (και αν αυτοί οι άνθρωποι πράγματι υπήρχαν). Θυμηθείτε: με τους Λογαριασμούς Google Apps για Τομείς και Gmail, οτιδήποτε προσθέτετε μετά από ένα σύμβολο + αγνοείται, αλλά μπορεί ακόμα να χρησιμοποιηθεί για σκοπούς φιλτραρίσματος. Ανάγνωση την προηγούμενη θέση μας για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με Προσαρμοσμένες διευθύνσεις Gmail.

Ένα τελευταίο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να αλλάξετε τη διεύθυνση απάντησης. Να το πράξουν, Κάντε κλικ Ομάδες και Κάντε κλικΔιαχειρίζονται δίπλα στο όνομα της ομάδας. Υπό Ρυθμίσεις ομάδας, Κάντε κλικΑλλαγή δίπλα στο "Προεπιλογή από και απάντηση σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου”. Με τον τρόπο αυτό, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου IssueBurner.com θα είναι ιδιωτική.

Εντάξει, τώρα είμαστε όλοι εγκατεστημένοι στο IssueBurner. Ας πάμε στο Gmail.

Βήμα τρίτο

Ρυθμίστε την προώθηση στο Gmail. Ο στόχος εδώ είναι να προωθήσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται jack [email protected] προς το [email protected]. Προκειμένου να γίνει αυτό, πρέπει πρώτα να επαληθεύσουμε ότι είμαστε εξουσιοδοτημένοι να διαβιβάζουμε στην τελευταία αυτή διεύθυνση. Στο Gmail, Κάντε κλικ Ρυθμίσεις και επιλέξτε Προώθηση και POP / IMAP. Κάντε κλικΠροσθέστε μια διεύθυνση προώθησης και εισάγετε [email protected], ή ό, τι ρυθμίζετε το λογαριασμό IssueBurner του ομίλου σας ως.

Στη συνέχεια, το Gmail θα στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο λογαριασμό IssueBurner με έναν σύνδεσμο επιβεβαίωσης. Το IssueBurner θα σας ανακαλέσει ξανά ως νέο ζήτημα, οπότε θα πρέπει να εμφανίζεται στα εισερχόμενα του Gmail. Μπορείτε επίσης να το δείτε στο λογαριασμό IssueBurner. Κάντε κλικ για επιβεβαίωση.

Βήμα τέσσερα

Φιλτράρετε μηνύματα που αποστέλλονται στην προσαρμοσμένη σας διεύθυνση Gmail. Κάντε κλικΡυθμίσεις και επιλέξτε Φίλτρα και Κάντε κλικ Δημιουργήστε ένα νέο φίλτρο. Στο πεδίο Προς:, πληκτρολογήστε την προσαρμοσμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και Κάντε κλικΕπόμενο βήμα.

Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτούς τους κανόνες όπως επιθυμείτε, αλλά επειδή το IssueBurner θα σας ειδοποιήσει για νέα θέματα ούτως ή άλλως, θα ήθελα να επιλέξω Σημείωσε ως διαβασμένο και Παράλειψη των Εισερχομένων. Η πιο σημαντική επιλογή είναι να επιλέξετε Προωθήστε το σε: και επιλέξτε [email protected]. Κάντε κλικΔημιουργία φίλτρου όταν τελειώσετε.

Τώρα, τελειώσατε. Ας το δοκιμάσουμε.

Δημιουργία εργασιών με το IssueBurner

Τώρα, με το φίλτρο Gmail που έχουμε δημιουργήσει και την ομάδα IssueBurner που έχουμε, όλα τα email αποστέλλονται jack [email protected] θα μετατραπεί αυτόματα σε ζήτημα IssueBurner. Το όνομα του θέματος θα αποτελέσει το αντικείμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η περιγραφή θα είναι το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι κάποιος μου έστειλε μια ερώτηση Πώς να διαγράψετε οριστικά τον λογαριασμό σας στο Facebook.

Μόλις αποσταλεί το παραπάνω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμβαίνουν δύο πράγματα:

1. Δημιουργείται ένα ζήτημα στην ομάδα help_rogram.upost IssueBurner
2. Λαμβάνω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που με ενημερώνει ως τέτοιο.

Σημειώστε ότι μπορεί να χρειαστούν μερικά λεπτά για να εμφανιστεί το ζήτημα.

Και εδώ είναι στο Gmail ...

