Ενισχύστε τη ροή εργασιών σας για την παραγωγικότητα του Outlook με αυτές τις συμβουλές

Για τον αρχάριο ή τον επαγγελματία, το Microsoft Outlook περιλαμβάνει πολλά χαρακτηριστικά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Ακολουθούν ορισμένες βασικές συμβουλές για τη βελτίωση της ροής εργασίας και της παραγωγικότητάς σας χρησιμοποιώντας το Outlook για Mac, το Office 365 ή τις εκδόσεις ιστού.

Κανόνες εγκατάστασης

Οι κανόνες μπορούν να σας βοηθήσουν να αυτοματοποιήσετε τη διαχείριση των μηνυμάτων σας, είτε αυτό είναι το κλείδωμα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας είτε η μετακίνηση συγκεκριμένων μηνυμάτων σε ένα φάκελο. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να μετακινήσετε όλα τα μηνύματα από τον προϊστάμενό σας σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, ώστε να μην τα χάσετε ποτέ. Με την πλήρη έκδοση του Outlook, μπορείτε να δημιουργήσετε κάποιους αρκετά περίπλοκους κανόνες.

Εδώ είναι ένας απλός κανόνας όπου κινούμαι μηνύματα από τον φάκελο παραλήπτη. Επιλέξτε ένα μήνυμα από τον παραλήπτη και κάντε κλικ στο Σπίτι κάντε κλικ στην καρτέλα Κανόνες> Δημιουργία κανόνα.

Ελέγξτε το κουτί Από παραλήπτη τότε ελέγξτε Μετακίνηση του στοιχείου σε φάκελο. " Επιλέξτε έναν υπάρχοντα φάκελο ή δημιουργήστε ένα νέο. Επιλέξτε το και κάντε κλικ στο OK. Μπορείτε να εκτελέσετε τον κανόνα αμέσως ή αργότερα. Υπάρχουν κανόνες που μπορείτε να ρυθμίσετε για να λάβετε ένα όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο παραλήπτη ή μηνύματα με συγκεκριμένες λέξεις. Ολοκλήρωση παραγγελίας πώς να μεταφέρετε νέα μηνύματα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο.

Επίσης, οι προηγμένοι κανόνες προστέθηκαν στο Outlook.com λίγα χρόνια πριν.

Χρησιμοποιήστε κατηγορίες χρωμάτων και σημαίες

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Χρώμα και κατηγορίες για να βοηθήσετε να δώσετε προτεραιότητα και να εστιάσετε σε αυτά που είναι σημαντικά. Επιλέξτε ένα μήνυμα και κάντε κλικ στο μενού Κατηγοριοποίηση και έπειτα επιλέξτε ένα κατάλληλο χρώμα. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτά τα χρώματα σε μια συγκεκριμένη έννοια. Κάντε κλικ Κατηγορίες> Όλες οι κατηγορίες > επιλέξτε ένα χρώμα και στη συνέχεια μετονομάστε. Οι εντολές πληκτρολογίου μπορούν επίσης να αντιστοιχιστούν, ώστε να μπορείτε να επισημάνετε γρήγορα ένα μήνυμα.

Η Σημαία παρακολούθησης μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να θυμάστε τα μηνύματα που πρέπει να κοιτάξετε όταν έχετε το χρόνο. Όταν επισημάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα εμφανιστεί στις λίστες "Για να κάνετε" και "Εργασίες", ώστε να θυμάστε να παρακολουθήσετε το μήνυμα.

Πρόγραμμα χρησιμοποιώντας την καθυστερημένη παράδοση

Το Outlook σάς επιτρέπει καθυστέρηση της παράδοσης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας. Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη αν γνωρίζετε ότι ένας παραλήπτης δεν θα φτάσει στο μήνυμά σας μέχρι μια δεδομένη ώρα. Εάν γνωρίζετε ότι ένας χρήστης ελέγχει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γύρω στις 3 π.μ. το πρωί, δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Καθυστέρηση παράδοσης κάτω από το κουμπί Επιλογές. Κάντε τις κατάλληλες τροποποιήσεις στις επιλογές παράδοσης, όπως Μην το παραδώσετε πριν ημερομηνία και ώρα.

