Τι είναι η σουίτα G και πώς μπορώ να ξεκινήσω;

google

ΜεRyan Dube

Τελευταία ενημέρωση στις26 Απριλίου 2019

Η G Suite είναι μια συλλογή εφαρμογών cloud από την Google που έχουν σχεδιαστεί για να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε και να εκτελέσετε την επιχείρησή σας. Η υπηρεσία περιλαμβάνει επιχειρηματικές εκδόσεις των δημοφιλών εφαρμογών Gmail, Φύλλα, Έγγραφα, Google Drive κλπ. Αυτές οι εφαρμογές θα σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε με τους πελάτες σας και να συνεργαστείτε με τους συναδέλφους σας, δημιουργώντας προϊόντα (έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και πολλά άλλα) μαζί και αποθηκεύοντας τα αρχεία και τα δεδομένα της επιχείρησής σας. Όλα online.

Κόστος G Suite

Το καλύτερο για το G Suite είναι το σχετικά χαμηλό κόστος. Η υπηρεσία πωλείται μόνο με συνδρομή (έναντι perpetual license) από $ 6 / mo ανά χρήστη για Basic, μέχρι $ 25 / mo ανά χρήστη για Enterprise.

Η βασική συνδρομή είναι αρκετά καλή για μικρές ομάδες, αλλά να έχετε κατά νου ότι παρέχει μόνο 30GB αποθήκευσης σε όλες τις εφαρμογές. Εάν έχετε μια μικρή επιχείρηση, το πακέτο των $ 12 / mo ανά χρήστη Business σας δίνει απεριόριστη αποθήκευση και μερικά πρόσθετα εργαλεία διαχείρισης.

Εφαρμογές σύνδεσης G Suite

Για να σας βοηθήσουμε να παραμείνετε συνδεδεμένοι με τους συναδέλφους σας, η Google προσφέρει:

• Gmail: Λάβετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τον ιστό τομέα της επιχείρησής σας.
• Ημερολόγιο: Δημιουργήστε κοινόχρηστα ημερολόγια που μπορούν να δουν όλοι οι οργανισμοί.
• Ρεύματα: Ένα σύστημα φόρουμ για τις ομάδες σας.
• Hangouts: Κρατήστε ασφαλή συνομιλία και βιντεοδιασκέψεις.

Gmail με τον τομέα της εταιρείας σας είναι ο πιο δημοφιλής λόγος για τον οποίο οι επιχειρήσεις αγοράζουν μια συνδρομή G Suite.

Αυτό δίνει στην εταιρεία και την ομάδα σας την αίσθηση ότι χρησιμοποιείτε ένα εσωτερικό σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν κοινό τομέα παρόλο που όλα είναι βασισμένα σε σύννεφο και φιλοξενούνται στους διακομιστές της Google.

Μια σουίτα G Ημερολόγιο app σας επιτρέπει να δημιουργείτε χρονοδιαγράμματα και κοινόχρηστα ημερολόγια για ολόκληρο τον οργανισμό.

Η κοινή χρήση ολόκληρων ημερολογίων ή η προσέλκυση ατόμων στον οργανισμό σας σε συγκεκριμένα συμβάντα είναι πολύ εύκολη με τις επιλογές κοινής χρήσης για τα ημερολόγια και τα συμβάντα.

Ρεύματα είναι μεγάλη για συζητήσεις με συναδέλφους σε διάφορες ζώνες ώρας. Του το Google+ αντιστάθμισμα για τις επιχειρήσεις. Για συναντήσεις σε πραγματικό χρόνο, ad hoc, Google Hangouts είναι πολύ χρήσιμο.

Εάν πραγματοποιείτε μια συνάντηση από ένα δημόσιο δίκτυο Wi-Fi όπως ένα internet cafe, απλά χρησιμοποιήστε το μικρόφωνο για να έχετε μια τηλεφωνική κλήση μόνο με φωνή με την ομάδα σας. Ή μπορείτε να αγγίξετε το εικονίδιο βίντεο για να ξεκινήσετε μια τηλεδιάσκεψη με την ομάδα σας.