Ανταπόκριση στις εργασίες

Εάν ο χρήστης δεν διαθέτει λογαριασμό IssueBurner, θα λάβουν μια κονσερβοποιημένη απάντηση που θα τους ειδοποιεί ότι το θέμα έχει ληφθεί. Θα καλούνται επίσης να εγγραφούν.

Λοιπόν, ας πούμε σε απάντηση σε αυτόν τον αναγνώστη, θέλω να τους κατευθύνω στην ανάρτησή μας για τη διαγραφή του λογαριασμού σας στο Facebook. Θα μπορούσα να απαντήσω στο email που έλαβα από το IssueBurner για να προσθέσω ένα Σχόλιο. Ανεξάρτητα αν ο αναγνώστης έχει εγγραφεί, θα λάβει μια ειδοποίηση ότι το ζήτημα έχει ενημερωθεί με ένα σχόλιο.

Εάν κάνουν εγγραφή, μπορούν να παρακολουθήσουν όλα τα σχόλια και την κατάσταση του προβλήματός τους από το δικό τους λογαριασμό IssueBurner.

Ο αναγνώστης ή ο πελάτης μπορεί να απαντήσει στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το σχόλιό του, επιτρέποντάς σας να ενημερώσετε αν η λύση σας το επιδιώκει ή όχι. Αυτό προστίθεται στην εργασία ως σχόλιο, το οποίο μπορείτε να δείτε από τον δικό σας πίνακα ελέγχου IssueBurner.

Διαχείριση και κλείσιμο θεμάτων

Μπορείτε να ταξινομήσετε θέματα ανά ομάδα ή κατάσταση στο IssueBurner.com.

Το IssueBurner.com έχει επίσης μια πολύ ωραία τοποθεσία για κινητά.

Μόλις επιλυθεί ένα ζήτημα, μπορείτε απλά να το κλείσετε από τον πίνακα ελέγχου IssueBurner. Όλοι οι συνδεδεμένοι χρήστες θα ειδοποιηθούν ως τέτοιοι. Εναλλακτικά, μπορείτε να το επισημάνετε ως "Αργότερα"Το οποίο μπορεί να είναι χρήσιμο εάν εκκρεμεί μια λύση και θέλετε να ακολουθήσετε όταν είναι διαθέσιμο.

Επίσης, μπορείτε να παρατηρήσετε εδώ ότι έχω προσθέσει ένα Εσωτερικός σχόλιο. Αυτά θα είναι ορατά μόνο από τα μέλη της ομάδας και τους διαχειριστές. Έτσι, για παράδειγμα, εάν θέλετε να καλέσετε τον πελάτη σε μια δόση ή να ενημερώσετε τον καθένα να αγνοήσει τα αιτήματά του, μπορείτε να το κάνετε με ένα εσωτερικό σχόλιο και δεν θα είναι οι σοφοί.

συμπέρασμα

Όπως ανέφερα, αυτή είναι μόνο μία αίτηση για το IssueBurner. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να συνεργαστείτε με ομάδες ή για να παρακολουθήσετε τις εργασίες για τον εαυτό σας. Για παράδειγμα, αν θέλετε να υπενθυμίσετε στον εαυτό σας να ακολουθήσετε μια επαφή αν δεν απαντήσει, αλλά δεν θέλετε απαραίτητα να δουν τα ζητήματα IssueBurner, μπορείτε να το BCC [email protected]. Ή μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τα τιμολόγια και τους λογαριασμούς μέσω CC'ing [email protected] κάθε φορά που στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λογιστική υπηρεσία σας. Εάν είστε έξυπνοι και οργανωμένοι, Το IssueBurner μπορεί να είναι ένα όφελος για την παραγωγικότητά σας.

Σημειώστε ότι το IssueBurner είναι επί του παρόντοςΕλεύθερος, και θα παραμείνει ελεύθερη ενώ είναι στο Beta. Webyog, η εταιρεία που δημιούργησε το IssueBurner και το CloudMagic, υπόσχεται ότι θα σας δώσουν προειδοποίηση 60 ημερών πριν εισαγάγετε τυχόν δομές τιμολόγησης. Δεν γνωρίζουν τι μπορεί να μοιάζει στο μέλλον, αλλά θα έχει πιθανώς μια δωρεάν και πληρωμένη έκδοση.

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Δημιούργησα πραγματικά αυτό το σύστημα, οπότε αν έχετε καίριες ερωτήσεις, στείλτε μου email jack [email protected] ή ελέγξτε μας δικαστήριο.