Τι είναι τα αρχεία PST του Outlook και γιατί τα χρησιμοποιούν... ή όχι;

Σχεδόν ο καθένας που μιλάω με την εργασία παραπονιέται για το μέγεθος του εταιρικού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Κανονικά δεν είναι πρόβλημα (αλλά οι άνθρωποι εξακολουθούν να παραπονούνται) επειδή όταν ένα γραμματοκιβώτιο προσεγγίζει το όριο του, τα περισσότερα οι διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως το Microsoft Exchange) θα προειδοποιήσουν τον χρήστη ώστε να καθαρίσουν το γραμματοκιβώτιο πριν από την υπηρέτης επιβάλλει τα όρια μεγέθους τους περιορίζοντας την αποστολή / λήψη από το διακομιστή.

Τώρα, όλα αυτά είναι καλά και Dandy ΕΝΩ... πάτε στις διακοπές για λίγες μέρες, αυτές οι προειδοποιήσεις μεγέθους email έρχονται και πηγαίνουν, και στη συνέχεια KABOOM !!! Το γραμματοκιβώτιό σας είναι FULL και δεν μπορείτε πλέον να στέλνετε / να λαμβάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κινητό σας ή ακόμη και από το OWA (Outlook Web Access) για αυτό το θέμα. Έλαβα την κλήση εκατομμύρια φορές. Το iPhone μου δεν μπορεί να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βοήθεια!

• Τι πρέπει να κάνουμε λοιπόν;
• Υπάρχει λύση σε αυτά τα γραμματοκιβώτια ανεπαρκούς μεγέθους;
• Τι πρέπει να κάνω πριν πάω διακοπές;

Τώρα σας παρουσιάζω στο διαβόητο (σύμφωνα με την τεχνολογία) Το αρχείο PST του Outlook.

Τι είναι τα αρχεία .PST του Outlook;

• Τα αρχεία δεδομένων του Outlook ή τα αρχεία .PST του Microsoft Outlook (όπως είναι πιο γνωστά) μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας Το Microsoft Outlook να μετακινήσει ή να αντιγράψει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα από το λογαριασμό γραμματοκιβωτίου του διακομιστή σας στο τοπικό σας PC. Ουσιαστικά, είναι ένα τοπικό αρχείο Αρχείου ή Αποθήκευσης που δημιουργείτε για την αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένων στον σκληρό δίσκο, τη μονάδα USB ή το διακομιστή Share του υπολογιστή σας (ανάλογα με τον τόπο δημιουργίας και αποθήκευσης του).

Πόσα μπορείτε να αποθηκεύσετε σε αρχεία .PST του Outlook;

• Πριν από το Outlook 2003/2007, τα αρχεία .PST θα μπορούσαν να αποθηκεύουν μόνο 2 Gigabytes e-mail και συνημμένα. Με το Outlook 2003 και το Outlook 2007, η μορφή άλλαξε επιτρέποντας τα αρχεία .PST να αυξάνονται ανάλογα με τις ανάγκες σε μέγεθος άνω των 20 Gigabytes, εκτός εάν η προεπιλογή η ρύθμιση παραμέτρων τροποποιείται.
• Ειλικρινά, μην τους αφήνετε να πάρουν 20 συναυλίες. Είναι ένα πολύ καλύτερη ιδέα να κρατήσετε τα αρχεία σας .PST όχι μεγαλύτερα από μερικές συναυλίες. Αν χρειάζεστε περισσότερο χώρο αποθήκευσης, δημιουργήστε ένα νέο αρχείο .PST αντί να δημιουργήσετε τεράστιος .PST αρχεία. Όσο μεγαλύτερα είναι τα αρχεία .PST έχουν μεγαλύτερη πιθανότητα διαφθοράς και απώλειας δεδομένων (συν το πιο δύσκολο θα είναι να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας για τα κακά αγόρια.) Μπορείτε να επισυνάψετε όσα αρχεία .PST αρχεία στον πελάτη του Outlook, όπως χρειάζεστε, απλά διαχωρίζετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο λογικά σε πολλά αρχεία .PST, εάν πρέπει να αποθηκεύσετε περισσότερα από μερικά GIG παλιά ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.
• ΣΥΜΒΟΥΛΗ - Εάν χρησιμοποιείτε αρχεία .PST για την αρχειοθέτηση παλαιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα συμπιέστε αφού αντιγράψετε όλα τα παλιά δεδομένα σε αυτά. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι συνήθως μόνο κείμενο, έτσι συμπιέζει ΠΟΛΥ όμορφα.