G Suite Δημιουργία εφαρμογών

Για να σας βοηθήσουμε να παραμείνετε παραγωγικοί και δημιουργικοί με τους συναδέλφους σας, η Google προσφέρει:

• Έγγραφα: Συνεργαστείτε με την ομάδα σας σε έγγραφα.
• Φύλλα: Δημιουργήστε, συνεργαστείτε και μοιραστείτε υπολογιστικά φύλλα με την ομάδα σας.
• Έντυπα: Δημιουργήστε φόρμες στο διαδίκτυο για να συλλέξετε πληροφορίες από τους συναδέλφους σας.
• Διαφάνειες: Δημιουργήστε παρουσιάσεις υψηλής ποιότητας για τις παρουσιάσεις της ομάδας σας.
• Τοποθεσίες: Δημιουργήστε γρήγορους και εύκολους ιστότοπους με τους ιστότοπους Google.
• App Maker: Δημιουργήστε εφαρμογές για να αυτοματοποιήσετε την επιχείρησή σας.
• Διατήρηση: Πάρτε προσωπικές σημειώσεις ή μοιραστείτε σημειώσεις με τις ομάδες σας.
• Jamboard: Αυτός είναι ένας εικονικός πίνακας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε γραφικά και εγκεφαλικά επεισόδια με τους συναδέλφους σας.

Έχοντας αυτά τα πολλά δημιουργικά εργαλεία στα χέρια σας, μπορεί πραγματικά να ενισχύσει την παραγωγικότητα και τη δημιουργικότητα της επιχείρησής σας.

Και τα δυο Έγγραφα Google και τα Φύλλα Google κάνουν πολύ απλή τη συνεργασία με τους συναδέλφους σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε και να τα μοιραστείτε γρήγορα με τα μέλη της ομάδας σας.

Το Google Forms παρέχει έναν βολικό τρόπο για να συλλέξετε πληροφορίες από ολόκληρη την ομάδα σας.

Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει μια έρευνα προσωπικού, τα μέλη της ομάδας δημοσκοπήσεων σχετικά με ιδέες σχεδίων ή ακόμα και τη συλλογή δεδομένων από τα απομακρυσμένα μέλη της ομάδας σας στο δρόμο.

Τα Έντυπα Google είναι πολύ εύκολο να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας ένα απλό γραφικό επεξεργαστή που μπορείτε να δημοσιεύσετε στον ιστό με ένα μόνο κλικ. Όλα τα δεδομένα τροφοδοτούνται σε ένα Φύλλο Google για εύκολη πρόσβαση.

Οι Παρουσιάσεις Google είναι η απάντηση της Google στο Microsoft Powerpoint. Με τις Παρουσιάσεις Google μπορείτε να κάνετε σχεδόν οτιδήποτε μπορείτε να κάνετε με το Powerpoint. Είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για τη δημιουργία παρουσιάσεων τόσο για την εσωτερική σας ομάδα όσο και για τους εξωτερικούς πελάτες και πελάτες.

Εάν συνδυάσετε αυτό το εργαλείο με το Google Hangouts, μπορείτε να μοιραστείτε την οθόνη σας και να παρέχετε εικονικές παρουσιάσεις από οπουδήποτε. Αυτό είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα σε σχέση με τη χρήση εργαλείων της Microsoft που βασίζονται στην επιφάνεια εργασίας.

Οι Παρουσιάσεις Google σάς επιτρέπουν επίσης να χρησιμοποιήσετε τη ενσωματωμένη λειτουργία Chromecast για να μεταδώσετε την παρουσίασή σας σε οποιαδήποτε τηλεόραση με δυνατότητα Chromecast.

Οι ιστότοποι Google ως μέρος της G Suite είναι χρήσιμοι για τις επιχειρήσεις με πολλούς τρόπους. Μπορείτε να αναπτύξετε τις δικές σας εσωτερικές ενημερωτικές σελίδες για την ομάδα ή να επιτρέψετε σε μεμονωμένες ομάδες να αναπτύξουν εκεί δικές τους ιστοσελίδες για οποιαδήποτε χρήση.

Το βοηθητικό πρόγραμμα ανάπτυξης για τη δημιουργία ενός ιστότοπου είναι τόσο απλό που ο καθένας θα μπορούσε να δημιουργήσει μια σελίδα, ακόμη και χωρίς κάποια εμπειρία προγραμματισμού.

