Πώς λειτουργεί η παρακολούθηση αλλαγών στα Έγγραφα Google

Πως να

ΜεΡάιαν Ντάιβ

Τελευταία ενημέρωση στις14 Σεπτεμβρίου 2020

Πολλοί άνθρωποι βλέπουν τα Έγγραφα Google ως εναλλακτική λύση του Microsoft Word. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν συνειδητοποιούν πόσο ισχυρό είναι αυτό ως συνεργατικό εργαλείο επεξεργασίας για ομάδες.

Όταν γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε τις αλλαγές κομματιών στα Έγγραφα Google, δεν χρειάζεται ποτέ να ανησυχείτε για την απώλεια αλλαγών στα έγγραφά σας. Όλες οι αναθεωρήσεις αποθηκεύονται αυτόματα και καταγράφονται από προεπιλογή. Εάν διαπιστώσετε ποτέ ότι πρέπει να ελέγξετε ή να ανακτήσετε αυτές τις αλλαγές, το να κάνετε αυτό είναι μόνο μερικά κλικ.

Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε τον τρόπο λειτουργίας των αλλαγών παρακολούθησης στα Έγγραφα Google και τον τρόπο αποτελεσματικής χρήσης τους.

Χρησιμοποιήστε την πρόταση για έλεγχο των αλλαγών

Ένας από τους ασφαλέστερους τρόπους επεξεργασίας ή αναθεώρησης ενός εγγράφου στα Έγγραφα Google είναι η αλλαγή Επεξεργασία λειτουργία σε Προτεινόμενο τρόπος. Αυτό το κάνετε επιλέγοντας το αναπτυσσόμενο βέλος πάνω δεξιά. Το βέλος θα είναι δίπλα στη λέξη Επεξεργασία ή Προβολή, ανάλογα με τη λειτουργία στην οποία βρίσκεστε.

Εάν δεν βλέπετε την επιλογή Πρόταση (ή Επεξεργασία), τότε έχετε μόνο δικαιώματα προβολής στο έγγραφο. Αυτό θα συμβεί εάν δεν είστε ο κάτοχος του εγγράφου. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να ζητήσετε πρόσβαση Επεξεργασίας.

Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να δείτε ένα Ζητήστε πρόσβαση επεξεργασίας κουμπί δίπλα στο μπλε κουμπί Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου.

Μόλις ο κάτοχος του εγγράφου σας παρέχει πρόσβαση Επεξεργασίας, θα μπορείτε να δείτε το αναπτυσσόμενο μενού Επεξεργασία.

Μόλις μεταβείτε στη λειτουργία Προτεινόμενα, ξεκινήστε την επεξεργασία του εγγράφου και θα δείτε τις αλλαγές να εμφανίζονται με το παλιό κείμενο που έχετε επεξεργαστεί να αντικατασταθεί ως διαγραμμένο κείμενο.

Οι συντάκτες θα αναγνωρίσουν αυτήν την προσέγγιση επεξεργασίας «σήμανσης». Είναι ιδιαίτερα κατάλληλο για επεξεργασία δημοσίευσης ή για εκπαιδευτικούς που θα ήθελαν να διορθώσουν τα δοκίμια με τρόπο που οι μαθητές μπορούν να δουν όλες τις διορθώσεις που έγιναν.

Ειδικές σημειώσεις σχετικά με την πρόταση τροποποιήσεων

Μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου κατά την επεξεργασία στη λειτουργία Προτεινόμενα. Εάν χωρίσετε μια παράγραφο σε δύο, θα δείτε το διάστημα να εμφανίζεται μαζί με δύο παράλληλες πράσινες γραμμές.

Η άνω γραμμή είναι το κάτω μέρος της παλιάς παραγράφου. Η κάτω γραμμή είναι η κορυφή της νέας παραγράφου. Ο χώρος μεταξύ αυτών των γραμμών είναι ο χώρος που έχετε προσθέσει κατά την επεξεργασία.

Ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό στη λειτουργία επεξεργασίας είναι ότι τα Έγγραφα Google θα εμφανίζουν μπλε γραμμές με λέξεις που προσδιορίζονται ως λανθασμένες. Εάν επισημάνετε ή κάνετε κλικ στη λέξη, θα προτείνει μια διόρθωση σε ένα αναδυόμενο παράθυρο ακριβώς πάνω από αυτήν.

Έχετε τις ακόλουθες επιλογές όταν εμφανίζονται. Μπορείτε να επιλέξετε:

• Η σωστή λέξη για την επεξεργασία
• Εικονίδιο κύκλου X για να αγνοήσετε την πρόταση
• ! εικονίδιο σχολίου για να παρέχει στον συγγραφέα αυτόματες προτάσεις σχολίων
• Επιλέξτε τις τρεις τελείες για να κάνετε έναν επιπλέον ορθογραφικό έλεγχο και γραμματική

Στις περισσότερες περιπτώσεις, απλώς θέλετε να επιλέξετε τη σωστή λέξη και να προχωρήσετε.

Μια ακόμη χρήσιμη λειτουργία επεξεργασίας πρότασης είναι τα σχόλια σχολίων. Επισημάνετε λέξεις ή παραγράφους για τις οποίες θέλετε να δώσετε σχόλια και ένα μικρό εικονίδιο σχολίου θα εμφανιστεί στα δεξιά αυτής της επιλογής.

Όταν το επιλέξετε αυτό, θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο σχολίων στο δεξιό περιθώριο όπου μπορείτε να γράψετε σχόλια ή προτάσεις στον αρχικό συντάκτη.

Ο συγγραφέας μπορεί να απαντήσει σε οποιαδήποτε από τις προτεινόμενες τροποποιήσεις ή τα σχόλιά σας με τα δικά του σχόλια. Αυτό κάνει έναν χρήσιμο διάλογο κατά τη διάρκεια οποιασδήποτε διαδικασίας αναθεώρησης εγγράφων.

Προβολή προηγούμενων εκδόσεων Εγγράφων Google

Καθώς κάνετε τροποποιήσεις σε ένα έγγραφο, τα Έγγραφα Google αποθηκεύουν αυτόματα την εργασία σας τακτικά, ώστε να μην χάνετε τίποτα.

Εξαιτίας αυτού, μπορείτε εύκολα να δείτε όλες αυτές τις αποθηκευμένες αναθεωρήσεις. Για να το κάνετε αυτό, απλώς επιλέξτε Αρχείο από το μενού, επιλέξτε Ιστορικό έκδοσης και επιλέξτε Δείτε το ιστορικό εκδόσεων.

Αυτό θα σας δείξει όλες τις σημαντικές αναθεωρήσεις που έγιναν στο έγγραφο (από οποιονδήποτε).

Οι αναθεωρήσεις οργανώνονται ανά ώρα και ομαδοποιούνται ανά ημέρα.

Μπορείτε να δείτε μεμονωμένες αναθεωρήσεις που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια μία συνεδρία επεξεργασίας επιλέγοντας το αναπτυσσόμενο βέλος στα αριστερά αυτής της ημερομηνίας / ώρας αναθεώρησης. Με εσοχή από κάτω θα δείτε μια λίστα με όλες τις αυτόματες αποθηκευμένες αναθεωρήσεις κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου επεξεργασίας.

Κάθε φορά που επιλέγετε οποιαδήποτε από αυτές τις προηγούμενες αναθεωρήσεις, θα δείτε αυτήν την έκδοση του εγγράφου στο μεγάλο παράθυρο εγγράφων στα αριστερά.

Η προβολή εκδόσεων είναι χρήσιμη, αλλά τι γίνεται αν θέλετε να επισημάνετε ή να αποθηκεύσετε συγκεκριμένες αναθεωρήσεις; Μπορείτε να το κάνετε και αυτό.