Δημιουργήστε ένα φάκελο αναζήτησης

Ένας φάκελος αναζήτησης είναι ένας ισχυρός τρόπος για να ταξινομήσετε τα μηνύματά σας και να φέρετε κάποια νοημοσύνη στα εισερχόμενά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε δημιουργήστε ένα φάκελο αναζήτησης για τα μηνύματα που θέλετε να ακολουθήσετε ή να επισημάνετε μηνύματα από συγκεκριμένα άτομα, ομάδες ή λίστες.

Κάντε κλικ στο Ντοσιέ κάντε κλικ στην καρτέλα Νέο φάκελο αναζήτησης στη συνέχεια, επιλέξτε τον τύπο του φακέλου αναζήτησης που θέλετε να δημιουργήσετε από μια από τις ομάδες. Επιλέξτε το φάκελο αλληλογραφίας και κάντε κλικ στο OK. Ένας φάκελος αναζήτησης δημιουργείται στο παράθυρο περιήγησης. Οποιαδήποτε μηνύματα επιλέγω να παρακολουθήσω θα είναι διαθέσιμα εκεί όταν τα χρειάζομαι.

Ορίστε το επίπεδο φίλτρου ανεπιθύμητης αλληλογ

Το Junk Mail μπορεί να επιβραδύνει πόσα παραγωγικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορείτε να φτάσετε καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Χρησιμοποιώντας το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του Outlook, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τις επιπτώσεις του. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μενού ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στην ομάδα Διαγραφή και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές ανεπιθύμητης αλληλογραφίας

Σας προτείνω να αρχίσετε πρώτα με τη ρύθμιση Low και να δείτε πώς λειτουργεί για εσάς. Αν τα ανεπιθύμητα μηνύματα είναι πολύ επιθετικά, τότε μπορείτε να μεταβείτε σε μια υψηλότερη επιλογή. Σε περίπτωση που το φίλτρο καταλάβει λανθασμένα ένα σημαντικό μήνυμα, θα διατηρήσω την επιλογή "Διαρκής διαγραφή" ανεξέλεγκτη.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου PST

Το Outlook είναι ένα σύστημα και μπορεί επίσης να αποτύχει. Η διατήρηση ενός υγιούς αντιγράφου ασφαλείας του Προσωπικού σας Φάκελου μπορεί να εξασφαλίσει μια ομαλή αποκατάσταση σε περίπτωση διεφθαρμένων, βλάβης συστήματος ή άλλου απρόβλεπτου ζητήματος.

Τα αρχεία δεδομένων του Outlook (.pst) που δημιουργούνται χρησιμοποιώντας το Outlook 2013 ή το Outlook 2016 αποθηκεύονται στον υπολογιστή σας στο Documents \ Φάκελοι αρχείων του Outlook. Εάν αναβαθμίσατε το Outlook σε έναν υπολογιστή ή Mac που είχε ήδη αρχεία δεδομένων που δημιουργήθηκαν στο Outlook 2007 ή νωρίτερα, αυτά τα αρχεία αποθηκεύονται σε διαφορετική θέση σε ένα κρυφό φάκελο C: \ Χρήστες \ χρήστη \ AppData \ Τοπικό \ Microsoft \ Outlook.

Το αρχείο δεδομένων Outlook (.ost) εκτός σύνδεσης αποθηκεύεται επίσης C: \ Χρήστες \ χρήστη \ AppData \ Τοπικό \ Microsoft \ Outlook. Τα περισσότερα δεδομένα παραμένουν στο διακομιστή. Ωστόσο, τα στοιχεία που αποθηκεύονται τοπικά θα πρέπει να δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας. Για παράδειγμα, το Ημερολόγιο, οι Επαφές, οι Εργασίες και όλοι οι φάκελοι που έχουν επισημανθεί μόνο τοπικά. Για περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία και τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας σε φακέλους PST, δείτε τα παρακάτω άρθρα:

• Πώς να δημιουργήσετε ένα φάκελο PST στο Outlook 2016
• Δημιουργήστε ένα φάκελο PST στο Outlook 2013
• Τι είναι οι φάκελοι του Outlook PST και πώς τους χρησιμοποιείτε
• Επισκευή κατεστραμμένου φακέλου PST στο Outlook

Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρει πώς να βρείτε τον προσωρινό φάκελο OLK του Outlook.