Οι ιστότοποι Google περιλαμβάνουν γραφικά στοιχεία για το YouTube, το Ημερολόγιο, τους Χάρτες Google, Έγγραφα και Φύλλα, Διαφάνειες, Έντυπα και Χάρτες.

Αποθήκευση, πρόσβαση και έλεγχος

Οι τελικές εφαρμογές που λαμβάνετε όταν εγγραφείτε για συνδρομή G Suite είναι εφαρμογές που σας βοηθούν να οργανώσετε και να μοιράζονται αρχεία και να διατηρούν τον έλεγχο του ποιος έχει πρόσβαση στις εφαρμογές G Suite και τι είδους πρόσβαση έχουν έχω.

Αυτές οι εφαρμογές περιλαμβάνουν:

• Google Drive: Αποθηκεύστε και μοιραστείτε οποιοδήποτε είδος αρχείου και οργανώστε τους σε φακέλους.
• Cloud Search: Αυτή η λειτουργία αναζήτησης σάς επιτρέπει να αναζητήσετε οτιδήποτε σε όλα τα προϊόντα της G Suite.
• διαχειριστής: Διαχειριστείτε την πρόσβαση όλων των χρηστών σας στις εφαρμογές G Suite και το είδος πρόσβασης που έχουν.
• Θόλος: Αποθηκεύστε, αναζητήστε και αρχειοθετήστε δεδομένα από όλες τις διάφορες εφαρμογές G Suite.
• Κινητό: Διαχειριστείτε όλες τις εφαρμογές για κινητά που χρησιμοποιεί η ομάδα σας.

Για οποιαδήποτε οργάνωση, τα δεδομένα είναι κρίσιμα. Όλες αυτές οι εφαρμογές σας βοηθούν να κρατήσετε τα δεδομένα σας οργανωμένα, εύκολα αναζητήσιμα και θα σας βοηθήσουν να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα σας.

Το Google Drive είναι βέβαιο ότι θα γίνει η πιο δημοφιλής εφαρμογή σύννεφο που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας. Είναι το αποθετήριο για όλα τα σημαντικά αρχεία και τους φακέλους σας από όλες τις εφαρμογές G Suite.

Google Drive σας δίνει απόλυτο έλεγχο σε όλες τις πληροφορίες σας. Με κάθε αρχείο ή φάκελο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα από τα ακόλουθα σενάρια κοινής χρήσης:

• Μοιραστείτε ολόκληρο το διαδίκτυο με μια μόνο διεύθυνση URL κοινής χρήσης.
• Κοινή χρήση αρχείων ή φακέλων σε μεμονωμένα μέλη της ομάδας σας ή σε όλους τους οργανισμούς.
• Κάντε συγκεκριμένα αρχεία ή φακέλους μόνο για ανάγνωση.
• Ορίστε μόνο μερικούς επιλεγμένους επεξεργαστές με πρόσβαση εγγραφής.
• Μοιραστείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή με κοινωνικά μέσα.

Πρόκειται για μια τεράστια βελτίωση σε σχέση με την παραδοσιακή μέθοδο ανταλλαγής αρχείων μέσα σε έναν οργανισμό, η οποία συνήθως περιλαμβάνει τη δημιουργία κοινόχρηστων φακέλων δικτύου.

Αντί να χρειάζεται ένας διαχειριστής πληροφορικής να διαχειριστεί την πρόσβαση στο φάκελο, το Google Drive επιτρέπει σε μεμονωμένους χρήστες να διαχειρίζονται τη συνολική πρόσβαση σε ό, τι δημιουργούν.

Χρησιμοποιώντας το G Suite για τον οργανισμό σας

Όπως μπορείτε να δείτε, το G Suite μπορεί να είναι ένα ισχυρό εργαλείο για κάθε οργανισμό, ακόμα και αν είναι μόνο ένα άτομο ή μια ολόκληρη επιχείρηση.

Μπορεί να σας βοηθήσει να μειώσετε το συνολικό κόστος πληροφορικής σας, χάρη στην εύκολη διαχείριση και την πρόσβαση στο cloud. Το καλύτερο από όλα φέρνει όλη σας την ομάδα μαζί, παρέχοντας εργαλεία για συνεργασία, οργάνωση και γενικά καλύτερη παραγωγικότητα για όλους.