Πώς μπορώ να δημιουργήσω αρχεία .PST του Outlook;

• Είναι εύκολο, εδώ είναι μερικοί οδηγοί για Outlook 2007, 2013 και 2016.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε / δημιουργήσετε αρχεία .PST; Οφέλη;

Μέγεθος γραμματοκιβωτίου

• Θυμάστε την πρώτη παράγραφο αυτού του άρθρου; Οι περισσότεροι διαχειριστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιορίζουν το μέγεθος των εταιρικών γραμματοκιβωτίων. Όσο μεγαλύτερο είναι το γραμματοκιβώτιο, τόσο περισσότερος χώρος στο δίσκο χρειάζονται, τόσο περισσότερο χρειάζονται για να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας και όσο περισσότερο χρόνο χρειάζονται για να εκτελέσουν αυτά τα αντίγραφα ασφαλείας.
• Εάν ένα email σας packrat (όπως εγώ), ένα γραμματοκιβώτιο 200 Megabyte απλά δεν θα το κόψει. Αυτό είναι όπου εισέρχονται τα αρχεία .PST. Απλά δημιουργήστε ένα αρχείο .PST και σύρετε και αποθέστε το email σας σε αυτό. Λειτουργούν ακριβώς όπως ένα κανονικό φάκελο γραμματοκιβωτίου στο Outlook. Σύρετε και ρίξτε. Είναι απλό! Δικαστήριο>.
• Οι πιο πρόσφατες εκδόσεις των Windows Search ευρετηριάζουν το γραμματοκιβώτιό σας και όλα τα τοπικά αρχεία .PST (μπορούν να διαμορφωθούν) που επιτρέπουν σχεδόν άμεση πρόσβαση σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω των δυνατοτήτων αναζήτησης ενσωματωμένων στη Microsoft Αποψη.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και αποκατάσταση καταστροφών

• Αν δεν έχετε (ή εμπιστευτείτε) έναν διαχειριστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ο οποίος εκτελεί τακτικά αντίγραφα ασφαλείας του διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τότε αντιγράψτε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο (ναι, δεν χρειάζεται να MOVE mail σε αρχεία .PST, μπορείτε να το αντιγράψετε επίσης) σε ένα τοπικό αρχείο .PST είναι μια γρήγορη και εύκολη μέθοδος για να διασφαλίσετε ότι το email σας είναι ανακτήσιμο σε ένα διακομιστή DR σενάριο.

Φορητότητα

• Τα αρχεία .PST καθιστούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο φορητό. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να μεταφέρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα γραμματοκιβώτιο σε άλλο. Για παράδειγμα, ίσως να αλλάζετε τις δουλειές σας και θέλετε να φέρετε κάποια παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ή ίσως αλλάζετε παρόχους υποδοχής. Ή, ίσως θέλετε να αντιγράψετε το προσωπικό σας email και το email εργασίας σε ένα αρχείο .PST, να το κρατήσετε σε μια μικρή μονάδα USB και να το κρατήσετε μαζί σας ανά πάσα στιγμή. Όπως είπα, τα αρχεία .PST διατηρούν το μήνυμα πολύ φορητό. Και ναι, έτσι είναι ένας λογαριασμός GMAIL αλλά αυτό το άρθρο δεν αφορά GMAIL :)