Δημιουργία απαντήσεων εκτός γραφείου

Είτε πρόκειται να βγείτε από το γραφείο για το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας ή για διακοπές για ένα μήνα, η δημιουργία μιας απάντησης εκτός γραφείου μπορεί να επιτρέψει στις επαφές σας να γνωρίζουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι. Χρησιμοποιώντας την Βοηθός εκτός γραφείου θα μειώσει πολύ θόρυβο στα εισερχόμενά σας όταν προσπαθούν να επικοινωνήσουν μαζί σας χωρίς άμεση ανταπόκριση. Θα μειώσει επίσης την εργασία για να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας όταν επιστρέψετε. Κάντε κλικ Αρχείο> Πληροφορίες> Αυτόματες απαντήσεις.

Επιλέξτε το πλαίσιο αποστολής Αυτόματων απαντήσεων και ορίστε την περίοδο κατά την οποία θα θέλατε να στείλετε αυτό το συγκεκριμένο μήνυμα. Μπορείτε επίσης να στείλετε αυτό το μήνυμα σε συναδέλφους μέσα ή έξω από τον οργανισμό.

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για iOS, πατήστε Ρυθμίσεις, πατήστε τον Exchange Server και έπειτα πιέστε Αυτόματες απαντήσεις. Εναλλαγή στις αυτόματες απαντήσεις και πληκτρολογήστε ένα εξατομικευμένο μήνυμα.

Διαχείριση ειδοποιήσεων

Οι ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας του Outlook μπορεί να είναι συντριπτική και να σας αποσπά την προσοχή. Μια επιλογή που έχετε είναι να τα απενεργοποιήσετε. Για να τα σβήσετε, κάντε δεξί κλικ στο εικονίδιο του Outlook στην περιοχή ειδοποίησης της γραμμής εργασιών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση νέας ειδοποίησης επιφάνειας εργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παλαιότερες εκδόσεις του Outlook, ανατρέξτε στο άρθρο μας πώς να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας του Outlook.

Outlook Mobile Συμβουλές

Εάν χρησιμοποιείτε την έκδοση για κινητά του Outlook, ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να παραμείνετε παραγωγικοί εν κινήσει.

Εναλλαγή μεταξύ Ημερολογίων Προσωπικού και Εργασίας.

Αγγίξτε την καρτέλα "Ημερολόγιο", στη συνέχεια πιέστε το μενού χάμπουργκερ και έπειτα πατήστε το Εργασίες ή το προσωπικό ημερολόγιο.

Προγραμματίστε μια κλήση Skype με το Outlook για iOS

Αγγίξτε το Ημερολόγιο, δημιουργήστε ένα καινούριο ακόμη και εισάγετε ένα όνομα για το συμβάν. Πατήστε Άτομα και στη συνέχεια προσθέστε τα άτομα που θα θέλατε να προσκαλέσετε. Πιάστε προς τα κάτω και ενεργοποιήστε την Skype κλήση στη συνέχεια, πατήστε Σύνδεση κλήσης Skype, εισαγάγετε μια περιγραφή και, στη συνέχεια, πατήστε Ολοκληρώθηκε. Πατήστε Αποθήκευση για να ολοκληρωθεί.

Αποστολή διαθεσιμότητας

Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα και πατήστε Συμβάν ημερολογίου.

Αγγίξτε τη διαθεσιμότητα αποστολής, επιλέξτε την κατάλληλη ώρα και στη συνέχεια Done.

Στείλτε το μήνυμά σας.

Οι πρόσφατες ενημερώσεις στο Outlook 2016 για Mac προστίθενται μερικές νέες δυνατότητες. Ολοκλήρωση παραγγελίας το άρθρο μας για περισσότερα πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα νέα χαρακτηριστικά. Επίσης, δείτε το άρθρο μας με ένα λίστα εντολών πληκτρολογίου του Outlook για χρήστες Mac.