Αποθήκευση προηγούμενης έκδοσης Εγγράφων Google

Εάν γνωρίζετε ότι μόλις ολοκληρώσατε μια σημαντική αναθεώρηση ενός εγγράφου, μπορείτε να επισημάνετε αυτήν την αναθεώρηση ονομάζοντας το.

Για να το κάνετε αυτό, επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία για να δείτε όλες τις εκδόσεις. Βρείτε την τελευταία αναθεώρηση που θέλετε να ονομάσετε και επιλέξτε τις τρεις τελείες στα δεξιά αυτής της ημερομηνίας και ώρας. Θα δείτε ένα μενού να εμφανίζεται όπου μπορείτε να επιλέξετε Ονομάστε αυτήν την έκδοση.

Η ημερομηνία και η ώρα θα μετατραπούν σε πεδίο κειμένου όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομα για αυτήν την αναθεώρηση.

Όταν ολοκληρώσετε την πληκτρολόγηση, απλώς πατήστε Εισαγω και το νέο όνομα θα μείνει. Την επόμενη φορά που θα αναζητήσετε τη συγκεκριμένη αναθεώρηση, απλώς επιλέξτε το Εμφάνιση μόνο εκδόσεων με όνομα εναλλαγή στην κορυφή της λίστας για να την ενεργοποιήσετε. Αυτό θα εμφανίζει μόνο όλες τις αναθεωρήσεις που έχετε ορίσει στη λίστα αναθεωρήσεων.

Τι γίνεται αν θέλετε πραγματικά να δημιουργήσετε ένα εντελώς νέο έγγραφο από μια παλαιότερη αναθεώρηση; Μπορείτε να το κάνετε και αυτό.

Στο αναπτυσσόμενο μενού παραπάνω (όταν επιλέγετε τις τρεις κουκκίδες), επιλέξτε Κάνε ένα αντίγραφο αντι αυτου.

Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να ονομάσετε την αναθεώρηση, να επιλέξετε το φάκελο στο Google Drive όπου θέλετε να το αποθηκεύσετε και να επιλέξετε Εντάξει.

Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου για κοινή χρήση αυτού του νέου εγγράφου με τα ίδια άτομα και τα ίδια δικαιώματα με το αρχικό έγγραφο.

Μόλις τελειώσετε, θα έχετε ένα νέο έγγραφο με βάση την έκδοση που μόλις αποθηκεύσατε.

Τρόπος ανάκτησης παλαιών εκδόσεων εγγράφων

Καθώς βλέπετε παλαιότερες εκδόσεις του εγγράφου, μπορείτε να ανακτήσετε αυτήν την έκδοση ανά πάσα στιγμή επιλέγοντας Επαναφορά αυτής της έκδοσης στην κορυφή του παραθύρου.

Αυτό θα επαναφέρει την τρέχουσα έκδοση του εγγράφου που επεξεργάζεστε σε αυτήν την παλαιότερη έκδοση.

Μην ανησυχείτε αν κάνετε λάθος! Η έκδοση που μόλις αντικαταστήσατε αποθηκεύεται επίσης ως προηγούμενη αναθεώρηση, οπότε αν θέλετε να επιστρέψετε, απλώς βρείτε αυτήν την αναθεώρηση και επαναφέρετέ την σε αυτήν.

Η αντιμετώπιση των αλλαγών κομματιών στα Έγγραφα Google δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Στην πραγματικότητα, κάνει την ανάκτηση από μεγάλα λάθη πολύ πιο εύκολη από τις περισσότερες άλλες εφαρμογές επεξεργασίας κειμένου εκεί έξω.

Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση των Εγγράφων Google, φροντίστε να διαβάσετε το δικό μας να ξεκινήσετε με τον οδηγό Εγγράφων Google.

Κριτικές

Τι είναι το Προσωπικό Κεφάλαιο; Κριτική του 2019, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο τη χρησιμοποιούμε για τη διαχείριση χρημάτων

Είτε αρχίζετε με επενδύσεις είτε είστε έμπειρος έμπορος, το Personal Capital έχει κάτι για όλους. Εδώ είναι μια ματιά στο ...