Ασφάλεια

• Γνωρίζατε ότι είναι σχεδόν αδύνατο να παρακολουθείτε / ελέγχετε αν ο τύπος / τμήμα IT διαβάζει το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο; Η μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "ευαίσθητων" ή "εμπιστευτικών" από τον ηλεκτρονικό ταχυδρομείο / διακομιστή Exchange σε ένα τοπικό αρχείο .PST προσθέτει ένα επίπεδο ασφάλειας.
• Σημείωση: Τα περισσότερα τμήματα πληροφορικής έχουν τη δυνατότητα να αρπάξουν τα αρχεία .PST χωρίς να το γνωρίζουν σωστά από το σκληρό σας δίσκο στην εργασία. Εξαιτίας αυτού, η εφαρμογή πρόσθετης ασφάλειας στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας είναι απαραίτητη. Θα γράψω ένα άρθρο σχετικά με αυτό το θέμα σύντομα, αλλά για τώρα, ρίξτε μια ματιά Αυτό άρθρο. Είναι λίγο "GEEKY" γι 'αυτό θα το ακολουθήσω σύντομα με ένα άρθρο το οποίο εξηγεί μερικές επιλογές για την ασφάλιση αρχείων .PST.

Ποια είναι τα μειονεκτήματα για τη χρήση αρχείων .PST;

Απομακρυσμένη πρόσβαση

• Μόλις το μήνυμα είναι μετακινήθηκε σε ένα αρχείο .PST, δεν θα είναι πλέον διαθέσιμο στον διακομιστή χρησιμοποιώντας εφαρμογές απομακρυσμένης πρόσβασης όπως το OWA ή τα κινητά τηλέφωνα, τα οποία SYNC με το γραμματοκιβώτιό σας. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα αρχεία .PST, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ένα πλήρες πρόγραμμα-πελάτη Microsoft Outlook. Μια μικρή μονάδα USB μπορεί να βοηθήσει σε αυτές τις περιπτώσεις. Ωστόσο, εξακολουθεί να μην είναι τόσο βολικό όσο η αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον διακομιστή.

Οι άνθρωποι δεν θα σας αρέσουν και είναι πιθανό να χάσετε τη δουλειά σας

• Τα αρχεία .PST με την πάροδο του χρόνου (ανάλογα με το μέγεθος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε / διατηρείτε) μπορούν να καταλαμβάνουν πολύ χώρο στον τοπικό σας υπολογιστή ή σε ένα διακομιστή Share, ανάλογα με το πού αποθηκεύετε. IT παιδιά μισούν τίποτα που τους κάνει να δουλέψουν σε οτιδήποτε εκτός αν κτίζει το βιογραφικό τους, τοποθετώντας έτσι πολλά δεδομένα κάπου που θα τους ζητήσουν να αγοράσουν περισσότερο χώρο στο δίσκο τους ανατρέπει.
• Τα εταιρικά νομικά και τα περισσότερα τμήματα διαχείρισης αρχείων δεν συμπαθούν τα αρχεία .PST, καθώς σας επιτρέπουν στον τελικό χρήστη να αγνοεί εύκολα ή να παρακάμπτει τις πολιτικές διατήρησης / καταστροφής εταιρικών εγγράφων.
• Οι εταιρίες ασφαλείας για τις εταιρικές πληροφορίες επίσης δεν συμπαθούν τα αρχεία .PST, διότι εάν τους ζητήσει ποτέ η Legal την ανάκτηση δεδομένων για αγωγή ή κλήτευση, τα αρχεία .PST μπορούν να εξαπατήσουν το κόστος και την προσπάθεια των δεδομένων ανάκτηση.

Σύστημα και απόδοση εγκεφάλου

• Όσο περισσότερο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχετε, τόσο περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τόσο εσείς όσο και ο υπολογιστής σας πρέπει να παρακολουθείτε και να επεξεργάζεστε.
• Επειδή περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα ευρετηριάζονται από την Αναζήτηση των Windows (ή κάποιο άλλο ευρετήριο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου / συστήματος), το ευρετήριό σας θα είναι μεγαλύτερο και οι αναζητήσεις σας θα διαρκέσουν περισσότερο.

Έτσι, ελπίζω, απάντησα σε όλες τις ερωτήσεις σας σχετικά με τα αρχεία .PST του Microsoft Outlook και κάλυψα κάποια πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα υψηλού επιπέδου. Αλλά σε περίπτωση που χάσει τίποτα, μπορείτε να αφήσετε ένα σχόλιο ή να δημοσιεύσετε την ερώτησή σας στο δικό μου δικαστήριο.